表記ゆれを統一する

あなたのデータに、こんな「表記ゆれ」はありませんか？

• 「株式会社」「(株)」「㈱」が混ざっている
• 「東京都」「東京」がバラバラ
• 全角カタカナと半角カタカナが混在している

これはまるで、レシピに「さとう」「砂糖」「上白糖」が入り混じっているようなものです。同じ材料なのに名前が違うと、まとめて数えるのが難しくなりますよね。データ分析でも同じことが起きます。「株式会社山田」と「(株)山田」が別の会社として数えられてしまい、正しい集計ができなくなるのです。

この Atom では、AI ツール（＝ChatGPT や Claude など、人工知能を使った対話型のウェブサービス）を活用して、データの表記をきれいに統一する方法を15分で学びます。

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始める前に、次のものを用意してください。

• スプレッドシート（＝Google スプレッドシートや Excel などの表計算ソフト）に入った表記ゆれがありそうなデータ
• AI ツール（ChatGPT、Claude、Gemini など）をブラウザで開いた状態

データがない場合は、以下のサンプルをスプレッドシートにコピーして練習できます。

会社名
株式会社山田
(株)山田
㈱山田
株式会社佐藤
(株)佐藤
ヤマダショウジ
ﾔﾏﾀﾞｼｮｳｼﾞ

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まずは、あなたのデータの中にどんな表記ゆれが潜んでいるか、AI に見つけてもらいましょう。

やること

1. スプレッドシートで、ゆれがありそうな列（＝縦のデータのまとまり）を選ぶ
2. その列のデータをすべてコピーする（Ctrl+C / Cmd+C）
3. AI ツールの入力欄に貼り付けて、以下のように聞く

AI に聞くプロンプト例

良い例（具体的で、AI が何をすべきか明確）：

以下のデータに表記ゆれがあります。同じ意味なのに書き方が違うものをグループごとにまとめて列挙してください。

データ： 株式会社山田, (株)山田, ㈱山田, 株式会社佐藤, (株)佐藤

悪い例（漠然すぎて、AI が何を返せばいいかわからない）：

このデータをきれいにして

ポイントは「何をしてほしいか」を具体的に伝えることです。料理のレシピも「適当に味付け」より「小さじ1杯の塩」のほうが上手くいきますよね。

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AI が見つけた表記ゆれの一覧を確認したら、「どの書き方に揃えるか」のルールを決めます。このステップが一番大切です。ルールなしに統一すると、あとから「なぜこの表記にしたの？」とわからなくなります。

AI にルールを相談するプロンプト例

上で見つかった表記ゆれについて、ビジネス文書で一般的な表記に統一するルールを提案してください。 理由も一緒に教えてください。

AI が提案してくれたルールを確認し、自分のデータに合うように調整しましょう。

良い統一ルールの例

表記ゆれを以下のルールで統一してください。

• 「株式会社」「(株)」「㈱」→ すべて「株式会社」に揃える
• 都道府県名は省略せず最後まで書く（例：「東京」→「東京都」）
• 半角カタカナはすべて全角カタカナにする

悪い統一ルールの例

「(株)」は「株式会社」にして、「株式会社」は「(株)」にして

このように矛盾した指示を出すと、AI も混乱します。「AをBにする」という一方向のルールをシンプルに決めましょう。

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ルールが決まったら、AI に統一後のデータを出力してもらいます。

AI に送るプロンプト例

以下のルールに従って、データの表記を統一してください。 統一後のデータだけを、元と同じ順番で出力してください。

ルール：

• 「株式会社」「(株)」「㈱」→ すべて「株式会社」
• 半角カタカナ → 全角カタカナ

データ： 株式会社山田 (株)山田 ㈱山田 ヤマダショウジ ﾔﾏﾀﾞｼｮｳｼﾞ

結果をスプレッドシートに反映する

1. AI が出力したデータをコピーする
2. スプレッドシートの元の列の隣に新しい列を作る（元データは消さずに残す）
3. 新しい列に貼り付ける

大事なポイント: 元のデータは絶対に消さないでください。もし統一結果に間違いがあったとき、元に戻せなくなります。料理で言えば、アレンジ前のレシピを捨てないのと同じです。

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統一したデータを必ず確認しましょう。AI は優秀ですが、100%正確とは限りません。

確認チェックリスト

• 行数の確認: 元データと統一後のデータの行数は同じか？（AI がデータを勝手に省略・削除することがあります）
• ルール通りか: 指定した統一ルールどおりに変換されているか？
• 意図しない変更がないか: 統一対象でない部分まで変わっていないか？
• 文字化けがないか: 全角・半角変換でおかしな文字が出ていないか？

問題があったときの対処法

おかしい部分を見つけたら、AI に具体的に伝えてやり直しましょう。

3行目の「ﾔﾏﾀﾞｼｮｳｼﾞ」が変換されていません。全角カタカナ「ヤマダショウジ」に統一してください。

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よくあるトラブルと、その解決法をまとめました。

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以下がすべて「はい」なら、この Atom は完了です。

1. 表記ゆれを見つけられた: AI にデータを渡して、ゆれのパターンを列挙してもらえた
2. 統一ルールを作れた: 「AをBにする」という一方向のルールを明文化できた
3. AI で統一できた: ルールに従って変換されたデータをスプレッドシートに反映できた
4. 結果を検証できた: 行数・ルール適合・意図しない変更がないことを確認できた

完了の証拠として、統一前と統一後のスプレッドシートのスクリーンショットを保存してください。元データの列と、統一後の列が並んでいる状態がベストです。