利用部門への展開計画を作る

自分で作ったツールやしくみを、チームや他部署の人にも使ってもらいたい——でも「どう説明すればいいの？」「誰から始める？」と悩んだ経験はありませんか？

この Atom では、AI チャット（ChatGPT や Claude など）に相談しながら、**社内ツールを他の部門に広げるための「展開計画書」**を 15 分で作ります。料理のレシピを人に渡すとき、材料リストと手順書があれば誰でも再現できるのと同じで、展開計画書があればツールの導入もスムーズに進みます。

• AI チャットツール（ChatGPT・Claude・Cursor のいずれか）を開ける状態にしておく
• 展開したいツールやしくみが 1 つ決まっている（まだ作っていなくても「こんなものを広めたい」というアイデアでOK）

まず、「誰に」「なぜ」届けるのかをはっきりさせます。AI に以下のようなプロンプト（＝AI への指示文）を送ってみましょう。

AI に送るプロンプト例：

私は社内で〇〇ツールを作りました。
これを他部署にも展開したいです。
以下の観点で整理を手伝ってください。
- 展開先の部署名と人数
- 現在その部署が抱えている課題
- このツールで解決できること
- 展開することで期待できる効果（時間短縮・ミス削減など）

AI が返してくれた内容を、そのままメモ帳やドキュメントに貼り付けて保存しましょう。

良い例：

展開先：経理部（5名）。月次の請求書チェックに毎月 8 時間かかっている。自動チェックツールを使えば 2 時間に短縮できる見込み。

悪い例：

展開先：社内全体。みんなに使ってほしい。

悪い例のように対象が曖昧だと、計画が具体化しません。まずは 1 部署に絞るのがコツです。

次に、具体的なスケジュールを AI と一緒に組み立てます。

AI に送るプロンプト例：

以下の条件で、社内ツール展開のスケジュール案を作ってください。
- 展開先：経理部（5名）
- ツール内容：請求書自動チェックツール
- 期間：2週間
- 含めてほしい項目：
  - 事前説明会の日程
  - テスト利用期間
  - 本格導入日
  - フォローアップ面談
表形式で出力してください。

AI が表形式で返してくれたら、内容を確認して自分の会社の事情に合わせて調整します。

新しいツールを紹介すると、かならず質問が出ます。よくある質問を先に用意しておくと安心です。

AI に送るプロンプト例：

社内ツールを他部署に展開するとき、利用者からよく出る質問と、
その回答例を5つ作ってください。
ツール内容：請求書自動チェックツール
対象者：ITに詳しくない経理部のスタッフ

AI が出してくれた Q&A を「よくある質問」シートとしてまとめておきましょう。

ここまでの材料を使って、最終的な計画書を AI にまとめてもらいます。

AI に送るプロンプト例：

以下の情報をもとに、「社内ツール展開計画書」を Markdown 形式で作ってください。
見出しは以下の構成にしてください：
1. 展開の目的
2. 対象部署と課題
3. ツールの概要と効果
4. スケジュール
5. よくある質問
6. 成功の基準（KPI）

[ステップ1〜3で作った内容をここに貼り付ける]

以下の 3 つがそろっていれば、この Atom は完了です。

• 展開計画書（Markdown ドキュメント）が 1 枚できている
• スケジュール表が含まれていて、日付が入っている
• 展開先のキーパーソンに見せて「これなら進められそう」というフィードバックを 1 件もらった

計画書のスクリーンショットを撮って保存しておきましょう。これがあなたの成果物になります。