現在のサポート業務の流れを可視化する

「今日の仕事、どんな順番で進めたっけ？」——頭の中では分かっているのに、人に説明しようとすると意外と言葉に詰まりますよね。

それは料理と同じです。毎日自然と作っている「わが家のカレー」も、手順を紙に書いて誰かに渡そうとすると、「あれ、玉ねぎ炒める前に切るんだっけ？」と抜けが出るもの。でも一度レシピとして書き出せば、誰でも同じように作れるようになります。

このレッスンでは、あなたのサポート業務の「レシピ」を、AI（＝人工知能。ChatGPT や Claude などのチャットツールのこと）を使って 15 分で見える化 します。完成すると「ここを自動化できそうだな」というポイントが一目で分かるようになります。

この Atom を終えると、次の成果物が手元に残ります。

• あなたのサポート業務を一覧できる 「流れ図」（＝フローチャート。作業の順番を箱と矢印で表した図）
• 各ステップの名前と内容が整理された Markdown ドキュメント（＝見出しや箇条書きを記号で表すシンプルな文書）

この流れ図は、今後のレッスンで「どこを AI に任せられるか」を考える土台になります。

以下の 2 つだけ準備してください。

1. AI チャットツールをブラウザで開く（以下のどれでも OK）
   • ChatGPT — OpenAI のチャット AI。無料プランで使えます
   • Claude — Anthropic のチャット AI。無料プランで使えます
   • その他、普段使っている AI チャットがあればそれでも構いません
2. あなたの普段のサポート業務をざっと思い出せる状態にしておく

特別なソフトのインストールは不要です。ブラウザだけで完結します。

まず、あなたが 1 件の問い合わせを受けてから解決するまで にやっていることを、箇条書きでメモします。AI に渡す「素材」を作るイメージです。

メモ帳でもノートアプリでも、AI のチャット欄に直接書いてもOKです。

良い例

1. お客様からメールで問い合わせが届く
2. 内容を読んで「質問」「トラブル」「要望」にカテゴリ分けする
3. 過去に同じ問い合わせがなかったか対応履歴を検索する
4. 自分で答えられない場合は担当部署に確認する
5. 回答文を作成する
6. お客様にメールで返信する
7. 対応記録を社内の管理ツールに保存する

ポイント: 1 行につき 1 つの行動。「誰が」「何をする」が分かるように書きます。

悪い例

問い合わせ対応をする

これでは「具体的に何をしているか」が分かりません。5〜10 行を目安に書いてみてください。完璧でなくて大丈夫です。後から AI と一緒に直せます。

書き出したメモを AI に渡して、きれいな流れに整理してもらいましょう。

次のプロンプト（＝AI への指示文）をコピーして、AI のチャット欄に貼り付けてください。[ここにあなたが書き出したステップを貼る] の部分を、ステップ 1 で書いたメモに置き換えます。

あなたはカスタマーサポート業務の専門家です。
以下は私のサポート業務のステップです。これを整理して、次の形式で出力してください：

1. 各ステップに短い名前（5文字以内）をつける
2. 順番に並べる
3. 分岐がある場合は「→ はい／いいえ」で示す
4. 最後に全体をフローチャート（流れ図）のテキスト形式でまとめる

【私の業務ステップ】
[ここにあなたが書き出したステップを貼る]

AI の回答が分かりにくかったら

AI の回答が専門的すぎたり、分かりにくかったりした場合は、次のように追加で聞いてみてください。

もっと簡単な言葉で、箱と矢印の図のように書き直してください。専門用語は使わないでください。

AI が出力した流れ図をよく読んで、あなたの実際の業務と合っているか確認します。

チェックポイント

• 各ステップが 1 つの明確な行動 を表しているか
• 実際にやっている作業が 漏れていない か
• ステップの 順番 が実際の流れと合っているか
• 分岐（「もし〇〇なら」という判断）が 正しく反映されている か

良い例（確認後の感想）

• 「そうそう、これが私の流れだ」と納得できる
• 各ステップが具体的で、他の人が読んでも分かる

悪い例（修正が必要なサイン）

• 「回答を作る」が 1 ステップなのに、実際には「テンプレート選び」と「文面の調整」の 2 つに分かれている
• 「エスカレーション（＝上位の担当者に引き継ぐこと）」の手順が漏れている

ずれを見つけたら、AI にこのように伝えて修正しましょう。

3番目のステップは実際には2つの作業に分かれています。
「過去の対応履歴を検索する」と「担当部署に確認する」に分けてください。
また、5番目の後に「上長に確認を依頼する」というステップが抜けています。追加してください。

コツ: 一度に全部直そうとせず、気になった箇所を 1〜2 個ずつ伝えると、AI が正確に修正してくれます。

AI がテキストで出力した流れ図を、スクリーンショット（＝画面の写真）で保存します。これがあなたの成果物の証拠になります。

• Windows の場合: Windows キー + Shift + S を押して、流れ図の部分を四角で囲む
• Mac の場合: Command + Shift + 4 を押して、流れ図の部分を四角で囲む
• Chromebook の場合: Ctrl + Shift + ウィンドウ切替キー を押す

保存先はデスクトップやダウンロードフォルダなど、すぐに見つけられる場所にしてください。

最後に、AI にドキュメントとしてまとめてもらいましょう。次のプロンプトを AI に送ります。

ここまでの業務フローを、以下の形式で1つのドキュメントにまとめてください：

# 私のサポート業務フロー

（業務の全体像を2-3行で）

（番号付きリスト）

（テキスト形式の流れ図）

（整理して分かったことを箇条書きで）

AI が出力したテキストをコピーして、テキストファイル（メモ帳など）に貼り付けて保存します。ファイル名は `my-support-flow.md` のように分かりやすい名前にしましょう。

これがこの Atom の **成果物（＝デリバラブル）** です。

次の 3 つが揃っていれば、この Atom は完了です。

• 業務ステップが 5 つ以上 書き出せている
• AI が整理したフローチャート を手直しして、自分の業務と合っている
• スクリーンショット または テキストファイル として保存できている

おめでとうございます！ あなたのサポート業務の「レシピ」が完成しました。次のレッスンでは、この流れ図を見ながら「どのステップを AI に任せられるか」を考えていきます。