進行状況の見える化を作る

チームで仕事をしていると、「あの件、今どうなってる？」と何度も聞かれた経験はありませんか？ 料理でいえば、オーブンに小窓がなくて中が見えない状態です。進行状況が見えないと、つい扉を開けて確認したくなりますよね。この Atom では、AIの力を借りて「プロジェクトの小窓」――つまり進行状況がひと目でわかるダッシュボード（＝情報をまとめて見渡せる画面）を作ります。

完成すると、タスクの進み具合がグラフや色分けで一覧できるようになり、「今どうなってる？」に答える手間がぐっと減ります。所要時間はおよそ15分です。

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始める前に、次のものを用意してください。

• Google スプレッドシート（または Excel Online）：タスク一覧を管理する表
• AIチャットツール：ChatGPT、Claude、Cursor のいずれか（無料プランでOK）
• ブラウザ：Chrome や Edge など、普段使っているもの

スプレッドシートをまだ作っていない場合は、新しいシートを1つ開いておくだけで大丈夫です。

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まず、進行状況を管理するための表の形をAIに考えてもらいます。以下のプロンプト（＝AIへの指示文）をコピーして、AIチャットに貼り付けてください。

プロンプト例： 「チームのタスク進行状況を管理するスプレッドシートを作りたいです。列は『タスク名』『担当者』『ステータス（未着手／進行中／完了）』『期限』『備考』の5つにしてください。サンプルデータを5行入れて、Google スプレッドシートにそのまま貼れる形式で出力してください。」

AIが表形式のデータを返してくれます。それをスプレッドシートに貼り付けましょう。

良い例と悪い例

• 良い例：「列は5つ、サンプル5行」と具体的に指定する → AIが迷わず正確な表を返す
• 悪い例：「タスク管理の表を作って」とだけ伝える → 列が多すぎたり少なすぎたりして、やり直しになる

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次に、「どの状態をどんな色で表すか」をAIに相談します。

プロンプト例： 「上のタスク管理シートに、ステータスに応じた色分けルール（条件付き書式）を設定したいです。未着手＝赤、進行中＝黄色、完了＝緑にする手順を、Google スプレッドシートの操作手順として日本語で教えてください。」

AIが返してくれた手順どおりに操作すれば、ステータスが色で一目瞭然になります。

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表だけだと「全体がどのくらい進んでいるか」がぱっと分かりません。AIに、全体の進捗（＝どこまで進んだか）を要約するセクションを作ってもらいましょう。

プロンプト例： 「さきほどのタスク管理シートに、ダッシュボード用のシートをもう1枚追加したいです。完了率（COUNTIF関数を使う）、未着手の件数、今週期限のタスク一覧を表示するセルの計算式を教えてください。Google スプレッドシートで使える関数で書いてください。」

AIが出してくれた関数をセルに貼り付けるだけで、ダッシュボードが完成します。

つまずきポイント：関数がエラーになるとき

AIが返す関数にシート名やセル範囲が含まれていますが、あなたのシートの列位置と合わないことがあります。その場合は、AIにこう聞きましょう。

「エラーが出ました。ステータスの列はC列で、データは2行目から始まります。修正してください。」

具体的な列番号と行番号を伝えるのがコツです。

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以下の3つが揃っていれば完成です。

1. タスク一覧シート：タスク名・担当者・ステータス・期限・備考の5列があり、ステータスに応じて色が変わる
2. ダッシュボードシート：完了率・未着手件数・今週期限タスクが自動計算されている
3. サンプルデータ：5件以上のタスクが入っていて、色分けと集計が正しく動いている

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完成したら、次のチェックを試してみてください。

• サンプルデータのステータスを「未着手」から「完了」に変えて、色とダッシュボードの数字が連動して変わるか
• 新しいタスクを1行追加して、ダッシュボードの件数が増えるか
• チームメンバーや友人にURLを共有して、相手の画面でもダッシュボードが見えるか

すべてOKなら、あなたは「進行状況の見える化」を自力で作れるようになりました。

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この Atom では、AIチャットに3回質問するだけで、タスクの進行状況をひと目で把握できるダッシュボードを作りました。ポイントは次の3つです。

1. 表の型はAIに作ってもらう：列の構成やサンプルデータを一気に生成
2. 色分けルールもAIに聞く：条件付き書式の設定手順をそのまま実行
3. 集計関数もAIに任せる：COUNTIFなどの関数を貼り付けるだけ

次は、この表を自分の実際の仕事に合わせてカスタマイズしてみましょう。列を増やしたり、ステータスの種類を変えたり——AIに相談すれば、あなた専用のダッシュボードに進化させられます。