承認フローを設計する

仕事で「この申請、誰かに確認してもらわなきゃ」と思ったことはありませんか？ たとえば、経費精算を上司に見てもらう、イベントの企画書をチームリーダーにチェックしてもらう、そんな場面です。

こうした「確認・承認の流れ」を、料理のレシピに例えてみましょう。レシピには「材料を切る → 炒める → 盛り付ける」という順番がありますよね。承認フローも同じで、「誰が → 何をして → 次に誰に渡すか」を順番に並べたものです。

この Atom では、AIチャットを使って承認フローの設計図を15分で作れるようになります。

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特別なソフトのインストールは必要ありません。以下のどちらかを用意してください。

• AIチャットツール（以下のどれか1つ）：ChatGPT / Claude / Cursor のチャット機能
• メモするもの：紙とペン、またはメモアプリ

ポイント: この Atom ではAIチャットに「こう聞いてみよう」というプロンプト例をたくさん用意しています。コピペして使えるので、AIに何を聞けばいいかわからなくても大丈夫です。

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承認フロー（＝申請から承認までの一連の流れ）は、たった3つの要素でできています。

1. 申請者が「これをお願いします」と提出する
2. 承認者が「OK／やり直し」を判断する
3. 結果が申請者に戻ってくる

この「提出 → 判断 → 結果」の1往復が、一番シンプルな承認フローです。これから、あなたの業務に合った承認フローを一緒に作っていきましょう。

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まずは「誰が関わるか」を書き出します。AIに手伝ってもらいましょう。

AIへのプロンプト例（そのままコピペしてOK）：

私の会社では経費精算の承認が必要です。
関わる人を洗い出してください。
会社の規模は30人、部署は営業部です。

あなたの業務に合わせて「経費精算」の部分を変えてください。たとえば「有給申請」「企画書の承認」「発注書の確認」など。

AIの回答をもとに、登場人物を2〜3名に絞ります。

• 良い例：申請者（田中さん）、直属の上司（鈴木課長）、経理担当（佐藤さん）
• 悪い例：「関係者全員」→ 誰が何をするかわからなくなります

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登場人物が決まったら、「誰が、何を、どの順番でやるか」を並べます。

AIへのプロンプト例：

以下の登場人物で経費精算の承認フローを作ってください。
- 申請者：田中さん
- 承認者：鈴木課長
- 経理担当：佐藤さん

各ステップを「誰が → 何をする → 次に誰に渡す」の形式で書いてください。

AIが出してくれた手順を確認して、以下のような形になればOKです。

1. 田中さんが経費申請書を提出する → 鈴木課長へ
2. 鈴木課長が内容を確認する
3. 鈴木課長が承認または差し戻す
4. 承認の場合 → 佐藤さん（経理）へ
5. 佐藤さんが処理して完了通知 → 田中さんへ

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「差し戻しになったらどうする？」を考えるのが、承認フロー設計でもっとも大事なポイントです。

AIへのプロンプト例：

さっき作った承認フローに「差し戻し」の場合の流れを追加してください。
差し戻しは最大2回までとします。

• 良い例：差し戻し → 田中さんが修正 → 再提出 → 鈴木課長が再確認（最大2回まで）
• 悪い例：差し戻しで終わり → 「その後どうすればいいの？」が不明

つまずき防止: 差し戻しの上限回数を決めておかないと、無限ループになります。「最大○回まで」と決めましょう。

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ここまでの内容をAIに渡して、視覚的な図にしてもらいます。

AIへのプロンプト例：

以下の承認フローをMermaid記法で図にしてください。
分岐（承認/差し戻し）も含めてください。

1. 田中さんが経費申請書を提出する
2. 鈴木課長が確認する
3. 承認 → 佐藤さん（経理）が処理
4. 差し戻し → 田中さんが修正して再提出（最大2回）
5. 佐藤さんが完了通知を送る

AIが Mermaid（＝テキストから図を自動生成するしくみ）で出力してくれます。

図を保存する方法：

• ChatGPTやClaudeの場合：表示された図を右クリック →「画像を保存」
• Mermaidのテキストだけ出た場合：Mermaid Live Editor にテキストを貼り付けると図が表示されるので、スクリーンショットで保存

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完成した図と手順を見ながら、以下の3つを確認します。

AIへのプロンプト例（セルフチェックをAIに手伝ってもらう）：

以下の承認フローに問題がないかチェックしてください。
特に「無限ループ」「担当者が不明なステップ」「抜けている分岐」がないか確認してください。

（ここに自分のフローを貼り付ける）

3つともOKなら、設計は完成です！

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以下がすべて揃ったら、この Atom は完了です。

• 登場人物が2〜3名で洗い出せた
• 手順が時系列で並んでいる
• 差し戻し時の分岐と上限回数が決まっている
• AIを使ってフロー図を1枚作成できた
• セルフチェック3項目がすべてOK

成果物: 承認フローの設計図（フロー図のスクリーンショット＋手順テキスト）をMarkdownファイルにまとめて保存してください。