問い合わせ自動化向けの作業環境を整える

料理を始める前に、まな板や包丁、調味料を並べておくとスムーズに調理できますよね。 問い合わせの自動化でも同じです。 AIツール（＝人工知能を使って文章を作ったり質問に答えたりするサービス）を使いやすくする「作業環境」を先に整えておくことで、あとの作業がぐっとラクになります。

このレッスンでは、15分でできる作業環境のセットアップを一緒に進めます。 完了すると「フォルダ・AIツール・テンプレート」の3点セットが揃い、次のレッスンからすぐに自動化の練習に入れます。

このレッスンを進める前に、次のものが揃っているか確認してください。

• パソコン: インターネットにつながっていること
• ブラウザ（＝インターネットを見るためのアプリ）: ChromeやEdgeなど、お使いのもので大丈夫です
• メールアドレス: アカウント（＝サービス利用のための登録情報）作成に使います

プログラミングの経験は一切不要です。

まずは、作業用の「引き出し」をパソコンの中に作ります。 デスクトップにひとつ、問い合わせ自動化専用のフォルダを作りましょう。

メインフォルダを作る

Windowsの場合: デスクトップの何もないところで右クリック →「新規作成」→「フォルダー」を選び、名前を 問い合わせ自動化 にします。

Macの場合: デスクトップの何もないところで右クリック（またはControl＋クリック）→「新規フォルダ」を選び、名前を 問い合わせ自動化 にします。

サブフォルダを作る

問い合わせ自動化 フォルダの中に、さらに3つのフォルダを作ります。

良い例:

• テンプレート 過去の問い合わせ 成果物 という名前で、目的がすぐわかる
• フォルダの中がすっきり整理されている

悪い例:

• 新しいフォルダー (2) のままの名前で、何が入っているかわからない
• すべてのファイルを1つのフォルダに詰め込んでいる

次に、AIツールにアクセスできるようにします。 ここでは代表的なAIチャットサービスを2つ紹介します。どちらか1つだけでOKです。

選択肢①: ChatGPT（チャットジーピーティー）

OpenAI社が提供するAIチャットサービスです。無料プランでも十分使えます。

1. ブラウザで chatgpt.com を開く
2. 「Sign up」（＝新規登録）または「Log in」（＝ログイン）をクリック
3. 画面の指示に沿ってメールアドレスを入力し、登録を完了させる

選択肢②: Claude（クロード）

Anthropic社が提供するAIチャットサービスです。長文の読み取りが得意です。

1. ブラウザで claude.ai を開く
2. 「Sign up」（＝新規登録）をクリック
3. メールアドレスまたはGoogleアカウントで登録を完了させる

動作を確認する

選んだAIツールの入力欄に、次のように入れて送信してみましょう。

こんにちは。これから問い合わせ対応の自動化に挑戦します。
最初に気をつけるべきことを1つだけ教えてください。

AIから返事がくれば、準備OKです。

ヒント: もし返事が英語で返ってきたら、「日本語で答えてください」と追加で送ればOKです。

最後に、AIに指示を出すための「ひな形」を作ります。 これはレシピの「基本のたれ」のようなもの。一度作っておけば、あとは状況に合わせて少しだけ変えて使えます。

テンプレートファイルを作る

テンプレート フォルダの中に、テキストファイル（メモ帳などで作るシンプルな文書）を新規作成し、次の内容をコピーして保存します。

ファイル名: 問い合わせ分析テンプレート.txt

あなたはカスタマーサポートの担当者です。
次の問い合わせ内容を読んで、以下の3つを教えてください。

1. 問い合わせの目的（1文で）
2. お客様の感情（怒り・不安・質問・感謝 など）
3. 優先度（高・中・低）と、その理由を1文で

問い合わせ内容：
（ここに実際の問い合わせ文を貼り付けます）

テンプレートを試す

作ったテンプレートが本当に使えるか、実際にAIに投げて試してみましょう。

1. 問い合わせ分析テンプレート.txt の内容をコピーする
2. 「ここに実際の問い合わせ文を貼り付けます」の部分を、次のサンプルに差し替える:

先日注文した商品がまだ届いていません。注文番号は12345です。
到着予定日を過ぎているのですが、いつ届くか教えてください。

1. AIツールに貼り付けて送信する
2. 「目的・感情・優先度」の3つが返ってくることを確認する

良い例:

• ファイル名から中身が想像できる（例: 問い合わせ分析テンプレート.txt）
• 「ここに貼り付けます」というように、どこを書き換えるかが明確
• テンプレートを作ったらすぐ試して動作を確認している

悪い例:

• 無題.txt のような名前で、あとで探せない
• AIへの指示があいまいで、毎回違う答えが返ってくる
• テンプレートを作っただけで一度も試さない

最後に、すべて揃っているかチェックリストで確認しましょう。

• 問い合わせ自動化 フォルダがデスクトップにある
• その中に テンプレート 過去の問い合わせ 成果物 の3つのサブフォルダがある
• AIツール（ChatGPTまたはClaude）にログインして返事がもらえた
• テンプレート フォルダにテンプレートファイルが保存されている
• テンプレートをAIに送って、ちゃんと分析結果が返ってきた

すべてチェックがつけば、作業環境は完成です！ 次のレッスンでは、この環境を使って実際の問い合わせ文をAIで分析してみます。