返信テンプレートを作る

お店に「発送はいつ？」「返品したいんですが」というお問い合わせが毎日何件も届くと、毎回ゼロから返信を書くのは大変です。これは毎回レシピを見ずに同じ料理を作るようなもの。一度「レシピカード（＝返信テンプレート）」を作っておけば、あとはそれを見ながらサッと仕上げるだけで済みます。

この Atom では、AI ツール（＝人工知能を使った便利ツール。ChatGPT や Claude などが代表例）に手伝ってもらい、よくあるお問い合わせ用の「返信テンプレート（＝ひな形）」を 15 分で作ります。

始める前に、以下が揃っているかチェックしましょう。

• AI ツール（ChatGPT・Claude・Gemini など、どれか 1 つ）が使える状態になっている
• 自分のお店で実際に受け取ったお問い合わせが 3〜5 件、手元にある（メール・チャット・管理画面のスクリーンショットなど何でも OK）

まだ AI ツールのアカウントを持っていない場合は、ChatGPT（https://chat.openai.com）か Claude（https://claude.ai）に無料登録してから進めてください。

まず過去のお問い合わせを見返して、「何度も同じような内容が来ているな」というパターンを 3〜5 個選びます。

良い例（テンプレート向き）:

• 「発送日はいつですか？」
• 「返品・交換はできますか？」
• 「届いた商品が壊れていました」

悪い例（テンプレートにしなくてよいもの）:

• 「こんにちは」だけのメッセージ — 具体性がなく、ひな形にする意味が薄い
• これまで 1 回しか来ていない特殊な質問 — 使う頻度が低すぎる

コツ：迷ったら、過去 1 か月で 3 回以上来たお問い合わせを優先しましょう。

ここが今回のメインステップです。AI ツールの入力欄に、以下のような指示文（プロンプト（＝AI への指示文のこと））をコピー＆ペーストします。

プロンプト例 1：基本の返信テンプレート

ECサイトを運営しています。
以下のお問い合わせに対する返信テンプレートを作ってください。

【条件】
- 丁寧で親しみやすいトーン
- お客様の名前を入れる部分は [お客様名] と書く
- 日付や数字など、毎回変わる部分は [ ] で囲む
- 150文字以内でコンパクトに

【お問い合わせ内容】
発送日はいつですか？

プロンプト例 2：まとめて複数パターンを作る

ECサイトのカスタマーサポート用に、以下3つのお問い合わせに対する
返信テンプレートをそれぞれ作ってください。

【条件】
- 丁寧で親しみやすいトーン
- 書き換え部分は [ ] で囲む
- 各テンプレート150文字以内

1. 発送日はいつですか？
2. 返品・交換はできますか？
3. 届いた商品が壊れていました

どちらのプロンプトもそのままコピーして使えます。自分のお問い合わせ内容に差し替えるだけで OK です。

指示文のコツ

良い指示の出し方:

• 「丁寧で親しみやすいトーンで」のようにトーンを指定する
• 「書き換え部分は [ ] で囲んで」とフォーマットをリクエストする
• 「お店の名前は〇〇ショップです」と具体的な情報を添える

悪い指示の出し方:

• 「返信を作って」だけ — 状況が伝わらず、使える文が出てきにくい
• お客様の本名やメールアドレスをそのまま貼る — 個人情報の流出リスクがあります。必ず「お客様A」などに書き換えてから AI に渡してください

AI が作った文章は便利ですが、そのまま使わず必ず自分の目で確認します。チェックリストは次の 3 つです。

1. 正確さ: お店の名前・連絡先・返品ポリシーなどが正しいか
2. お店らしさ: 話し方がお店の雰囲気に合っているか（カジュアルすぎ or 堅すぎないか）
3. 書き換え部分の明確さ: [お客様名] [配送予定日] など、毎回変える箇所がひと目で分かるか

気になる箇所があれば、AI に追加の指示を出して修正します。

もう少しカジュアルな言い回しにしてください。
配送の目安は「ご注文から3〜5営業日」としてください。

AI との会話は「やり取りを重ねて仕上げる」のが普通です。1 回で完璧にならなくても焦らず、気になるところをそのまま伝えてください。

確認が済んだら、普段使っているツール（Google ドキュメント、メモアプリ、スプレッドシートなど）にコピーして保存します。

保存のコツ：

• タイトルは「発送日のお問い合わせ_返信テンプレート」のように中身が分かる名前にする
• お問い合わせの種類ごとに分けて保存すると、後から探しやすい
• 月に 1 回、テンプレートが最新の情報（送料、配送日数など）と合っているかを見直す

以下の 4 つすべてにチェックが入れば、この Atom は完了です。

• よくあるお問い合わせを 3 つ以上リストアップした
• AI に指示を出してテンプレートを 実際に作った（AI の出力が手元にある）
• 内容を自分の目で確認し、お店の情報・トーンに合うよう修正した
• 分かりやすい名前を付けて、Google ドキュメントやメモアプリなどに保存した

確認用スクリーンショットの撮り方：保存したテンプレート文書を画面に表示して、スクリーンショット（画面キャプチャ）を撮ってください。これがこの Atom の成果物の証拠になります。