小さなチーム運用を標準化する

想像してみてください。あなたがよく行くレストランがあります。メニューがその日の気分で変わったら、注文するのも大変ですよね。でも、メニューが決まっていれば、スタッフもお客さんも安心できます。

チームの運用も同じです。ルールがあいまいなままだと、誰が何をしているのか分からず、仕事が重なったり抜け落ちたりします。この Atom では、AI ツール（＝人工知能を使った便利なツールのこと）を活用して、あなたのチームの「メニュー」＝運用ルールの見取り図を 15 分で作ります。

• チャット形式の AI ツール（ChatGPT や Claude など）をブラウザで開ける状態であること
• あなたが属しているチームのメンバー構成と主な業務を頭の片隅で思い出せること

プログラミングの知識は一切不要です。すべて AI との会話で進みます。

まず AI に、あなたのチームの状況を伝えます。次のプロンプト（＝AI への指示文）をコピーして、あなたのチームの情報に書き換えてから AI に貼り付けてください。

以下のチーム情報をもとに、運用ルールの見取り図を作成してください。

- チーム名: [あなたのチーム名]
- メンバー数: [人数]
- 主な業務: [例: SNS投稿の企画と運用、顧客へのメール配信]
- 現在の悩み: [例: 誰が何をやるかが口頭のみで不明確]

何をしているか: チーム情報を AI に渡して、運用ルールの土台を作ってもらう準備をしています。

良い例: 「メンバー3名でSNS運用をしている。担当が口頭のみで週に2回担当漏れが起きている」と具体情報を入れている

悪い例: 「チームのルールを作って」とだけ書く — AIが一般的すぎる回答を出力してしまい、あなたのチームに合わない

AI が返してきた見取り図を読み返し、次の 3 つのポイントが入っているか確認します。

1. 役割分担が書かれているか — 誰がどの仕事を担当するか
2. 連絡手段と頻度（例: 毎朝 Slack で一言共有）が書かれているか
3. 判断の基準（例: ¥5,000以上の支出はチームリーダーへ相談）が書かれているか

足りない項目があれば、AI に追加を依頼しましょう。

以下の観点が抜けているので追加してください。
- 役割分担: 各メンバーの担当領域を明確にする
- 判断の基準: 上長確認が必要なケースを3つ程度

何をしているか: AI の出力を「レビュー」して、足りない部分を補う作業です。料理でいう「味見」に相当します。

良い例: 「判断の基準を追加して。具体的に金額やスケジュール変更の閾値を入れて」と、何を足すか具体的に指示する

悪い例: 「もっとよくして」と抽象的に頼む — AI がどこをどう改善すればいいか分からず、的外れな修正が返ってくる

AI の出力をそのまま Markdown 形式（＝見出しや箇条書きを「#」や「-」で表す書き方）でまとめます。AI に次のように頼むと自動で整形してくれます。

これまでの内容を1つのMarkdown文書にまとめてください。
以下の構成でお願いします。

# チーム名: 運用ルール

本文は準備中です。

本文は準備中です。

本文は準備中です。

各項目にチェックボックス（- [ ]）を付けてください。

> **何をしているか**: AI に文書全体の「清書」を頼んでいます。手書きノートをきれいなプリントに直してもらうようなイメージです。

完成した文書をコピーして、あなたのチームの共有場所（Google ドキュメントや Notion など）に貼り付けて完成です。

貼り付けるときのコツ:

• Google ドキュメントの場合: そのまま貼り付ければ見出しや箇条書きが自動で反映されます
• Notion の場合: 「/」を押して「Markdown として貼り付け」を選ぶと、整ったレイアウトになります

次の 3 点をチェックしてください。すべて「はい」なら、この Atom は完了です。

• ✅ 文書の中に「役割分担」「連絡手段」「判断基準」の 3 項目が含まれている
• ✅ 初めて読むメンバーでも、10 分以内に自分の担当が理解できる内容になっている
• ✅ 文書がチームの共有場所（Google ドキュメント・Notion など）に保存されている

運用ルール文書は「作って終わり」ではなく、1〜2 週間使ってみてから見直すのがおすすめです。見直しのタイミングで、AI にこう聞いてみてください。

以下の運用ルールを2週間使いました。以下の問題が出たので改善案を出してください。
[ルール文書を貼り付ける]
問題点: [例: 火曜の投稿担当がいつも抜ける]

このように、AI は「一回だけ使うもの」ではなく「困ったときにいつでも聞ける相談相手」として活用するのがコツです。