自動化率レポートを作成する

カスタマーサポートの現場では、「お客様からの問い合わせのうち、どれくらいを自動でさばけたか」を数字で見える化することが大切です。この数字を**自動化率（＝自動対応できた割合）**と呼びます。

この Atom では、AI ツール（＝チャットで質問すると答えてくれるツール、例：ChatGPT や Claude）を使って、15 分以内に自動化率レポートを 1 つ完成させます。終わったあとには「自分のデータを使ってレポートが書ける」と実感できるはずです。

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大きなレストランを想像してみてください。

• 自動調理器にお願いする料理（炊飯器でご飯を炊くなど）は、人が手を動かさなくても完成します
• シェフが手作りする料理は、人の時間と手間がかかります

レストラン全体の料理のうち「自動調理器だけで完成した割合」が、カスタマーサポートでいう自動化率にあたります。自動化率が高いほど、スタッフは複雑な問い合わせに集中できるようになります。

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レポートを作る前に、次の 3 つを手元に用意してください。

データがまだ手元にない場合は、架空の数字で練習しても大丈夫です。この Atom では次のサンプルデータを使って進めます。

💡 ヒント: 自分の実データがある方は、このサンプルの代わりにご自身の数字を使ってみてください。より実感のあるレポートになります。

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自動化率は次の式で出せます。

自動化率（%）＝ 自動回答件数 ÷ 全問い合わせ件数 × 100

サンプルデータで計算すると、120 ÷ 200 × 100 ＝ 60% です。

良い例と悪い例を比べる

• ✅ 良い例: 「今月の自動化率は 60% でした。先月の 45% から 15 ポイント改善しています」
  • → 比較対象があるので、読んだ人が「良くなったんだな」とすぐ分かる
• ❌ 悪い例: 「自動化率は 60% です」
  • → 比較対象がないため、良かったのか悪かったのか判断できない

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ここが本番です。AI ツールに次のプロンプト（＝AI への指示文）をコピーして貼り付けてください。

ステップ 1：プロンプトを入力する

以下をそのままコピーして AI ツールに貼り付けます。数字の部分だけ、あなたのデータに書き換えてください。

カスタマーサポートの自動化率レポートを日本語で作ってください。

【データ】
・期間：2025年1月
・全問い合わせ件数：200件
・自動回答件数：120件
・前月の自動化率：45%

【レポートに含めてほしいこと】
1. 今月の自動化率（計算式も見せる）
2. 前月との比較（何ポイント変わったか）
3. 自動化率が変動した原因の仮説を1つ
4. 次月に向けた具体的な改善提案を2つ

【書き方のルール】
・箇条書きを使って読みやすくする
・専門用語は使わず、誰でもわかる言葉で書く
・A4で1ページに収まる量にする

ステップ 2：AI の出力を受け取る

AI がレポートを出力したら、まずざっと目を通してください。ここではまだ修正しなくて大丈夫です。

ステップ 3：追加の指示で仕上げる

レポートの内容が物足りない場合は、続けて以下のように追加で指示します。

ありがとうございます。以下の点を修正してください。
・改善提案をもう少し具体的にしてください（例：「何を」「いつまでに」「どうやって」を入れる）
・数字はすべて太字にしてください

💡 ポイント: AI は一度で完璧なレポートを出すとは限りません。「ここを直して」と何回かやりとりして仕上げるのが普通のやり方です。

良い例と悪い例を比べる

• ✅ 良い例: 具体的な数字・期間・出力フォーマットをプロンプトに含める
• ❌ 悪い例: 「自動化率のレポートを作って」とだけ入力する → 情報不足で AI が推測した不正確なレポートになる

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AI が出力したレポートを、次の 4 つのチェックポイントで確認します。1 つでも NG があれば AI に修正を依頼してください。

⚠️ 大事なこと: 計算は必ずあなた自身でも電卓で確かめてください。AI は計算を間違えることがあります。

計算が合わなかった場合の対処法

AI が間違った数字を出力していた場合は、次のように伝えてください。

自動化率の計算が間違っています。正しくは 120÷200×100=60% です。この数字で修正してください。

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レポートが完成したら、次の手順で保存してください。

1. AI が出力したレポートをコピーして、メモ帳（Google ドキュメントや Notion など）に貼り付ける
2. 内容を最終確認する
3. スクリーンショット（＝画面の写真）を撮る — これがこの Atom の成果物の証拠になります

スクリーンショットの撮り方

• Windows: Windows キー + Shift + S を押す → 範囲を選んで保存
• Mac: Command + Shift + 4 を押す → 範囲を選んで保存

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以下のすべてに ✅ がついたら、この Atom は完了です。

• 自動化率を自分で計算できた（電卓で確認済み）
• AI ツールにプロンプトを入力してレポートを生成できた
• レポートの計算結果を検算した
• 前月との比較または目標との比較が含まれている
• 具体的な改善提案が 2 つ以上ある
• 成果物のスクリーンショットを保存した