申請フォームを作る

たとえば会社で「経費の精算」をするとき、紙の申請用紙に項目を書き込んで提出したことはありませんか？ 申請フォームとは、その紙の用紙をウェブ上で再現したものです。オンラインにしておくと、いつでもどこからでも申し込めて、集まった回答も自動でまとまります。

このレッスンでは、AI（＝人工知能のことで、チャット形式で質問に答えてくれるツール）の力を借りながら、15分で1つの申請フォームを完成させます。あなたがやるのは「AIに相談する → 提案をもとにフォームを組み立てる → 確認する」の3ステップだけです。

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このレッスンを始める前に、次の3つが揃っていることを確認してください。

• インターネットに接続できるパソコンがある
• AIチャットツール（ChatGPT・Claude など）のアカウントを持っている（無料プランでOK）
• Google アカウントを持っている（Google フォームを使います）

プログラミングの知識は一切不要です。文字を打てれば大丈夫です。

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まずは「何のための申請フォームか」を1つに絞りましょう。料理でいうと、1つのレシピで1つの料理を作るのと同じです。あれもこれもと詰め込むと、どれも中途半端になってしまいます。

良い例

• 「社内イベント参加申請」── 目的が1つで、項目が5〜8個で収まる
• 「備品購入リクエスト」── 申請者・品名・理由がはっきりしている

悪い例

• 「すべての社内手続きを1つのフォームにまとめる」── 項目が膨大になり、回答者が混乱する

AIに項目を提案してもらう

AIチャットツールを開いて、次のプロンプト（＝AIへの指示文）をコピー＆ペーストしてください。「社内イベント参加申請」の部分は、あなたが作りたいフォームの目的に書き換えてください。

私は社内の「社内イベント参加申請」用のオンラインフォームを作ろうとしています。 以下の条件で、入力項目を5〜8個提案してください。

• 各項目に「項目名」「入力の種類（1行テキスト／複数行テキスト／選択肢／日付）」「必須かどうか」を書いてください
• 回答者がスマホからでも3分で書き終わる量にしてください

AIが返してくれたリストを、メモ帳やテキストエディタにコピーしておきましょう。これがフォームの「設計図」になります。

ポイント: AIの提案をそのまま使う必要はありません。「この項目は要らないな」「ここは選択肢じゃなくて自由入力がいいな」と感じたら、遠慮なく変えてください。AIはあくまで「たたき台」を出してくれるアシスタントです。

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Google フォームを開く

1. ブラウザで Google フォーム（forms.google.com）を開く
2. 「＋（空白）」のフォームを選ぶ

新しい空白のフォームが開きます。

タイトルと説明を入力する

フォームの上部にある「無題のフォーム」をクリックして、タイトルを入力します。

• タイトル：フォームの名前（例：「社内イベント参加申請」）
• 説明：フォームの目的を1〜2文で書く

良い例

社内イベントへの参加をお申し込みいただくフォームです。所要時間は約2分です。

悪い例

（説明欄が空白のまま）── 回答者が「何を書けばいいの？」と戸惑います

項目を1つずつ追加する

AIが提案してくれた設計図をもとに、項目を追加していきましょう。右側の「＋」ボタンをクリックすると新しい項目が追加されます。

項目ごとに「回答の形式」を選びます。

迷ったときのAIプロンプト例：

Google フォームで「参加希望イベント」を選択肢から1つ選ぶ形式にしたいです。選択肢は「春のBBQ」「夏の花火大会」「秋の運動会」の3つです。設定手順をステップごとに教えてください。

必須にしたい項目は、項目の右下にある「必須」トグル（＝ON/OFFの切り替えスイッチ）をONにしてください。名前や所属部署など、必ず入力してほしい項目に設定します。

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作ったフォームを公開する前に、必ず自分で動作確認をしましょう。

プレビューで見た目をチェックする

フォーム編集画面の右上にある 「目のアイコン（プレビュー）」 をクリックすると、回答者と同じ画面が表示されます。

確認するポイント：

• すべての項目が表示されているか
• 説明文がわかりやすいか
• 選択肢に漏れがないか

テスト回答を送信する

プレビュー画面で、実際に全項目に回答を入力して 「送信」ボタン を押してください。

そのあと編集画面に戻り、上部の 「回答」タブ を開きます。自分が入力したテストデータが表示されていれば成功です。

良い例：全項目に入力して送信まで確認する → 回答タブでデータが見える 悪い例：作っただけで確認せずにリンクを送る → 必須項目の設定ミスに気づかない

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確認が済んだら、フォームを他の人に使ってもらいましょう。

1. 編集画面の右上にある 「送信」ボタン をクリック
2. リンクアイコン（🔗マーク）をクリック
3. 「URLを短縮」にチェックを入れる（任意）
4. 「コピー」 をクリック

コピーしたリンクを、メールやチャットで申請してほしい人に送りましょう。

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AIに聞くと便利なプロンプト例：

作った Google フォームに以下の問題があります。原因と直し方を教えてください。 ・「参加希望日」の項目で日付が選べない

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次の3つすべてに ✓ がつけば、このレッスンは完了です。

• AIに相談してフォームの項目を決め、Google フォームで全項目を作成できた
• プレビューでテスト回答を送信し、「回答」タブでデータが表示されることを確認できた
• 共有用リンクをコピーして、他の人に送れる状態になった

おめでとうございます！ あなたはAIの力を借りて、自分で申請フォームを1つ作り上げました。この「AIに相談 → 組み立て → 確認」の流れは、フォームだけでなく他の業務ツールを作るときにもそのまま使えます。