基本集計をAIで素早く作る

買い物のレシートを思い出してみてください。「合計いくらだったかな？」と確認するとき、全部の金額を暗算するのは大変ですよね。でも電卓があれば一瞬で出せます。

スプレッドシート（＝表計算ソフト。Google スプレッドシートや Excel などのこと）での「基本集計」も同じです。売上の合計、平均、件数などを知りたいとき、関数（＝計算をしてくれる仕組み）を使えば電卓のように一発で答えが出ます。

でも「どういう関数を書けばいいか」を考えるのは、慣れていないと時間がかかります。ここで AI ツール に頼ってみましょう。

この Atom では、AI に「こんなデータを集計したい」と伝えて、スプレッドシートで使える関数を素早く手に入れる方法を 15分 で体験します。終わるころには、「AIに聞けば関数は一瞬で手に入る」という感覚を自分のものにできます。

この Atom を始める前に、以下の2つだけ準備してください。

• スプレッドシートを開ける状態にある — Google スプレッドシート（無料）または Excel のどちらでも OK
• AI チャットツールをブラウザで開ける — 次のどれか1つで十分です
  • ChatGPT（無料プランで OK）
  • Claude（無料プランで OK）
  • Cursor のチャット機能（インストール済みならそのまま使えます）

プログラミングの経験は一切不要です。AI への「お願いの文章」を書けるだけで大丈夫です。

集計を体験するには、まず練習用のデータが必要です。以下の手順で 30 秒で用意できます。

1. スプレッドシートを新規作成する
2. A1 セルに「商品名」、B1 セルに「売上金額」と入力する
3. 以下のように 5 行ほどデータを入力する

データ量は少なくて OK です。まずは「やり方を覚える」ことが目的です。

データが用意できたら、AI に「何を集計したいか」を伝えます。コツは、データの様子と知りたい結果を具体的に書くことです。

良い例

AI のチャット欄に、次のような文章をそのまま貼り付けてみてください。

Google スプレッドシートで、A列に商品名、B列に売上金額が B2 から B6 まで入っています。B列の合計を出す関数を教えてください。

ポイントは 3 つです。

• どのツールか（Google スプレッドシート or Excel）を伝えている
• 何の列に何が入っているかを伝えている
• 何を知りたいか（合計）を伝えている

悪い例

売上の合計を出して。

これだけでは、どのセルにデータがあるか AI にわかりません。曖昧な依頼には曖昧な答えが返ってきます。

もう一歩踏み込んだ聞き方

慣れてきたら、こんなふうに複数の集計を一度に頼むこともできます。

A列に商品名、B列に売上金額が B2:B6 に入っています。以下の4つの関数をそれぞれ教えてください。

1. 合計
2. 平均
3. 件数
4. 最大値

AI は一度にまとめて答えてくれるので、何度も聞き直す必要がありません。

AI から返ってきた回答に、=SUM(B2:B6) のような関数が含まれているはずです。これをスプレッドシートに貼り付けましょう。

1. AI の回答に書かれた関数（例: =SUM(B2:B6)）を コピー する
2. スプレッドシートで、集計結果を表示したいセル（例: B7）を クリック する
3. そのまま 貼り付ける（Ctrl+V または Cmd+V）
4. Enter キー を押す

数字が表示されれば成功です！ サンプルデータなら 1100 と出るはずです。

ヒント: 同じ要領で、平均なら =AVERAGE(B2:B6)、件数なら =COUNTA(B2:B6)、最大値なら =MAX(B2:B6) も別のセルに貼ってみましょう。

AI が作った関数の結果が、ほんとうに正しいかどうかは 自分の目でも確認 する習慣をつけましょう。完全に検算する必要はありません。「ざっくり合っているか」を見るだけで十分です。

ざっくりチェックの方法

• 合計: データをざっと目で足してみて、桁が大きく違わないか見る。5 件で各 100〜350 円なら、合計は 500〜1,750 円くらいのはず
• 平均: 合計 ÷ 件数 がおおよそ合っているか頭の中で確認する
• 件数: データの行数と一致しているか見る

おかしいと感じたら

もし結果が明らかにおかしい場合は、AI にそのまま伝えてください。

=SUM(B2:B6) で合計を出したら 0 になりました。B列には 150, 200, 120, 350, 280 が入っています。何が原因ですか？

AI は「セルが文字列として保存されている可能性があります」のように原因を推測して修正案を返してくれます。

AI には、合計以外にも次のような依頼ができます。慣れたらこの表を参考にいろいろ試してみてください。

どれも「〇列の〇を出す関数を教えて」という形で聞くだけで OK です。

「#REF! や #VALUE! というエラーが出た」

関数を貼ったセルに #REF! や #VALUE! と表示されることがあります。これは「参照先がおかしい」「値の形式が合わない」というスプレッドシートからのメッセージです。

対処法: エラーメッセージをそのまま AI に伝えてください。

=SUM(B2:B100) と入れたら #VALUE! と出ました。B列には数値と文字が混ざっています。どうすればいいですか？

「データの範囲がどこからどこまでか分からない」

スプレッドシートの一番下のデータがどこまであるか分からないときは、まず AI に聞いてみましょう。

B列にデータが入っているのですが、何行目まであるか分かりません。全部の合計を出す方法を教えてください。

AI は =SUM(B:B) のように列全体を指定する方法を教えてくれます。

「関数が日本語？英語？どっちで入力する？」

Google スプレッドシートでも Excel でも、関数は 英語表記（SUM、AVERAGE など）で入力します。AI に「スプレッドシートで使う関数を教えて」と伝えれば、英語表記で返してくれるので心配いりません。

「AI の回答が長すぎて、どこが関数か分からない」

AI が長い説明を返してきた場合は、こう聞き直しましょう。

関数だけを1行で教えてください。

シンプルに関数だけ返してくれます。

以下の 3 つができていれば、この Atom は完了です。

• サンプルデータに対して、AI に聞いた =SUM() 関数で合計が正しく表示された
• 合計以外にもう1種類（平均・件数・最大値のどれか）の関数を貼り付けて結果が出た
• 結果をざっくり確かめて、おかしくないことを目視で確認した

3 つとも済んだら、集計結果が表示されたスプレッドシートのスクリーンショットを撮っておきましょう。これがあなたの成果物です。

• 基本集計（合計・平均・件数・最大値）は、AI に関数を聞けば一瞬で手に入る
• コツは「データの様子」と「知りたい結果」を 具体的に書く こと
• エラーが出ても、そのまま AI に伝えれば修正案をもらえる
• 結果はざっくりと自分の目でも確認する癖をつける

次のステップとして、実際の業務データ（日報、売上表など）でも同じように AI に聞いてみてください。やり方は今回と全く同じです。