会議のアクションアイテムをAIで抽出してタスク管理ツールに連携する

会議が終わったあと、「そういえば誰が何をやることになったっけ？」と迷った経験はありませんか？このレッスンを終えると、会議のメモをAIに渡すだけで、やるべきこと（アクションアイテム）をきれいにリストアップし、タスク管理ツールにまとめられるようになります。

レストランで注文をとる場面を思い浮かべてください。お客さんの注文を頭だけで覚えようとすると、混雑した日には抜け漏れが出ますよね。注文伝票にメモして厨房に渡せば間違いがなくなります。AIは「散らばった会話を注文伝票に整理する係」だと思ってください。

このレッスンに進む前に、以下を用意してください。

• AIチャットツールのアカウント（いずれか1つでOKです）
  • ChatGPT（https://chat.openai.com）— 無料版で十分です
  • Claude（https://claude.ai）— 無料版で十分です
  • どちらも使ったことがなければ、ChatGPTがおすすめです
• 会議のメモ（手書きでも、音声書き起こしでもOKです）— なければこのあと練習用サンプルを用意しています
• タスク管理ツールのアカウント — Notion（＝ノートとタスクをまとめて管理できるWebツール）、Todoist（＝シンプルなタスク管理アプリ）、Google Tasksなど、普段使いのもので大丈夫です

💡 タスク管理ツールを使ったことがない場合は、Google Tasks（Gmailと連動している無料のタスク管理機能）をおすすめします。Googleアカウントがあればすぐに使えます。

やることはたったの3ステップです。

1. 会議のメモを用意する（2分）
2. AIに「アクションアイテムを抽出して」と指示する（5分）
3. 出てきた結果をタスク管理ツールに貼り付ける（5分）

それでは、1つずつやっていきましょう。

まずは練習用の会議メモを用意しましょう。以下のサンプルをそのままコピーして使ってください。

【企画ミーティング 2024年6月15日】

参加者：田中、佐藤、鈴木

議題：新商品のプロモーション施策について

・SNSキャンペーンの企画を田中さんが6月20日までにまとめる
・競合調査の結果を佐藤さんが次回ミーティングまでに共有する
・鈴木さんは予算の再試算をお願いされた、期限は6月22日
・バナーデザインの方向性は来週改めて相談する（担当未定）
・次回ミーティングは6月25日の10時から

もちろん、あなた自身の実際の会議メモを使ってもOKです。

良い例：「田中さんが6月20日までにまとめる」のように、誰が・何を・いつまでにが含まれているメモ 悪い例：「SNSの話をした」だけでは、誰が何をするのかが分からず、AIも正しく抽出できません

ChatGPT（またはClaude）を開いて、以下のプロンプト（＝AIへの指示文）をそのまま貼り付けて送信してください。

基本のプロンプト

以下の会議メモから、アクションアイテム（誰が・何を・いつまでにやるか）を
表形式で抽出してください。

ルール：
- 「担当者」「タスク内容」「期限」「優先度（高/中/低）」の4列でまとめる
- 期限が不明な場合は「要確認」とする
- 担当者が未定の場合は「未定」とする
- アクションアイテムではない情報（議題、次回日程など）は含めない
- 優先度は期限が近いものを「高」とする

【会議メモ】
（ここに先ほどの会議メモを貼り付ける）

送信すると、AIが次のような表を返してくれます。

結果がイマイチだったときの追加プロンプト

AIの出力が期待通りでないこともあります。そんなときは、追加で指示を出しましょう。

タスクが足りない場合：

「バナーデザインの方向性を相談する」もタスクに含めてください。
担当者が不明なら「未定」としてください。

表が見づらい場合：

箇条書き形式で出力し直してください。
各項目は「- 【担当者】タスク内容（期限）」の形にしてください。

Todoistなど特定ツール向けに整形したい場合：

このアクションアイテムを、Todoistにコピーしやすいように
1行1タスクの箇条書きに変換してください。
各行は「タスク内容 @担当者 期限:YYYY-MM-DD」の形式にしてください。

💡 AIへの指示のコツ：最初のプロンプトで完璧な結果が出なくても大丈夫です。「〇〇を直して」「△△の形式にして」と会話を重ねれば、AIが調整してくれます。料理の味見をして「もう少し塩を」と伝えるようなものです。

良い例：「表形式で」「4列で」「含めないでください」のように、出力形式と除外条件を具体的に書く 悪い例：「アクションアイテムを教えて」とだけ書くと、AIが自由な形式で出力してしまい、ツールに転記しづらくなります

AIが出した結果をコピーして、あなたのタスク管理ツールに登録します。

Notionを使う場合

1. Notionを開き、新しいページを作る
2. ページ内で「/table」と入力し、「テーブル - インライン」を選ぶ（表の枠が現れます）
3. 列名を「担当者」「タスク内容」「期限」「優先度」に変更する
4. AIの結果を見ながら、各行にタスクを入力する

💡 Notionでは、AIの表をそのまま貼り付けると自動でテーブルに変換してくれることがあります。まずは貼り付けてみて、うまくいかなければ手入力しましょう。

Google Tasksを使う場合

1. Gmailを開き、右側の「Tasks」アイコン（チェックマーク）をクリックする
2. 「タスクを追加」をクリックする
3. タスク名にAIが出した「タスク内容」を入力する
4. 鉛筆アイコンをクリックして期限を設定する
5. 残りのタスクも同じ手順で追加する

Todoistを使う場合

1. Todoistを開き、「タスクを追加」をクリックする
2. タスク名を入力する
3. 「期限」をクリックして日付を選ぶ
4. 「優先度」フラグを設定する（赤＝高、黄＝中、青＝低）
5. 残りのタスクも同じ手順で追加する

💡 最初は手動で1つずつ登録するのが確実です。慣れてきたら、Zapier（＝複数のWebサービスを自動でつなぐツール）やMake（＝同じく自動化ツール）を使ってAIの出力を自動登録する方法もあります。それは別のレッスンで扱います。

登録が終わったら、以下の4点をチェックしてください。

• 会議メモに出てきた全員のタスクがツールに登録されているか
• 期限が正しく設定されているか（「次回ミーティング」のような曖昧な期限も日付に直したか）
• 担当者未定のタスクも「要確認」として登録されているか
• アクションアイテムではない情報（議題・次回日程など）が混じっていないか

もし漏れや間違いがあれば、AIに「〇〇さんのタスクが抜けています。もう一度見直してください」と指示すれば修正してくれます。

あなたはこのレッスンで以下の3つを体験しました。

1. 会議メモを用意する — 「誰が・何を・いつまでに」が入ったメモを準備した
2. AIにプロンプトを送ってアクションアイテムを抽出する — 表形式で整理された結果を受け取った
3. 結果をタスク管理ツールに登録する — 実際にツール上でタスクとして管理できる状態にした

このワークフローを使えば、会議のたびに「誰が何をやるか」を見落とすことがなくなります。最初のうちは1回の会議につき5分もかかりませんし、慣れれば2〜3分で完了できるようになります。

次のステップとして、以下にも挑戦してみてください。

• 実際の会議メモでこのワークフローを試してみる
• プロンプトを自分の仕事に合わせてカスタマイズしてみる（例：「カテゴリ」列を追加するなど）
• 同僚にもこの方法を共有して、チームの会議運営を効率化する