運用マニュアルを作成する

料理をするとき、「まずは卵を割って…」と頭の中で思い出しながら進めるより、レシピ（＝手順書）が目の前にあるほうが確実に早いですよね。仕事でも同じです。

あなたが毎日やっている定型的な作業――たとえば「お客様からの返金依頼への対応」や「新規問い合わせの振り分け」――を、誰が見ても同じように進められる手順書にまとめることで、以下のような嬉しいことが起きます。

• ほかの人が代わりに作業できるようになる
• 自分が休みのときでも安心できる
• 手順を見直すことで、ムダな工程に気づける

この Atom（＝学習単元）では、AI ツールを使って15分以内に使える運用マニュアルを1つ完成させます。

この Atom を進める前に、以下を用意してください。

• AI チャットツール（ChatGPT、Claude、Copilot など）にアクセスできること
• あなたが実際に担当している定型作業を1つ思い浮かべていること

プログラミングの知識は一切不要です。ブラウザで AI ツールを開ける状態なら大丈夫です。

まずは「どの作業を手順書にするか」を決めます。ここが一番重要です。

良い例

• 「返金依頼メールを受け取ってから、決済システムで処理を完了するまで」
• 「毎朝9時にヘルプデスクの未対応チケットを確認し、優先度を付ける」

悪い例

• 「仕事を効率化する」（範囲が広すぎる）
• 「パソコンの電源を入れる」（すでに誰でもできる）

コツ: 「開始」と「終了」がはっきりしている作業を選ぶと書きやすいです。

AI チャットツールに、次のようなプロンプト（＝AI への指示文）をそのまま貼り付けてみましょう。<かっこ> の部分だけ自分の作業に書き換えてください。

私はカスタマーサポート担当です。
以下の作業について、非エンジニアの同僚が一人で進められる運用マニュアルを作成してください。

作業名: <マニュアル化する作業の名前>
作業の開始: <作業を始めるタイミング>
作業の終了: <作業が終わった状態>

以下の構成で出力してください:
1. 目的（なぜこの作業をするのか）
2. 前提（始める前に必要なもの）
3. 手順（番号付きで具体的に）
4. 確認方法（完了したことをどう確かめるか）
5. よくあるトラブルと対処法

何をしているか: AI に「運用マニュアルの構成案」を提案してもらう指示を送っています。

AI から返ってきた文章をざっと読んで、以下のポイントをチェックします。

良い例

• 手順が「1. 〇〇画面を開く」「2. メニューから□□を選ぶ」のように具体名が書かれている
• 専門用語に簡単な説明が添えられている

悪い例

• 「該当のシステムにログインする」（どのシステム？）
• 「適宜対応する」（どう対応する？）

分かりにくい部分があれば、AI に追加で指示を出して直します。

手順3の「システムにログインする」について、
どのURLから入り、何をIDとパスワードに入力すればよいか教えてください。

何をしているか: AI に対して「分かりにくい手順を具体的に書き直す」よう追加で指示しています。

内容に問題がなくなったら、AI の出力をコピーして手元に保存します。

• Google ドキュメントやNotionなど、チームで共有できる場所に貼るのがおすすめです
• ファイル名は「運用マニュアル＿＜作業名＞＿YYYY-MM-DD」のように日付を入れておくと、後で更新しやすいです

マニュアルが完成したら、一度、その手順通りに自分で作業してみてください。 これが一番確かな検証方法です。

• 手順通りに進めて、つまずいたところがあればメモする
• メモした箇所を AI に見せて修正案を出してもらう

この Atom であなたは次のことができるようになりました。

• マニュアル化すべき作業を選ぶ
• AI を使って運用マニュアルの構成案を作る
• 出力を確認・修正して完成させる
• 実際に手順を歩いて検証する

次は、作ったマニュアルをチームに共有して運用に乗せるステップに進みましょう。