自動化の起点と処理を整理する

あなたは毎朝、メールを開いてスプレッドシートにデータを転記して、上司にチャットで報告して…という「お決まりの手順」を繰り返していませんか？ これは料理でいえば、毎回レシピを最初から読み直しているようなものです。一度「この材料が届いたら→この順番で調理する」と決めてしまえば、あとは流れに乗るだけですよね。

自動化もまったく同じです。**「何がきっかけで動き出すのか（トリガー）」と「そのとき何をするのか（アクション）」**のペアをはっきり書き出す――これが自動化の最初の一歩です。

この Atom では、AI チャット（ChatGPT や Claude など）に相談しながら、あなたの日常業務から「トリガーとアクションのペア」を洗い出し、1枚の整理シートにまとめます。

• 特別なツールのインストールは不要です
• ChatGPT、Claude、またはお好みの AI チャットツールが使える状態であれば OK です
• 所要時間：約 15 分

まず、2つのキーワードを押さえましょう。

• トリガー（＝きっかけ）: 自動化が動き出す合図のこと。「メールが届いたら」「フォームが送信されたら」「毎朝9時になったら」など
• アクション（＝処理）: トリガーが発生したときに実行する作業のこと。「スプレッドシートに行を追加する」「チャットに通知する」「PDFを生成する」など

イメージとしては、ドミノ倒しの最初の1枚（トリガー）を倒すと、残りのドミノ（アクション）が順番に倒れていく感じです。

良い例と悪い例

良い例（具体的で明確）:

• トリガー：「お問い合わせフォームが送信されたら」→ アクション：「スプレッドシートに記録して、担当者にSlack通知する」
• トリガー：「毎週月曜9時になったら」→ アクション：「先週の売上レポートをPDFにして上司にメール送信する」

悪い例（曖昧で実行できない）:

• 「なんか届いたら処理する」→ 何が届くのか、何を処理するのかわからない
• 「データを整理する」→ どのデータを、どう整理するのか不明

いきなり「自動化できる業務は？」と考えても、なかなか思いつかないものです。AI チャットに手伝ってもらいましょう。

以下のプロンプト（＝AI への指示文）をコピーして、ChatGPT や Claude に貼り付けてください。

私の日常業務を棚卸しして、自動化できそうな作業を見つけたいです。
以下の業務について、「トリガー（きっかけ）」と「アクション（処理）」のペアに分解してください。

【私の業務の例】
- 毎朝メールを確認して、重要なものをチームに転送している
- お客様からの問い合わせフォームの内容をスプレッドシートに転記している
- 週次の売上データをまとめて上司に報告している

出力は以下の形式でお願いします：
| # | トリガー（きっかけ） | アクション（処理） | 頻度 | 手作業の時間(分) |

ポイント: 「【私の業務の例】」の部分は、あなた自身の業務に書き換えてください。思いつく限り書き出すのがコツです。完璧でなくて大丈夫。AI が整理を手伝ってくれます。

AI が出力した表をもとに、以下の手順で整理しましょう。

1. AI の回答をそのままコピーして、Google スプレッドシートや Notion などに貼り付ける
2. 各ペアについて「本当にこのきっかけで動き出す？」「このアクションで完了する？」をチェックする
3. 曖昧なものがあれば、AI に追加で聞いてみる

追加質問のプロンプト例：

上の表の #2「お問い合わせフォーム → スプレッドシート転記」について、もう少し細かく分解してください。
具体的には：
- フォームのどの項目を転記するか
- 転記後に誰かに通知は必要か
- エラー（記入漏れなど）があった場合どうするか

すべてを一度に自動化する必要はありません。AI に優先順位の相談もできます。

先ほどの表から、以下の基準で自動化の優先順位をつけてください：
1. 頻度が高い（毎日 > 毎週 > 毎月）
2. 手作業の時間が長い
3. 手順が決まっていてミスしやすい

上位3つを教えてください。

以下の項目がそろっていれば、この Atom は完了です。

• トリガーとアクションのペアが 3 組以上 書き出されている
• 各ペアの「頻度」と「手作業の時間」が記入されている
• AI の回答をもとに自分の言葉で修正・補足している（AI の出力をそのまま貼っただけではない）
• 優先順位の上位 3 つに印がついている