社内知識の情報源を整理する

あなたの会社には、マニュアル・議事録・FAQ・チャットの過去ログなど、いろいろな場所に「知識」が散らばっていませんか？

たとえるなら、引っ越したばかりの部屋のようなものです。段ボール箱がリビングにも寝室にもあって、どこに何が入っているかわからない。まず「どの箱に何が入っているか」のリストを作るだけで、次に何をすべきかが見えてきます。

この Atom では、AIチャット（ChatGPT や Claude など）を相談相手にしながら、社内の情報源をひと目でわかる一覧表にまとめるところまでを 15 分で完了します。

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• ChatGPT、Claude、または他のAIチャットツールにアクセスできること
• 会社で使っているツール（Google Drive、Slack、Notion、社内Wikiなど）をざっくり思い浮かべられること
• テキストエディタ（メモ帳、Googleドキュメントなど何でもOK）を開けること

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まず、普段の業務で「あの情報どこだっけ？」と探しに行く場所を思い出してみましょう。

AIに手伝ってもらうと、自分では見落としがちな場所も気づけます。以下のプロンプト（＝AIへの指示文）をコピーして、ChatGPT や Claude に貼り付けてください。

私の会社では以下のツールを使っています。
- Slack（チャット）
- Google Drive（ファイル共有）
- Notion（社内Wiki）
- メール

これらのツールに散らばっている「社内知識」の情報源を、カテゴリ別に整理したいです。
上記以外にも、一般的な会社でよく見落とされる情報源があれば追加してください。
箇条書きで一覧にしてください。

ポイント: 自分の会社で実際に使っているツール名に書き換えてから貼り付けると、より的確な回答が返ってきます。

良い例：

• 「Slack」「Google Drive」「Notion」のように、実際に使っているツール名を具体的に書く
• 「メールの署名テンプレートも知識に含まれますか？」のように追加で質問する

悪い例：

• 「ツールを使っています」だけで具体名を書かない → AIが一般論しか返せない
• 一度に全部完璧にしようとして 20 個以上のツールを列挙する → 整理が大変になる

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AIが返してくれたリストをもとに、テキストエディタやスプレッドシートで以下の3列の表を作ります。

もし項目の分け方に迷ったら、AIにこう聞いてみましょう。

以下の情報源リストを「よく参照するもの」「たまに参照するもの」「ほぼ参照しないもの」の3段階に分けてください。

（ステップ1で作ったリストを貼り付ける）

この優先度づけをしておくと、あとで「どの知識から整備するか」を決めるときに役立ちます。

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一覧表がだいたい完成したら、もう一度AIに確認してもらいましょう。

以下は私が整理した社内知識の情報源一覧です。
抜け漏れや、追加したほうが良いカテゴリがあれば指摘してください。

（作成した一覧表を貼り付ける）

AIが「こんな情報源も考えられます」と提案してくれたら、自社に当てはまるものだけ追加してください。すべてを採用する必要はありません。

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以下の3つを満たしていれば、このAtomは完了です。

• 社内の情報源が 5件以上 一覧表に載っている
• 各情報源に「置き場所」と「主な内容」が書かれている
• 一覧表をAIにレビューしてもらい、大きな抜け漏れがないことを確認した

完成した一覧表は、Googleドキュメントやメモ帳に保存しておきましょう。この一覧が、今後ノーコードツールやAIで社内ナレッジベースを作るときの土台になります。

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「情報源が多すぎて整理しきれない」

→ まずは自分のチームに関係するものだけに絞りましょう。全社の情報を一度にまとめようとすると終わりません。5〜10件で十分です。

「AIの回答が自社に合っていない」

→ プロンプトに会社の業種や規模を追加してみてください。「従業員30人のWeb制作会社です」のように書くだけで、回答の精度が上がります。

「そもそもどこに何があるかわからない」

→ それこそがこのAtomの出発点です。まずは「確実に知っている場所」だけリストアップして、AIに「他にありそうな場所」を聞いてみましょう。完璧でなくてOKです。

「一覧表のフォーマットに迷う」

→ 3列の表（名前・置き場所・内容）から始めれば十分です。凝ったフォーマットは後から改良できます。