差し込み印刷的な大量文書をAIで一括生成する

あなたはこれまで、お客様へのお礼メールや案内状など、同じような文書を何十通も手書きで書いた経験はないでしょうか。「名前と会社名だけ違うのに、1通ずつコピーして書き直して…」という作業は、地味に時間を食います。

このレッスンを終えると、AI（＝人工知能とおしゃべりできるツール）を使って、名前や内容が少しずつ違う文書を一気に作れるようになります。

料理にたとえると、「カレーのレシピ」と「食材リスト」があれば、あとは鍋に放り込むだけで何人分も一気に作れる――そんな感覚です。AIがあなたの代わりに「レシピ通りに盛り付け」まで済ませてくれます。

所要時間の目安： 15分以内で完了できます。

• ChatGPT（＝OpenAI社が提供するAIチャットツール）または Claude（＝Anthropic社のAIチャットツール）のアカウント
• Googleスプレッドシート（＝Googleが無料で提供する表計算ソフト）または Excel（＝Microsoftの表計算ソフト）

どちらも無料で始められます。すでに使ったことがある方は、そのままお使いください。

1. データを用意する

まず、文書に入れたい「行ごとに変わる部分」を表にまとめます。たとえば、お礼メールなら「氏名」「会社名」「前回の打ち合わせ内容」の3列です。

良い例：

→ 列が分かれているので、AIが「氏名」と「会社名」を正しく区別できます。

悪い例：

→ 1つのセルに全部詰め込むと、AIがどこが名前でどこが会社名か分かりません。

ポイント： 表の1行目（ヘッダー行）は必ず日本語で書きましょう。「name」「company」のように英語にすると、AIが列の意味を取り違えることがあります。

2. テンプレートの指示を考える

次に「ベースになる文面」のイメージをAIに伝えます。これが料理でいうレシピにあたります。

良い例：

宛先の「氏名」を冒頭に置き、「前回の打ち合わせ内容」に触れたお礼を書き、次回の提案を簡潔に添えるビジネスメールを作ってください。敬語を使い、200文字以内にしてください。

→ 何をどこに入れるか、文体、文字数が明確です。

悪い例：

いい感じのメールを書いて。

→ 具体的な指示がないと、AIも何を出力してよいか分かりません。

3. AIに一括生成を頼む

ChatGPTまたはClaudeを開き、次のプロンプト（＝AIへの指示文）をそのままコピーして貼り付けます。

プロンプト例（コピーしてそのまま使えます）：

以下の表データを使って、1行につき1通のお礼メールを作成してください。
それぞれの「氏名」「会社名」「前回の打ち合わせ内容」を文面に組み込んでください。
メールは丁寧なビジネス調で、200文字以内にしてください。
各メールの区切りには「---」を入れてください。

| 氏名 | 会社名 | 前回の打ち合わせ内容 |
|---|---|---|
| 山田太郎 | ABC商事 | 新商品の提案 |
| 鈴木花子 | XYZ ltd. | 契約更新の相談 |
| 佐藤一郎 | DEFデザイン | ロゴ制作の見積もり |

何をしているか： 表のデータとテンプレートの指示を同時にAIに渡して、全員分のメールを一気に書かせています。

うまくいかないとき： AIが1通しか返さない場合は、「残り全員分もお願いします」と追加で送ってみてください。

4. 応用する — 件数を増やしてみる

3件でうまくいったら、次は実際の業務データで試しましょう。5〜10件のデータを表に追加して、同じプロンプトを使います。

応用プロンプト例（データが多いとき）：

以下の表データを使って、1行につき1通のお礼メールを作成してください。
全部で10通あります。すべて出力してください。途中で止まったら続きを出力してください。
それぞれの「氏名」「会社名」「前回の打ち合わせ内容」を文面に組み込んでください。
メールは丁寧なビジネス調で、200文字以内にしてください。

（ここに表を貼り付け）

ポイント： 件数が多い場合は「すべて出力してください」「途中で止まったら続きを出力してください」と明記すると、AIが途中で省略しにくくなります。

5. 結果を確認する

AIから返ってきた文面を確認しましょう。次の3つのチェックポイントを順番に見ていきます。

チェックリスト：

• 名前が正しいか ― AIが勝手に別の名前に書き換えていないか
• 会社名が正しいか ― 特に英字のつづり（「XYZ ltd.」が「XYZ Ltd」になっていないか等）に注意
• 内容が不自然でないか ― AIが事実と違うことをでっち上げていないか（「先日はゴルフで…」など、表にない情報を足していないか）
• 件数が合っているか ― 表の行数ぶんだけメールが生成されているか

大事なこと： AIはとても賢いですが、ときどきもっともらしい嘘をつきます（これを「ハルシネーション」と呼びます）。必ず最後はあなたの目で確認してください。

以下がすべてOKなら、このレッスンは完了です。

1. 表データを3行以上用意できた
2. AIに一括生成のプロンプトを送り、全員分の文書が返ってきた
3. 返ってきた文書の名前・会社名・内容が正しいことを確認した
4. 生成結果のスクリーンショットを1枚撮った（これが成果物になります）

スクリーンショットの撮り方：Windowsは Win + Shift + S、Macは Cmd + Shift + 4 で画面の一部を保存できます。

このレッスンでは、スプレッドシートのデータとAIを組み合わせて、差し込み印刷のような一括文書生成を体験しました。

覚えておきたいポイントは3つです：

1. データは列を分けて整理する（レシピの材料をきちんと計量するのと同じ）
2. プロンプトには「何を」「どう」「何件」を明記する
3. 最後は必ず自分の目で確認する

たった数分で数十通の個別文書が作れるようになりました。次は、見積書や請求書など、別の種類の文書でも同じ方法を試してみましょう。