定型メールのテンプレートをAIで量産する

お仕事で「お礼メール」「日程調整メール」「お断りメール」など、同じようなメールを何度も書いていませんか？ 毎回ゼロから考えるのは、料理のたびにレシピを一から調べ直すようなもの。一度テンプレート（＝ひな形）を作っておけば、あとは少し手直しするだけで済みます。

この Atom では、AIチャット（ChatGPT や Claude など）に「こういうメールのひな形を作って」とお願いして、よく使うメールのテンプレートを一気に5種類つくります。所要時間は約15分です。

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• AIチャットツールを開いておく（ChatGPT、Claude、どちらでもOK）
• テキストエディタ（メモ帳やGoogleドキュメントなど）を開いておく
• 自分がよく送るメールの種類を3〜5個、頭に思い浮かべておく

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まず、あなたが日常的に送っているメールを書き出してみましょう。たとえば：

• 打ち合わせのお礼メール
• 日程調整の依頼メール
• 資料送付の連絡メール
• お断り・辞退のメール
• 催促・リマインドメール

5種類くらい挙がれば十分です。思いつかない場合は、送信済みフォルダを見返すとヒントが見つかります。

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AIチャットに、次のようなプロンプト（＝AIへのお願い文）を送ります。コピーしてそのまま貼り付けてOKです。

プロンプト例（1通目）

以下の条件でビジネスメールのテンプレートを作ってください。

■ 種類：打ち合わせ後のお礼メール
■ 宛先：社外のお客様
■ トーン：丁寧・フォーマル
■ 長さ：5〜8行程度
■ 差し替え箇所は【　】で囲んでください（例：【相手の名前】）

AIが返してくれたテンプレートを確認しましょう。「もう少しカジュアルにして」「署名欄も付けて」など、追加のお願いを送ると微調整できます。

プロンプト例（まとめて量産）

1通ずつ作るのが面倒なら、まとめてお願いすることもできます。

以下5種類のビジネスメールテンプレートを一度に作ってください。
それぞれ5〜8行程度、差し替え箇所は【　】で囲んでください。

1. 打ち合わせ後のお礼メール（社外・丁寧）
2. 日程調整の依頼メール（社外・丁寧）
3. 資料送付の連絡メール（社内・ややカジュアル）
4. お断りメール（社外・丁寧）
5. 催促・リマインドメール（社内・ややカジュアル）

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AIが出してくれたテンプレートは「8割完成」くらいの感覚で見てください。以下の観点でチェックします。

良い例

• 差し替え箇所が【　】で明確に囲まれている
• 自分の会社・部署の雰囲気に合っている
• 短すぎず、長すぎない

悪い例

• 差し替え箇所があいまい（「名前」とだけ書いてあり、相手か自分かわからない）
• 自社では使わない表現が入っている（「拝啓」「敬具」が不要な文化なのに入っている、など）
• 1通が20行を超えている（長すぎて読まれない）

気になる点があれば、AIに「ここをこう直して」と伝えましょう。

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できあがったテンプレートを、いつでも使える場所に保存します。

1. AIの回答をコピーする
2. テキストエディタ（メモ帳、Googleドキュメント、Notionなど）に貼り付ける
3. ファイル名を「メールテンプレート集」などわかりやすい名前にして保存する

ポイント：テンプレートごとに見出し（「■ お礼メール」など）を付けておくと、後から探しやすくなります。

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以下の3つを満たしていれば、この Atom は完了です。

• 5種類以上のメールテンプレートが手元にある
• 各テンプレートの差し替え箇所が【　】で明示されている
• テンプレート集を保存して、いつでも開ける状態になっている

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Q. AIが長すぎるメールを返してくる → プロンプトに「5行以内で」と文字数・行数の指定を追加してみてください。

Q. テンプレートの言い回しがしっくりこない → 「もっとフランクに」「もっと堅めに」とトーンの調整をAIにお願いできます。実際に自分が過去に送ったメールを貼り付けて「この文体に合わせて」と頼むのも効果的です。

Q. 差し替え箇所がどこかわからない → 「差し替え箇所を【　】で囲んで」と改めてお願いしましょう。AIは指示を忘れることがあるので、遠慮なくもう一度伝えてOKです。

Q. 社内ルールに合わない表現がある → 「うちの会社では『お世話になっております』の代わりに『いつもありがとうございます』を使います」のように具体的に伝えると、AIが学習して修正してくれます。