日報・週報をAIで半自動作成する

日報や週報、毎回書くのに時間がかかっていませんか？ 「今日何やったっけ…」と思い出すだけで10分、文章を整えるのにさらに10分——そんな経験がある方に、AIチャットツールを使って「箇条書きメモ」から「提出できる日報」を数分で仕上げる方法をお伝えします。

このレッスンが終わるころには、15分以内に日報1通を完成させる流れが身についています。

日報作成は、毎日のお料理に似ています。

1. 冷蔵庫の中身を確認する → その日やったことをメモする
2. レシピを選ぶ → 会社のフォーマットを用意する
3. 材料とレシピを助手に渡す → AIにメモとフォーマットを渡す
4. 仕上がりを味見して調整する → AIの出力を確認・修正する

AIは「材料とレシピを渡せば、そのとおりに料理してくれる助手」のような存在です。ただし味見（＝内容の確認）は必ずあなた自身が行います。

始める前に、以下の3つを手元に用意してください。

ポイント: メモは完璧でなくてOKです。「何をやったか」が箇条書きになっていれば、AIがきちんとした文章に整えてくれます。

ここが一番大事なステップです。AIに渡す指示文を「プロンプト」と呼びます。

良いプロンプトには 3つの要素 が入っています。

1. 役割 — AIに「あなたは○○のアシスタントです」と伝える
2. フォーマット — どんな形に仕上げてほしいかを見本で示す
3. 元ネタ — その日やったことのメモをそのまま貼り付ける

良い例

あなたは日報作成のアシスタントです。
以下のメモを、次のフォーマットに整形してください。
文体はです・ます調で、簡潔にまとめてください。

【フォーマット】

• （作業ごとに箇条書き）

• （1〜2文で）

• （箇条書き）

【メモ】

• 午前: 顧客Aとのオンライン会議。要件を確認した
• 午後: 提案書の第2稿を完成させた
• 気になったこと: 顧客Aから新機能の要望があった

> **なぜ良いのか**: 役割・フォーマット・元ネタの3点セットが揃っているので、AIは「何を」「どんな形で」書けばよいかを正確に理解できます。

### 悪い例

```text
日報を書いて。やったことは会議と資料作成。

なぜ悪いのか: フォーマットも詳細メモもないので、AIはどんな形式で・どの程度詳しく書けばいいか分かりません。結果として使いものにならない文章が返ってきます。

指示文ができたら、AIに渡しましょう。

手順（どのAIツールでも共通）

1. AIチャットツールの入力欄をクリックする
2. 作成した指示文をそのままコピー＆ペーストする
3. Enter キー（またはSendボタン）を押して送信する
4. 数秒〜十数秒で整形された日報が返ってくる

ChatGPTの場合: chatgpt.com にアクセス → 画面下部の入力欄にペースト → Enter で送信

Claudeの場合: claude.ai にアクセス → 画面下部の入力欄にペースト → Enter で送信

Geminiの場合: gemini.google.com にアクセス → 入力欄にペースト → Enter で送信

AIが出した文章をそのまま提出しないのが鉄則です。必ず自分の目で確認しましょう。

確認チェックリスト

• 事実関係: 書いてある内容は本当に自分がやったことか？
• フォーマット: 会社の日報フォーマットに合っているか？
• 表現: 誤解を招く書き方がないか？ 上司が読んで違和感がないか？
• 追加情報: AIが知らない社内事情（人名・部署名・数値）は自分で補ったか？

ハルシネーション（＝AIがもっともらしい嘘をつくこと）に注意: AIは与えられたメモを膨らませるとき、実際にはなかった内容をそれらしく書くことがあります。特に具体的な数字や固有名詞は要チェックです。

修正が必要なら、直接テキストを書き換えるか、AIに「○○の部分を△△に修正して」と追加で指示してください。

修正指示の例

ありがとうございます。以下を修正してください。
- 「チームミーティング」→「顧客Aとの要件確認会議」に変更
- 所感を「新機能の要望を持ち帰り、来週提案にまとめる」に差し替え

日報と同じ方法で週報も作れます。違いは 「1週間分のメモ」をまとめて渡す ことだけです。

あなたは週報作成のアシスタントです。
以下の1週間のメモを、週報フォーマットに整形してください。

【フォーマット】

本文は準備中です。

本文は準備中です。

本文は準備中です。

【メモ】

• 月曜: 顧客Aとのキックオフ会議
• 火曜: 要件定義書のドラフト作成
• 水曜: チーム内レビュー、フィードバック反映
• 木曜: 顧客Bへの提案資料修正
• 金曜: 週次定例、進捗報告

> **コツ**: 毎日の日報をテキストファイルやメモアプリに保存しておくと、週報を作るときに「1週間分のメモ」がすぐ揃います。

以下のすべてにチェックがつけば、このレッスンは完了です。

• AIに「役割・フォーマット・元ネタ」の3点セットを含む指示文を渡せた
• 出力された日報を自分の目で確認し、事実と違う箇所を修正した
• 15分以内に日報1通を完成できた
• 完成した日報のスクリーンショットを保存した（証拠として記録）

おつかれさまでした！一度この流れに慣れると、明日からの日報作成が驚くほどラクになります。毎日繰り返すうちに、プロンプトの書き方もどんどん上手になっていきますよ。