日常運営のAI運用手順を作る

あなたのお店やチームには、毎日・毎週くりかえす「いつもの仕事」がありますよね。商品説明を書く、問い合わせに返信する、在庫を確認してSNSに投稿する――こうした定型作業を、AIに手伝ってもらう「レシピ集」を作るのがこのレッスンのゴールです。

料理にたとえると、毎日の献立を考えるたびにゼロからレシピを検索するのは大変です。でも「月曜はカレー、火曜はパスタ」とレシピカードを作っておけば、あとはカードを見るだけ。AI運用手順書（プレイブック）は、まさにこの「仕事のレシピカード集」です。

• あなた専用の AI運用手順書（Markdownファイル1つ）
• 手順書には「どの業務に」「どのAIツールで」「どんな指示文（プロンプト）を使うか」がまとまっています
• 完成したら、明日からすぐに使い始められます

• ChatGPTまたはClaudeのアカウント（無料プランでOK）
• 普段の業務で「くりかえしやっている作業」を3つ以上思い浮かべられること

まず、あなたが日常的にやっている業務を書き出します。ここではAIチャットに手伝ってもらいましょう。

AIへの指示文（プロンプト）の例:

私はECショップを運営しています。毎日・毎週くりかえしやっている業務を洗い出したいです。
以下のカテゴリに分けて、それぞれ3つずつ例を挙げてください。
- 商品関連（説明文、写真、価格）
- 顧客対応（問い合わせ、レビュー返信）
- 集客・SNS（投稿、広告文）
- 事務作業（在庫確認、レポート）
私の業務に近いものを選びやすいように、具体的に書いてください。

AIが出してくれたリストを見ながら、自分に当てはまるものに丸をつけていきます。目安は 5〜8個 です。多すぎると手順書が重くなるので、まずは「毎日やること」と「毎週やること」に絞りましょう。

良い例:

• 「毎朝の問い合わせメール返信」→ 頻度が高く、AIで下書きしやすい
• 「週1回のSNS投稿文作成」→ 定型化しやすい

悪い例:

• 「年1回の決算作業」→ 頻度が低すぎて手順化の優先度が低い
• 「なんとなく売上を眺める」→ 作業が曖昧でAIに頼みにくい

洗い出した業務それぞれに、AIへの指示文（プロンプト）を1つずつ作ります。

プロンプトを作るときのコツ:

1. 役割を伝える: 「あなたはECショップのカスタマーサポート担当です」
2. 具体的なゴールを書く: 「お客様の問い合わせメールに対して、丁寧な返信文を作ってください」
3. 条件をつける: 「200文字以内で」「敬語で」「商品名を含めて」
4. 入力データの場所を示す: 「以下がお客様からのメールです: [ここにメールを貼る]」

AIへの指示文（プロンプト）の例:

以下の業務について、すぐに使えるAIプロンプトのテンプレートを作ってください。

業務名: 問い合わせメール返信
頻度: 毎日
目的: お客様の質問に丁寧かつ迅速に回答する
条件: 敬語、200文字以内、商品名を正確に含める

テンプレートには [ここにメールを貼る] のように、
私が毎回変える部分をカッコで示してください。

これを洗い出した業務の数だけくりかえします。

できあがったプロンプトを1つのドキュメントにまとめます。以下のフォーマットを使ってください。

# AI運用手順書（プレイブック）

作成日: 2026年○月○日
対象: [あなたのショップ名・チーム名]

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• 頻度: 毎日
• 使うAIツール: ChatGPT / Claude
• プロンプト: （ここに手順2で作ったプロンプトを貼る）
• 注意点: 個人情報（氏名・住所）はAIに送らない

• 頻度: 週2回
• 使うAIツール: ChatGPT / Claude
• プロンプト: （ここに手順2で作ったプロンプトを貼る）
• 注意点: 投稿前に必ず自分の目で確認する

（以下、業務の数だけくりかえす）

メモ帳、Googleドキュメント、Notionなど、普段使っているツールに書けばOKです。

手順書ができたら、1つの業務を選んで実際にAIに頼んでみましょう。

確認するポイント:

• プロンプトをコピペしてAIに送ったら、期待どおりの結果が返ってきたか？
• 「ここにメールを貼る」のような差し替え部分は分かりやすかったか？
• 結果をそのまま使えたか？ 手直しが必要だった場合、プロンプトのどこを変えればよいか？

うまくいかなかった場合は、プロンプトを修正して手順書を更新します。この「試す→直す」のサイクルが、手順書の精度を上げるいちばんの近道です。

手順書の最後に、チームで共有するときの注意点を書き加えましょう。

• お客様の個人情報（氏名・住所・電話番号）はAIに入力しない
• AIの出力は必ず人間が確認してから送信・公開する
• プロンプトは月1回見直して、業務の変化に合わせて更新する

以下をすべて満たしていれば、このレッスンは完了です。

• くりかえし業務を5つ以上洗い出した
• 各業務にAIプロンプトのテンプレートを作った
• 1つのドキュメントにまとめた（手順書が完成した）
• 少なくとも1つの業務で実際にAIに頼んで結果を確認した
• 注意事項（個人情報の扱い・人間の確認）を追記した