自動化候補の業務負荷を特定する

毎日のお仕事のなかで、「これ、なんだか同じことの繰り返しだな」と感じたことはありませんか？

たとえば料理を考えてみましょう。毎回野菜を切って、鍋に入れて、味を調える——このなかで「切る作業」は手順が決まっているので、食品カッター（＝AIツール）に任せるとラクになります。でも「味を調える」はその日の素材や好みに合わせる必要があるので、自分でやったほうがいいですよね。

この Atom では、あなたの業務を「食品カッターに任せられる作業」と「自分で味見すべき作業」に分ける力を育てます。その結果として、AI に任せる価値が一番高い業務負荷（＝ホットスポット）を1つ特定することがゴールです。

この Atom に取り組む前に、以下を用意してください。

• あなたの1週間の業務メモ（頭のなかでもOK、紙メモでもOK）
• メモ帳アプリ（何でもよいです。Google ドキュメント、Notion、スマホのメモなど）
• AIチャットツール（ChatGPT、Claude など。無料プランでOK）

プログラミングの知識は一切不要です。

まずは、あなたが普段やっている作業をざっくり書き出します。

「何から書けばいいかわからない…」という方は、AIに手伝ってもらいましょう。ChatGPT や Claude に次のように聞いてみてください。

AIへのプロンプト例: 「私はカスタマーサポートの仕事をしています。1週間の業務タスクを洗い出したいのですが、一般的なカスタマーサポートの業務にはどんなものがありますか？箇条書きで20個ほど挙げてください」

AIが出してきたリストを見ながら、「これは自分もやっている」「これはやっていない」と○×をつけていくと、自分の業務がスムーズに書き出せます。

コツは「細かすぎない、大まかすぎない」くらいの粒度（＝細かさ）です。

良い例:

• 「メール返信（テンプレが使えるもの）」
• 「顧客からの問い合わせ内容を分類する」
• 「週次レポートをスプレッドシートにまとめる」

悪い例:

• 「仕事」（大きすぎる）
• 「メールの2行目の『こんにちは』のあとのスペースの有無を確認する」（細かすぎる）

だいたい 10〜20個 のタスクが書き出せたら次へ進みます。

書き出したタスクそれぞれに、次の2つの観点で ★ をつけます。

★ は「だいたいこれくらい」の感覚でOKです。正確な計測は不要です。

AIへのプロンプト例: 「以下のタスクリストについて、それぞれ『1回あたりの手間（★1〜3）』と『頻度（★1〜3）』を表形式で整理する手伝いをしてください。私が口頭で説明するので、表に埋めてください。」 （この後、タスクリストを貼り付けて、AIと対話しながら★をつけていきます）

AIに表を作ってもらうと、あとで見返しやすくなります。

★ をつけたタスクのうち、「手間 ★3」または「頻度 ★3」のタスクを自動化候補としてピックアップします。

そのうえで、各候補に次の質問をあてはめます。

「この作業は、手順がほぼ決まっているか？」

• 「はい」→ 自動化に向いている（AIツールが得意なタイプ）
• 「いいえ」→ 今は手動のままにしておく（あなたの判断が必要なタイプ）

判断に迷ったら、AIに相談してみましょう。

AIへのプロンプト例: 「以下の業務タスクについて、AIで自動化できそうかどうか判定してください。判定基準は『手順がほぼ決まっていて、他人にマニュアルを渡せばできる作業か』です。それぞれ○（自動化向き）×（手動のまま）で答えて、理由も一言添えてください。 ・問い合わせメールの分類 ・クレーム対応 ・週次売上レポート作成」

良い例（自動化に向いている）:

• 問い合わせメールへの定型文返信
• 毎日の売上データを表にまとめる作業
• 顧客情報の入力ミスをチェックする作業

悪い例（自動化に向いていない）:

• クレーム対応で怒っているお客様の気持ちをくみ取る
• 新しいサービスの企画を考える
• トラブルの原因を突き止める

自動化に向いているタスクのなかから、「手間 × 頻度」が一番高いものをあなたのホットスポットとして1つ選びます。

迷ったら「毎日やっている」ものを優先してください。毎日の作業が少しでも楽になると、1ヶ月で一番大きな効果につながります。

AIへのプロンプト例（最終確認）: 「私は以下の業務を自動化候補として選びました。この中で、AIツールを使って最も効果が大きそうなものはどれですか？理由も教えてください。

1. 問い合わせメールの分類（毎日・15分）
2. 週次レポート作成（週1回・1時間）
3. FAQ更新（週2回・20分）」

AIの意見は参考にしつつ、最終的にはあなた自身の感覚で決めてください。「毎日ちょっとずつストレスを感じている作業」が一番の狙い目です。

最後に、以下の内容をメモ帳アプリに書き留めます。これがこの Atom の成果物です。

• 対象業務: （例: 問い合わせメールの分類）
• 選んだ理由: 毎日作業しており、1回あたり15分かかっているため
• 手間 ★: （1〜3）
• 頻度 ★: （1〜3）
• 手順が決まっているか: はい（カテゴリ分けの基準が決まっている）
• 自動化のイメージ: AIにメール本文を読ませて、カテゴリを自動判定してもらう
• 洗い出したタスク総数: （例: 15個）

![成果物の記入例](/lesson-assets/atom.cs-automator.workload-hotspot-identification/screen_capture.png)

成果物を書けたら、次のポイントを自分でチェックしましょう。

• 書き出したタスクが 10個以上 ある
• ホットスポットとして「手順が決まっている作業」を選んでいる
• 選んだ理由に「手間」と「頻度」の 両方 が反映されている
• 自動化のイメージが「AIに何をさせるか」まで書けている

すべてチェックがついたら、この Atom は完了です。おめでとうございます！