運用マニュアルを作成する

チームに新しいメンバーが加わったとき、「この作業、どうやるんでしたっけ？」と何度も聞かれた経験はありませんか？　料理のレシピと同じで、手順が書き出してあれば誰でも同じ結果を出せます。この Atom では、AI を使って誰が読んでもわかる運用マニュアルを 15 分で作る方法を学びます。

運用マニュアルとは、日々の業務で繰り返し行う作業の手順を、順番通りに書き出したドキュメントのことです。「ランブック」と呼ばれることもあります。

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• ChatGPT または Claude（ブラウザ版）にログインできる状態であること
• マニュアルにしたい作業が 1 つ頭に浮かんでいること（例：「毎朝の問い合わせ対応メール確認」「月末の請求データ出力」など）
• テキストを書ける場所（Google ドキュメント、Notion、メモ帳など）を開いておくこと

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まずは対象を絞ります。最初から全業務をマニュアル化しようとすると挫折しやすいので、1 つだけ選んでください。

選ぶときのコツは「自分がいなくても誰かに代わりにやってほしい作業」を思い浮かべることです。

良い例：

• 「毎朝 Slack で問い合わせチャンネルを確認して、未対応の質問に一次回答する」
• 「月末に管理画面から CSV をダウンロードして、経理チームに送る」

悪い例：

• 「カスタマーサポート業務全般」（範囲が広すぎる）
• 「なんとなく毎日やっていること」（手順が曖昧だとマニュアルにしにくい）

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ChatGPT や Claude を開いて、次のようなプロンプト（＝AI への指示文）を送ります。コピーしてそのまま使ってください。【】 の中だけ自分の作業に書き換えます。

あなたは業務マニュアルの作成アシスタントです。
以下の作業について、新人でもそのまま実行できる運用マニュアルを作ってください。

■ 作業名：【毎朝の問い合わせチャンネル一次対応】
■ 対象者：【この作業を初めて行う人】
■ 作業の目的：【お客様からの問い合わせに漏れなく一次回答し、対応状況を記録する】
■ 使うツール：【Slack、Google スプレッドシート】
■ 作業の頻度：【毎日朝 9 時】
■ 大まかな流れ（箇条書きでOK）：
  1. Slack の #問い合わせ チャンネルを開く
  2. 未対応のメッセージを確認する
  3. テンプレートを使って一次回答する
  4. 対応状況をスプレッドシートに記録する

出力形式：
- 見出しは「## 」で始める
- 各手順に番号をつける
- 判断が必要なポイントには「⚠ 注意」を添える
- 最後に「確認チェックリスト」を付ける

AI が数秒でマニュアルの下書きを返してくれます。

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AI が出力した下書きを、以下の観点でチェックします。

1. 手順の抜け漏れ：自分が普段やっている作業と照らし合わせて、飛んでいるステップがないか
2. 具体性：「適切に対応する」のような曖昧な表現がないか。あれば「〇〇テンプレートの文面をコピーして返信する」のように具体化する
3. 判断基準：「状況に応じて上長に相談」→ いつ相談するのか（例：「返金を求められた場合」「回答に 30 分以上かかりそうな場合」）を明記する

修正が必要なら、AI に追加でこう頼みましょう。

ステップ 3 の「適切に対応する」を、具体的なテンプレート文面に置き換えてください。
また、上長にエスカレーションする判断基準を追加してください。

良い修正指示の例：

• 「ステップ 2 と 3 の間に、優先度の判断基準を入れてください」
• 「チェックリストに『スプレッドシートの最終行が今日の日付になっているか』を追加してください」

悪い修正指示の例：

• 「もっと良くして」（何を良くするか不明）
• 「全体的に見直して」（AI は何を直せばいいかわからない）

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修正が終わったら、チームで共有できる場所に保存します。

1. AI の出力をすべてコピーする
2. Google ドキュメントや Notion に貼り付ける
3. ドキュメントのタイトルを「【運用マニュアル】〇〇作業」にする
4. チームメンバーに共有リンクを送る

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保存したら、次の 3 つをチェックしてください。

• マニュアルを読んだだけで、作業を初めて行う人が最初から最後まで迷わず進められるか
• 判断が必要な場面で「何を基準にどう判断するか」が書かれているか
• 最後の確認チェックリストを使えば、作業の完了を自分で確かめられるか

もし 1 つでも「いいえ」があれば、その部分を AI に具体的に指示して修正しましょう。

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AI の出力をそのまま使ってしまう

AI は一般的な手順を出力しますが、あなたのチーム固有のルール（使っているツール名、通知先のチャンネル名など）は知りません。必ず自分の環境に合わせて修正してください。

一度に全部をマニュアル化しようとする

最初は 1 つの作業だけにしましょう。1 つ完成すると「次も作ろう」というモチベーションが自然に湧いてきます。

手順が細かすぎる / 粗すぎる

目安は「その作業を初めてやる人が、マニュアルだけ見て 1 人で完了できるレベル」です。迷ったら、チームの誰かに読んでもらって「ここがわからない」と言われた箇所を補足するのが一番確実です。

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この Atom では、AI を使って運用マニュアルを 1 本作りました。やったことを振り返ると：

1. マニュアルにする作業を 1 つ選んだ
2. AI にプロンプトを送って下書きを生成した
3. 自分の環境に合わせて修正した
4. チームで共有できる場所に保存した

このスキルは、他のどんな定型作業にも応用できます。次に「この作業、手順書がほしいな」と思ったら、同じ流れで AI に下書きを頼んでみてください。