改修依頼の流れを整備する

レストランで料理を注文するときのことを想像してみてください。メニューがあって、注文用紙があって、厨房に伝票が回ります。この流れが整っているからこそ、料理がスムーズに届きますよね。

Webサービスやツールの「改修依頼」も同じです。依頼の受け付けから完了までの道筋があらかじめ決まっていると、作る側も依頼する側も安心できます。逆にルールがないと、依頼がチャットに埋もれたり、「言った・言わない」でトラブルになりがちです。

このレッスンでは、あなたが改修依頼の流れを1枚の文書にまとめることを目指します。AIツール（＝ChatGPTやClaudeなどの対話型AI）を使って下書きを作り、あなた自身の言葉で仕上げましょう。15分で終わるように、手順を絞って進めます。

• あなたが日頃、社内ツールやWebサービスの改修を誰かに依頼している、または依頼される立場であること
• AIツール（ChatGPT、Claude など）を開いて文章のやりとりができること

特別なプログラミング知識は必要ありません。

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まず、依頼がどこから入ってくるかを1つ決めます。チャット、メール、フォームなどが考えられますが、1つに絞るのがコツです。

良い例:

• 「Googleフォームで依頼を受け付ける。項目は5つ以内に絞る」
• 「Notionのデータベースに依頼テンプレートを用意する」

悪い例:

• 「Slackでもメールでも口頭でも受け付ける」（バラバラだと漏れる）
• 「フォーマットは特にない」（毎回ヒアリングが必要になる）

入口がはっきりしていると、依頼が埋もれにくくなります。

依頼内容を正しく伝えるために、最低限必要な項目を決めましょう。多すぎると依頼する側が面倒になるので、3〜5個に絞るのがポイントです。

おすすめの項目:

良い例: 「現状の問題・期待する状態・希望期限の3項目を必須にする」 悪い例: 「一言でざっくりお願いします」（何をどう直すか伝わらない）

依頼が完了したことをどう伝えるかも決めておきます。「できました」だけでは、依頼者が確認できません。

良い例:

• 「Slackの専用チャンネルで完了通知を送り、テスト環境のURLを添える」
• 「依頼フォームのステータスを『完了』に変え、確認依頼のメンションを送る」

悪い例:

• 「完了したら口頭で伝える」（記録に残らない）
• 「次の定例で報告する」（タイムラグが大きい）

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ここまで決めた内容をAIツールに伝えて、文書の下書きを作ってもらいましょう。以下のプロンプト（＝AIへの指示文）をコピーして、ChatGPTやClaudeの入力欄に貼り付けてください。

<山括弧> の部分はあなたの状況に合わせて書き換えます。

社内ツールの改修依頼フローをまとめた文書を作ってください。
次の条件を反映してください。

- 依頼の入口: <Googleフォーム / Slack / メール など>
- 必須項目: <現状の問題 / 期待する状態 / 希望期限 など>
- 完了の通知方法: <Slack / メール など>
- 対象サービス名: <サービス名>
- 想定される依頼者: <営業チーム / 全社員 など>

フローを「依頼 → 受付確認 → 着手 → 完了報告 → 依頼者確認」の
5ステップで表形式にまとめてください。
各ステップに「誰がやるか」「何をするか」「使うツール」を書いてください。

AIの出力をチェックするポイント

AIが出してきた文書をそのまま使うのではなく、次の3つを必ず確認してください。

1. あなたの職場に合っているか ― 存在しないツール名や部署名が入っていないか
2. ステップが多すぎないか ― 5ステップ前後に収まっているか。多すぎたら「ステップを5つに絞ってください」と追加で指示する
3. 専門用語が紛れ込んでいないか ― 依頼者（非エンジニア）が読んでわかる言葉になっているか

AIへの追加指示の例

出力に不満があれば、次のように追加で指示してみましょう。

• 「表にもう1列『所要時間の目安』を追加してください」
• 「依頼者が非エンジニアなので、専門用語を使わず書き直してください」
• 「完了条件が曖昧なので、具体例を入れてください」

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AIの下書きをベースに、以下の最終チェックをしながら手を加えましょう。

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完成した文書が次の条件をすべて満たしているか、最終チェックしましょう。

• 依頼の入口（どこに連絡するか）が1つ決まっている
• 必須項目（何を伝えるか）が3〜5個列挙されている
• 依頼から完了までのステップが5つ前後で時系列に並んでいる
• 各ステップに担当者（誰がやるか）が書いてある
• 完了の定義が「テスト環境で確認済み」のように具体的である
• 不明点の問い合わせ先が書いてある
• 依頼者（非エンジニア）が読んでわかる言葉で書かれている

すべてチェックがつけば完成です。文書を社内で共有しやすい場所（Googleドライブ、Notion、社内Wikiなど）に保存しましょう。

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