業務フローを棚卸しする

あなたの毎日の仕事を思い出してみてください。朝パソコンを開いてから帰るまで、いくつの「手順」をこなしていますか？ メールを開く、データを入力する、上司に報告する……。こうした手順を「見える化」するだけで、ラクにできる部分がはっきり見えてきます。

キッチンで料理する場面を想像してみましょう。冷蔵庫の中身を確認して、足りないものをメモして、買い出しに行って、材料を切って……。この一連の流れを「レシピ」として書き出しておけば、次に誰かが同じ料理をするときに迷いません。業務フローの棚卸し（＝いまの仕事の手順を全部書き出して整理すること）もまったく同じです。

この Atom では、AI（ChatGPT や Claude など）を壁打ち相手にして、あなたの仕事の流れを 15分で書き出し、改善ポイントまで見つける ところまでやります。

この Atom に必要な前提知識は特にありません。あなたが自分の仕事の流れをある程度わかっていれば大丈夫です。

用意するものはひとつだけです。

• AIチャットツール: ChatGPT（https://chat.openai.com）または Claude（https://claude.ai）をブラウザで開いておいてください。どちらでもOKです

まず、棚卸ししたい仕事を ひとつだけ 選びましょう。

コツは「〜から〜まで」の形で 始まりと終わり を決めることです。迷ったら、いちばん面倒だと感じている仕事を選ぶのがおすすめです。

選んだ業務について、いまやっている手順を AI に聞き取ってもらいます。以下のプロンプト（＝AI への指示文）をコピーして、ChatGPT や Claude に送ってください。

あなたは業務改善コンサルタントです。
「月次売上レポートの提出」という業務について、私が現在行っている手順を聞き取り形式で整理してください。
以下のルールで進めてください：
- 1つずつ質問してください（一度に複数聞かない）
- 私の回答をもとに、手順を番号つきリストで蓄積してください
- 5〜10個の手順が出そろったら「これで全部ですか？」と確認してください
まず最初の質問をお願いします。

ヒント: 「月次売上レポートの提出」の部分を、あなたが選んだ業務名に置き換えてください。

AI が質問をしてくれるので、思い出しながら答えていくだけで手順が整理されます。完璧でなくても大丈夫です。あとから修正できます。

うまくいかないときは

手順がなかなか出てこないときは、次のプロンプトを追加で送ってみてください。

手順を思い出しやすいように、「誰に」「何を」「どんなツールで」の3つの観点で質問してください。

手順が書き出せたら、AI にフロー図（＝手順を箱と矢印でつないだ図）の草案を作ってもらいます。

これまでの手順をまとめて、Mermaid形式のフロー図を作ってください。
以下のルールで作ってください：
- 各ステップは短い日本語（10文字以内）にする
- 判断（はい/いいえで分かれるポイント）があれば分岐を入れる
- 手作業のステップには「✋」をつける

Mermaid（マーメイド）は、テキストで図を描ける仕組みです。AI が出力したコードを Mermaid Live Editor（https://mermaid.live）に貼り付けると、すぐに図が表示されます。

操作手順:

1. AI が出力したコード（graph TD や flowchart TD で始まるテキスト）をコピーする
2. ブラウザで Mermaid Live Editor を開く
3. 左側のエディタ部分にコードを貼り付ける
4. 右側にフロー図が自動的に表示される

エラーが出たら: AI に「Mermaid の構文エラーが出ました。コードを修正してください」と伝えれば直してくれます。エラー内容をそのまま貼り付けると、より正確に修正してくれます。

フロー図を見返しながら、AI に改善ポイントを聞いてみましょう。

このフロー図を見て、以下の3つの観点で改善できそうなポイントを指摘してください：
1. ムダ（同じ作業を2回以上やっていないか）
2. 待ち（誰かの返事を待っている時間が長くないか）
3. 手戻り（やり直しが発生しやすいポイントはないか）
それぞれ改善案もセットで教えてください。

AI が指摘してくれた改善案のうち、「これならすぐできそう」と思ったものを1つ以上ピックアップしてください。

最後に、AI に整形してもらいます。

ここまでの内容を以下の構成でMarkdown形式にまとめてください：

# 業務フロー棚卸し：[業務名]

本文は準備中です。

本文は準備中です。

本文は準備中です。

本文は準備中です。

出力された Markdown（＝シンプルな書き方で見出しや箇条書きができる記法）をコピーして、テキストファイルに保存してください。ファイル名は `業務フロー棚卸し_[業務名].md` がおすすめです。

以下の3つすべてに「はい」と言えたら、この Atom は完了です。

• 手順の網羅性（もうらせい）: 業務の最初のステップから最後のステップまで、抜けなく手順が書き出せている
• フロー図の存在: Mermaid Live Editor で図が正しく表示され、スクリーンショットを撮った
• 改善ポイントの発見: 元のフローと比べて、少なくとも1つは「こうすればラクになる」という改善案が書けている

スクリーンショットの撮り方: Windows は Win + Shift + S、Mac は Cmd + Shift + 4 で画面の一部を切り取れます。Mermaid Live Editor の画面を撮って保存しておきましょう。