相手別に表現を調整する

同じ出来事でも、話す相手によって言葉を選びますよね。 たとえば子どもに「今日の夕飯はカレーだよ」と伝えるときと、お客さまに料理を説明するときでは、まったく違う言い方になるはずです。 データをまとめたレポートも同じで、読む相手に合わせて言い方を変えるだけで、伝わり方がぐっとよくなります。

このレッスンでは、AIチャットツール（ChatGPTやClaudeなど）を使って「相手に合わせた表現の調整」を15分で体験します。 最終的に、元のレポートと調整後のレポートを並べた1つのファイルが成果物になります。

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始める前に、以下の2つがそろっているか確認してください。

• AIチャットツール（＝AIと会話できるウェブサービス）をブラウザで開ける状態であること
  • ChatGPT（https://chat.openai.com）またはClaude（https://claude.ai）のどちらかでOKです
• 手元に短いレポートや分析メモが1つあること（3〜5行で十分です）

まだレポートがない場合の準備方法： 以下のような文章をメモ帳にコピーして使ってください。

先月の売上は500万円で、前月より10%増加しました。
主な要因は新商品Aの販売開始です。
一方、既存商品Bの売上は5%減少しています。
来月はキャンペーンを計画中で、さらなる増加を見込んでいます。

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最初に「誰に読んでもらうレポートか」を決めます。ここをあいまいにすると、AIへの指示もぼんやりしてしまい、結果が使えないものになります。

次の3点をメモしてください（1行ずつで大丈夫です）。

1. 役職・立場 — 社長、チームリーダー、新人、取引先の担当者、など
2. 知識レベル — 専門用語がわかるか、数字に強いか
3. 読む目的 — 意思決定のため、作業手順を知るため、など

良い例：

• 「社長。数字には強いが細かい分析手法には興味がない。月次の意思決定に使う」
• 「チームの新人。データ分析は初めて。来週の作業を理解するために読む」

悪い例：

• 「誰かに見せる」（→ 相手が特定できない）
• 「みんな」（→ 読み手の立場が見えない）

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AIチャットツールを開いて、次の形式で入力します。【 】の中を自分の内容に書き換えてください。

次のレポートを【読み手の役職・立場】向けに書き直してください。

読み手の特徴：
- 役職・立場：【例：社長】
- 知識レベル：【例：数字には強いが分析手法の専門用語は知らない】
- 読む目的：【例：月次の売上傾向をざっと把握して意思決定したい】

調整のルール：
- 専門用語は使わず、日常の言葉に置き換える
- 一番大事な結論を最初の1〜2行に書く
- 全体を【例：5行以内】におさめる

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元のレポート：
【ここに元のレポートを貼り付ける】

（このプロンプトは「誰に」「どんな特徴の人に」「どういうルールで」を分けて伝えることで、AIが的確に調整してくれます）

うまくいかないときのコツ： 一度で完璧な結果が出なくても大丈夫です。「もう少し短くして」「数字をもっと目立たせて」のように、追加で指示を送れば少しずつ理想に近づきます。 料理の味見と同じで、少しずつ調整していくのが自然な使い方です。

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AIが出力した文章を、次の4つのチェックポイントで確認します。

良い調整結果の例（社長向け）：

先月の売上は前年比120%で好調でした。主因は新商品Aのヒットです。来月はキャンペーンでさらなる上積みを見込んでいます。

→ 3行で要点が伝わる。数字が目立つ。

悪い調整結果の例（社長向けのはずなのに）：

売上高は5,000,000円となり、前年同月比で120%を記録しました。主な要因としては、第3四半期に投入した新商品Aが市場において高い訴求力を発揮し…（以下3段落続く）

→ 社長向けにしては長い。「訴求力」など専門用語も残っている。

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調整前と調整後を画面上で並べて、次の2つを確認しましょう。

1. 表現が変わった部分を3つ見つける — 「ここが変わったから読みやすくなった」と自分の言葉で説明できればOK
2. 数字や事実が変わっていないか確認する — もし違っていたら、元のデータに戻して手動で修正する

数字の照合を忘れると危険です。 AIは文章の流れを優先して、数字を丸めたり、少し変えたりすることがあります。元のレポートを横に置いて、1つずつチェックしてください。

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すべてのチェックが終わったら、以下の4つを1つのファイルにまとめて保存します。メモ帳やGoogleドキュメントなど、使い慣れたツールで構いません。

【1】読み手の情報
- 役職：社長
- 知識レベル：数字には強いが分析手法は知らない
- 目的：月次の意思決定

【2】元のレポート
（ここに元のレポートを貼る）

【3】調整後のレポート
（ここにAIで調整した文章を貼る）

【4】変更ポイントのメモ
- 専門用語「訴求力」を「人気の理由」に変えた
- 結論を1行目に移動した
- 全体を5行から3行に短縮した

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以下の3つすべてにチェックが入れば、このレッスンは完了です。

• 読み手の役職・知識レベル・目的を明記したうえで、AIにレポートの書き直しを依頼できた
• 調整後のレポートで、数字・事実が元のレポートと一致していることを確認した
• 元のレポート・調整後のレポート・変更ポイントを1つのファイルにまとめて保存した