日々のEC業務を棚卸しする

あなたが毎日やっているECサイト（＝ネットショップ）のお仕事、ぜんぶ思い出せますか？

「受注の確認」「商品の追加」「お客様への返信」……。毎日やっているうちに、当たり前になっていて意外と忘れている作業があるものです。

このレッスンでは、AIチャット（＝AIと対話できるツール、ChatGPTやClaudeなど）を使って、あなたの日々の業務を「見える化」します。

冷蔵庫の中身を全部出して整理するのと同じように、まずは棚卸し（＝今あるものをすべて洗い出すこと）から始めましょう。15分で終わる3ステップです。

特別なツールのインストールは不要です。以下のものを用意してください。

• AIチャット（ChatGPT、Claude など）をブラウザで開ける状態
• あなたが普段やっている業務をざっくりと思い出せること

パソコンでもスマートフォンでも大丈夫です。

AIに質問を投げる

AIチャットを開いたら、次の文章をそのままコピーして貼り付けてください。

私はECサイト（ネットショップ）の運営をしています。
私の日々の業務を洗い出す手伝いをしてください。
まず、私に質問をしてください。
1つずつ、私の業務の全体像をつかむための質問をお願いします。

これはAIへの指示文（プロンプト＝AIに何をしてほしいか伝える文章）です。「まずは質問して」と伝えることで、AIがあなたの状況を聞き取ってから、あなた専用の業務リストを作ってくれます。

なぜ「質問して」と頼むの？
いきなり「業務を一覧にして」と頼むと、AIはネット上の一般的な情報をもとにリストを作ります。あなたのお店がアパレルなのか食品なのか、Amazon出品なのか自社サイトなのかで業務はまったく違いますよね。先にAIに聞いてもらうことで、あなた専用のリストができます。

AIの質問に答える

AIから質問が届いたら、正直に・具体的に答えましょう。

• 良い例：「発送は手作業で、午前中にまとめてやっています。月に2回くらい新商品の登録もあります」
  → 具体的な作業内容が伝わり、精度の高いリストができます
• 悪い例：「ふつうにやってます」
  → AIが具体的な作業を推測できず、どこにでもある一般的なリストになってしまいます

質問は2〜3往復で十分です。AIが「業務リストをまとめますね」と言ってきたら、次のステップへ進みます。

AIが業務リストを出してくれたら、今度はグループにまとめます。料理でいうと「冷蔵庫の中身を野菜・お肉・調味料に分ける」のと同じ作業です。分類することで、何に時間がかかっているかが見えてきます。

AIに次の文章をコピーして送ってください。

今出してくれた業務を、次のようなカテゴリーに分類してください。
- 注文対応（受注・発送・配送など）
- 商品管理（在庫・登録・価格変更など）
- 顧客対応（問い合わせ・レビューなど）
- 分析・改善（売上チェック・広告確認など）
- その他
表形式で見やすくまとめてほしいです。

たとえば、次のような結果が出てきます。

分類を確かめる

出てきた分類を見て、違和感がないかチェックします。

• 良い例：「発送手配」が「注文対応」に入っている → 直感的でわかりやすいですね
• 悪い例：「発送手配」が「分析・改善」に入っている → 分類がおかしいので、AIに「発送手配は注文対応に移してください」と伝えましょう

迷ったら、AIに「この分類で違和感がないかチェックして」と聞き直しても大丈夫です。

分類ができたら、最後に見やすい一覧表にまとめます。AIに次の文章をコピーして送ってください。

洗い出した業務を、カテゴリーごとに表形式でまとめてください。
列は「カテゴリー」「業務名」「頻度（毎日／週次／月次）」「所要時間の目安」の4つにしてください。

表ができたら、画面のスクリーンショット（＝画面の写真）を撮って保存します。これがこのレッスンの成果物です。

スクリーンショットの撮り方がわからない場合

• Windows：Windowsキー + Shift + S を同時に押す
• Mac：Command + Shift + 4 を同時に押す
• スマートフォン：電源ボタン＋音量ボタンを同時に押す

完成した一覧表を見て、次のポイントをチェックしましょう。

• 1日のうちにやっている業務がすべて入っていますか？
• 頻度（毎日なのか週1回なのか）は合っていますか？
• 「あ、これ忘れてた！」という業務はないですか？
• カテゴリーの分類に違和感はないですか？

もし抜けがあったら、AIに「◯◯の業務を追加して、もう一度表にまとめて」と伝えてください。

AIが一般的すぎるリストを出してしまう

自分の店舗の情報をもう少し具体的に伝えましょう。次の文章をコピーして送ってみてください。

私の店舗についてもう少し詳しく伝えます。
- 業種：（例：アパレル、食品、雑貨）
- 販売チャネル：（例：自社サイト、Amazon、楽天）
- 従業員数：（例：自分1人、3人チーム）
この情報をもとに、業務リストを作り直してください。

業務が多すぎて整理できない

まずは「毎日必ずやること」だけに絞りましょう。AIに「毎日必ずやる業務だけに絞って表を作り直してください」と頼んでから、あとから週次・月次の業務を追加するのがコツです。

所要時間がわからない

大体の予想で構いません。「5分程度」「30分〜1時間」などざっくりとした時間でOKです。正確でなくても、あとで見返したときに「ここに意外と時間がかかっていたんだな」と気づくきっかけになります。

AIチャットの使い方自体がわからない

ChatGPTの場合は、ブラウザで chatgpt.com にアクセスし、画面下の入力欄に文章を貼り付けて送信ボタン（紙飛行機のアイコン）を押すだけです。アカウント登録なしでも使えます（一部機能制限あり）。Claudeの場合は claude.ai にアクセスしてください。