自動化ポートフォリオを棚卸しして次の一手を決める

これまで AI やツールを使って自動化したことを一度ぜんぶ並べてみませんか？ 冷蔵庫の中身を確認するように、「何があるか」がわかると「次に何を作ろう」がスッと決まります。このレッスンでは、あなたの自動化の棚卸しリストを作り、いちばん効果が大きかった自動化を見つけ、次の15分でできる小さな一手を決めるところまで進めます。

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まず、あなたがこれまでに試した自動化をぜんぶ書き出します。「自動化」と言っても大げさなものでなくて大丈夫です。メールのテンプレートを作った、Excel の関数を入れた、ChatGPT に下書きを頼んだ――そういった小さなものもすべて含めましょう。

AI に手伝ってもらうプロンプト例

ChatGPT や Claude に次のように聞いてみてください。

私はふだんの仕事で以下のことをしています：[ここに日常業務を3つほど書く]。 これまでにやった自動化や効率化を思い出す手がかりになる質問を5つ出してください。

AI が出してくれた質問に答えるだけで、忘れていた自動化まで思い出せます。

書き出すときのフォーマット

以下のような箇条書きで十分です。

- やったこと: 週報メールの定型あいさつをテンプレート化した
  使ったツール: Gmail テンプレート
  効果: 毎週5分 → 1分に短縮
  満足度: ★★★☆☆

良い例:

• 「週報メールの定型あいさつをテンプレート化した／Gmail テンプレート／毎週5分→1分」
• 「請求書の金額チェックを Excel 関数で自動計算にした／Excel SUM・IF／月末2時間→30分」

悪い例:

• 「メールを効率化した」（何を、どう変えたかがわからない）
• 「いろいろ自動化した」（具体性がなく振り返りに使えない）

5件以上あればベストですが、2〜3件でもまったく問題ありません。

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書き出したリストを眺めて、いちばんインパクトが大きかったものを1つ選びます。「インパクト」の基準は次のどれかで OK です。

• 時間の節約量が大きい（週30分以上減った、など）
• ミスが減った（手作業の転記ミスがゼロになった、など）
• 気持ちがラクになった（毎回めんどうだった作業がワンクリックになった、など）

AI に分析を手伝ってもらうプロンプト例

リストをそのまま AI に貼り付けて聞いてみましょう。

以下は私がこれまでにやった自動化のリストです。 [ここにリストを貼る] いちばん効果が大きそうなものを1つ選んで、理由を教えてください。 また、まだ手付かずで効果が大きそうな業務があれば提案してください。

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最後に、「次の15分でできる小さな自動化アクション」を1つ決めます。ポイントは小さく始めることです。

選び方のコツ

1. リストの中で「満足度が低いもの」や「まだ改善できそうなもの」を探す
2. または、AI が提案してくれた「まだ手付かずの業務」の中から1つ選ぶ
3. 「15分で終わるサイズ」に切り分ける

良い例:

• 「会議メモの箇条書きフォーマットだけ先にテンプレート化する」（15分で終わる）
• 「ChatGPT に議事録の要約プロンプトを1つ作って試す」（15分で終わる）

悪い例:

• 「業務全体を自動化する」（大きすぎて始められない）
• 「新しいツールを導入する」（調査だけで15分を超える）

AI に相談するプロンプト例

私は次に「[選んだ業務]」を少しだけ自動化したいです。 15分以内で試せる、いちばん小さな最初の一歩を教えてください。 使えるツールは ChatGPT、Google スプレッドシート、Gmail です。

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以下の3つが揃っていれば、このレッスンは完了です。

• 棚卸しリストがある（最低2件以上の自動化が書き出されている）
• いちばん効果が大きかった自動化を1つ特定できている
• 次の15分でやることが1つ決まっていて、具体的な手順がイメージできる

完成した棚卸しリストのスクリーンショットを撮っておくと、あなたの成長記録になります。

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