申請項目を定義する

あなたはこれから、社内で使う「申請フォーム」（＝何かを頼むときに記入する画面）をAIの力を借りて設計します。フォームを作る前に、まず「どんな項目が必要か」を自分で決める必要があります。

この Atom では、AIチャット（＝AIと対話できる画面）を使って「項目の定義」を15分で仕上げる方法を学びます。完成すると、項目名・入力の形式・必須かどうかが一覧になった表が手元に残ります。

パーティーの招待状を書く場面を想像してください。招待状には「名前」「参加する・しない」「アレルギーの有無」など、必要な情報をあらかじめ欄として用意しますよね。

申請項目の定義も同じです。申請フォームという「招待状」に、何を書いてもらう欄を作るかを決める作業です。

この Atom に特別な前提知識はありません。普段の仕事で書類やフォームを提出したことがあれば十分です。

使うAIツールは、次のうちどれか1つで大丈夫です。

• ChatGPT（ブラウザで開ける AIチャット）: https://chat.openai.com
• Claude（Anthropic社の AIチャット）: https://claude.ai

どちらも無料プランで使えます。すでにアカウントがあるほうを開いてください。

まず、「この申請は何のためか」を一言で書きます。目的が明確だと、後で「この項目は本当に必要か？」と迷ったときの判断基準になります。

良い例

• 「社員が立て替えた経費を返金してもらうための申請」
• 「新しい備品を購入してほしいと依頼するための申請」

悪い例

• 「経費の申請」（何の経費か、誰にどうなるかが不明確）
• 「いろいろな申請」（1つの申請に複数の目的が混ざっている）

AIに次のように頼むと、目的の整理を手伝ってくれます。

あなたは社内業務の設計アドバイザーです。
私は社内の経費精算（＝立て替えたお金を返してもらう手続き）の申請フォームを作りたいです。
この申請の目的を、誰が・何を・なぜ行うかがわかる一文にまとめてください。

↑ これをAIチャットにそのまま貼り付けてください。「経費精算」の部分をあなたの業務に置き換えれば、どんな申請にも使えます。

目的が決まったら、「申請者に何を書いてもらうか」を書き出します。ここでもAIに手伝ってもらいましょう。

先ほどの目的をもとに、申請フォームに必要な入力項目を洗い出してください。
次の条件で考えてください：
- 承認者が判断に必要な情報が揃うこと
- 項目は7つ以内に収めること（多すぎると申請者の負担になるため）
- 各項目に「なぜ必要か」の理由を一言添えること

AIが出力した項目リストを見て、あなたの業務に合っているか確認します。

経費精算の例なら、次のような項目が出てくるはずです。

• 利用日（いつ使ったか）
• 金額（いくら使ったか）
• 科目（交通費・会議費・消耗品費など）
• 用途メモ（何のために使ったかの補足）
• 領収書の有無（証拠書類があるか）

チェックのコツは「後で承認する人が見て、これだけで判断できるか？」と自問することです。

良い例: 「科目」欄がある → 承認者が「この費目は適切か」を判断できる

悪い例: 「自由に書いてください」の1行だけ → 承認者が内容を把握するのに時間がかかる

洗い出した項目に、それぞれ「どういう形式で入力してもらうか」（＝型）を決めます。主な型は次の5つです。

良い例: 「金額」に数値型 → 全角文字が混ざらないので後で計算できる

悪い例: 「金額」にテキスト型 → 「千円」のように文字が入力され、集計できなくなる

AIに次のように相談すると、型の選定を手伝ってくれます。

以下の申請項目それぞれに、最も適切な入力型（テキスト・数値・日付・選択肢・チェックボックスのいずれか）を選んで、理由と一緒に表にしてください。

項目: 利用日、金額、科目、用途メモ、領収書の有無

ここまでの内容を1枚の表にまとめます。AIに次のように頼むと、一覧表を出力してくれます。

これまでの会話をもとに、申請フォームの項目定義シートを作ってください。
以下の列を含む Markdown の表形式でお願いします：
- 項目名
- 入力型
- 必須かどうか（必須 / 任意）
- 説明（申請者向けの補足）
- 選択肢の内容（選択肢型の場合のみ）

出力された表を確認して、過不足がなければ完成です。

最後に、次の4つのポイントをチェックします。すべてに「はい」と言えたら、この Atom は完了です。

• 申請の目的が一言で書かれているか
• 必要な項目がすべて揃っていて、7つ以内に収まっているか
• 各項目に適切な型（テキスト・数値・日付・選択肢・チェックボックス）が選ばれているか
• 承認者がこの情報だけで判断できるか

チェックが終わったら、AIが出力した項目定義シートの表をスクリーンショット（＝画面の写真）で撮って記録に残しましょう。これが次のステップ（フォームを実際に作る）のインプットになります。

項目を詰め込みすぎてしまう

1つの申請に10項目以上あると、申請する人が負担に感じて入力を後回しにしがちです。「この項目がないと承認者は判断できないか？」を基準に、7つ以内を目指しましょう。迷ったら「任意」にして残すのも手です。

型を選び間違えてしまう

金額や日付は専用の型を使うと、後の集計が圧倒的に楽になります。「テキストでいいか」と迷ったら、AIに「この項目はテキスト型と数値型、どちらが適切ですか？理由も教えてください」と聞いてみましょう。

目的が途中でブレてしまう

作業を進めるうちに「これも入れたい」「あれも必要かも」と広がりがちです。複数の目的を1つの申請に詰め込むと項目が増えすぎます。「この項目は最初に決めた目的に合っているか？」と立ち返りましょう。目的が2つ以上になったら、申請フォーム自体を分けることを検討してください。

AIの出力をそのまま使ってしまう

AIは一般的な項目を提案してくれますが、あなたの会社の事情は知りません。「うちの会社では部署コードが必要」「領収書は写真で添付する決まり」など、社内ルールに合わせた調整は必ず自分で行いましょう。