拡張ロードマップを提案する

旅行の計画を立てるとき、「まず新幹線を取って、次にホテル、それから観光スポット」とステップに分けますよね。カスタマーサポート（＝お客様からのお問い合わせ対応）の自動化も同じです。いきなり全部やろうとすると迷子になります。

このレッスンでは、AIの力を借りて「次に何をすべきか」をまとめた拡張ロードマップ（＝今後の計画表）を作ります。15分あれば完成しますよ。

まずは、あなたが普段やっている業務を箇条書きで書き出します。このステップでは自動化のことは忘れて、ありのままの作業をメモしてください。5〜10個くらいが目安です。

• 良い例: 「メールで届いたお問い合わせを分類する」「回答文を考えて書く」「顧客情報をシステムに入力する」
• 悪い例: 「業務全般」（範囲が広すぎて、次のステップに進めません）

ポイント: 書き出す業務は「毎日やること」「週に数回やること」のように頻度も添えると、あとで優先順位をつけやすくなります。

書き出した業務リストをAIツールに見せて、自動化計画の案を作ってもらいましょう。ここでは ChatGPT または Claude を使います。

プロンプト（＝AIへの指示文）の例

以下をそのままコピーして、AIツールに貼り付けてください。【 】 の部分だけ、あなた自身の業務内容に書き換えます。

カスタマーサポート業務の自動化を進めたいです。
以下は私が日常的にやっている業務の一覧です。

【ここにあなたの業務リストを貼り付けてください】

これらの業務について、以下の条件でロードマップを提案してください。
- 3〜5ステップに分ける
- 各ステップに「何を自動化するか」「期待できる効果（時間削減の目安）」を書く
- 一番簡単に効果が出るものから順番に並べる
- 「今は自動化しなくてよいもの」も1つ以上挙げる

AIの回答をチェックする

AIが出してきた計画をそのまま使うのではなく、次の観点で確認しましょう。

• ステップ数: 3〜5個になっていますか？多すぎたら「3つに絞ってください」と追加で指示します
• 具体性: 各ステップが「何をするか」明確ですか？「業務改善をする」のような曖昧な表現があれば、もう少し詳しく書くようAIに頼みましょう
• 順番: 一番効果が大きいもの、または一番簡単なものが最初に来ていますか？

AIの提案を参考にしつつ、最終的な優先順位はあなた自身で決めます。旅行で「一番行きたい場所」を最初に予定するのと同じ考え方です。

判断のポイントは2つです。

1. 頻度が高い業務: 毎日やっている作業を自動化すると、効果がすぐに実感できます
2. 手順が決まっている業務: 毎回同じ手順で進む作業は、自動化しやすいです

• 良い例: 「毎日1時間かかっている問い合わせ分類をまず自動化する」
• 悪い例: 「技術的に面白そうなものから選ぶ」（業務改善につながらないことがあります）

ヒント: 迷ったら、もう一度AIに聞いてみましょう。「この2つのうち、初心者が最初に取り組むならどちらがよいですか？理由も教えてください」と質問すると、判断の助けになります。

決めた計画を、普段使っているメモ帳やドキュメントツール（Googleドキュメント、Notionなど）に保存します。これが今回の成果物です。

以下のテンプレートをコピーして使ってください。

# カスタマーサポート自動化ロードマップ
作成日: ____年__月__日

• やること:
• 使うツール:

• やること:
• 使うツール:

• やること:
• 使うツール:

• ______（理由: ）

保存したロードマップが、以下の条件を満たしているか確認しましょう。すべて「はい」なら完了です。

• ロードマップは3〜5ステップになっていますか？
• 各ステップに「何を自動化するか」が具体的に書かれていますか？
• 各ステップに「期待できる効果（時間削減の目安）」が書かれていますか？
• 一番効果が大きい（または簡単な）ものが最初のステップになっていますか？
• 「今はやらないこと」が1つ以上メモされていますか？