受信メールへの返信ドラフトをAIに作らせる

毎日届くメールに返事を書くのは、料理でいう「毎日の献立を考える」ようなものです。メニューを考える時間が一番大変だったりしませんか？ この Atom では、AI という「頼れるアシスタント」に献立（＝返信のたたき台）を作ってもらう方法を身につけます。あなたは最後に味を整えるだけでOKです。

上の図のように、メールの返信作成は「コピー → AIに渡す → 確認・修正 → 送信」のたった4ステップです。

次の2つを手元に用意してください。

• AIチャットツール（＝ブラウザ上でAIと対話できるサービス）: ChatGPT、Claude、Copilot など、無料版で構いません。ブラウザで開いておきます
• 返信したい受信メール: メールアプリで該当のメールを開いておきます

どのAIチャットツールでもOK: ChatGPT でも Claude でも Microsoft Copilot でも、手順はほぼ同じです。この Atom では ChatGPT の画面を例に進めますが、お好きなツールをお使いください。

ステップ1: メールをコピーする

返信したいメールの本文をすべて選択して、コピー（＝複製）します。

• Windows: Ctrl + A（全選択）→ Ctrl + C（コピー）
• Mac: Cmd + A（全選択）→ Cmd + C（コピー）

ステップ2: AIに「注文」を出す

AIチャットツールの入力欄に、次のような指示（プロンプト＝AIへの注文文）を貼り付けて送信します。

基本のプロンプト（そのままコピペしてください）:

以下のメールに対する返信のドラフトを日本のビジネスメール形式で作成してください。
丁寧語を使い、200字程度でまとめてください。

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[ここにコピーしたメール本文を貼り付け]

「何をしているか」: メール本文と「こう返信して」という指示をセットでAIに渡しています。料理でたとえると、食材（メール本文）とレシピの指定（ビジネスメール形式で、200字程度で）を一緒に渡しているイメージです。

場面別プロンプトの使い分け

メールの相手や内容によって、プロンプトを少しだけ変えると仕上がりがぐっと良くなります。

取引先への丁寧な返信:

以下のメールに対する返信を、取引先向けの丁寧なビジネスメール形式で作成してください。
「いつもお世話になっております」から始め、結びの挨拶も入れてください。

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[メール本文]

社内の同僚へのカジュアルな返信:

以下のメールに対する返信を、社内の同僚向けのやや砕けた文体で作成してください。
「お疲れさまです」から始めてください。敬語は使いつつ、堅すぎない文体でお願いします。

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[メール本文]

日程調整の返信:

以下の日程調整メールに対して、第2候補の日時で承諾する返信を作成してください。
ビジネスメール形式でお願いします。

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[メール本文]

AIが返信案を返してくれます。ここで大切なのは 丸ごと使わず、必ず自分の目で確認する ことです。AIは「もっともらしい文章」を作るのが得意ですが、事実確認は苦手です。

確認の3ポイント

良い例: AIの案を読んで、日付が元メールと合っているか確認し、「来週の火曜日に伺います」を「来週火曜（4/21）に伺います」と具体的な日付に修正してから送信する。

悪い例: AIの案をまったく読まずにそのままコピーして送信する。→ 間違った日程で返信してしまうリスクがあります。

AIに修正を頼むコツ

AIの出力がいまいちだったとき、最初からやり直す必要はありません。続けて修正を頼めます。

もう少し短くしてください。3行以内でまとめてください。

敬語がかたすぎます。「お疲れさまです」で始まるくらいの文体にしてください。

「来週中にご回答します」という一文を追加してください。

ポイント: AIへの追加指示は「短く・具体的に」がコツです。「もっと良くして」のような漠然とした指示より、「3行以内にして」「〜という一文を追加して」のように具体的に伝えましょう。

1. AIの返信案のうち、使う部分を選択してコピーします
2. メールアプリの「返信」ボタンを押して返信画面を開きます
3. 返信画面に貼り付けます
4. 以下を最終確認します:
   • 宛先: 返信先が正しいか（全員返信になっていないか）
   • 件名: 「Re:」が付いた元の件名のままか
   • 署名（＝メールの末尾の氏名・連絡先）: 入っているか
5. 送信します

以下の3つすべてに ✅ が付けば、この Atom は完了です。

• ✅ AIに受信メールを渡して、返信ドラフトを生成できた
• ✅ AIの出力を確認し、事実関係（日付・金額・人名）が元メールと一致していることを確かめた
• ✅ 確認・修正済みの返信を実際にメールアプリから送信できた

所要時間の目安: 10〜15分（初回）/ 5分以内（2回目以降）