自動化の費用対効果をざっくり計算する

「これ、自動化した方がいいのかな？」と思ったとき、感覚だけで決めるのではなく、数字でざっくり判断できるようになります。

たとえば、毎日15分かかるデータ入力があるとします。これを自動化するのに最初の準備で2時間かかる場合、「何日で元が取れるか」を計算できれば、やるべきかどうか自信を持って決められます。

料理で例えると、毎回包丁でみじん切りにする作業と、フードプロセッサーを買うのとどちらが得か――そんな判断を数字でできるようになるイメージです。

このレッスンに特別な前提はありません。表計算ソフト（＝Google スプレッドシートや Excel などの計算表を作るソフト）が使えれば大丈夫です。

まずは「いまどれくらい時間をかけているか」を数えます。

1. 対象となる繰り返し作業を1つ選ぶ
2. 1回あたりの所要時間（分）を測る
3. 1ヶ月に何回やるかを数える

良い例: 「毎朝、売上データを3つのシートに手でコピペしている。1回15分、月20回」

悪い例: 「なんかデータ入力してる」← 具体的な頻度と時間が分からない

これで「月あたりの手動コスト（分）」が出ます。上の例なら 15分 × 20回 ＝ 300分/月 です。

AIに手伝ってもらう：作業の洗い出し

「どの作業を選べばいいか分からない」というときは、AIチャット（ChatGPT や Claude など）に聞いてみましょう。次のようなプロンプト（＝AIへの指示文）をコピペして使えます。

プロンプト例

私は営業事務をしています。毎日やっている繰り返し作業を洗い出したいです。 以下は私の1日の流れです： ・朝：メールを確認して内容を社内チャットに転記する ・午前：受注データをExcelに入力する ・午後：請求書のPDFを作成してメール送信する ・夕方：日報を書く

これらのうち、自動化しやすいものを「所要時間の目安」「頻度」付きで3つ挙げてください。

AIが出してくれたリストをもとに、一番時間がかかっているものを1つ選びましょう。

次に「自動化するために最初にどれくらい時間がかかりそうか」を見積もります。

AIツールを使う場合、次のような時間を考えます:

• AIに指示を出して試行錯誤する時間
• 動作確認と微調整の時間
• 初回は手順に慣れる時間も含む

ざっくりでOKです。普段の作業の難易度に応じて、次の目安を参考にしてください:

良い例: 「シート間のコピペだから、AIツールで30分程度で設定できそう」

悪い例: 「AIなら一瞬で終わるはず」← 準備時間を過小評価しがちです

AIに手伝ってもらう：準備コストの見積もり

見積もりに自信がないときは、AIに壁打ち相手になってもらいましょう。

プロンプト例

次の作業を自動化したいと考えています。準備にどのくらい時間がかかりそうか、ざっくり見積もりを出してください。

【作業内容】毎朝、3つの取引先から届くメールの添付Excelを開き、売上数字を1つの集計シートにコピペしている 【頻度】毎日、1回15分 【使えるツール】Google スプレッドシート、Gmail

自動化の方法（簡単な順に3案まで）と、それぞれの準備時間の目安を教えてください。

準備コストと手動コストが揃ったら、シンプルな式で計算します:

回収期間（月） ＝ 準備コスト（分） ÷ 月あたりの手動コスト（分）

たとえば:

• 準備コスト: 60分
• 月あたり手動コスト: 300分（＝15分 × 20回）

計算: 60 ÷ 300 ＝ 0.2ヶ月（約1週間）

1週間で元が取れるなら、やる価値がありますね。

判断の目安

良い例: 「0.2ヶ月なので、来週には元が取れる。ぜひ自動化しよう」

悪い例: 「回収期間が18ヶ月。来月担当が変わる予定なので、今回はやめておこう」← これは正しい「やらない判断」です

計算結果を1枚のメモにまとめます。最低限、次の4項目を書きましょう:

1. 対象作業の名前（例：「売上データの3シートコピペ」）
2. 月あたりの手動コスト（例：「300分/月（15分×20回）」）
3. 準備コストの見積もり（例：「60分」）
4. 回収期間と判断（例：「0.2ヶ月 → やる」）

このメモが今回の成果物です。Google ドキュメントでも、Notion でも、手書きのメモでも構いません。

AIに手伝ってもらう：メモの清書

手書きのメモを整った文書にしたいときは、AIに清書してもらいましょう。

プロンプト例

次のメモを、上司に見せられる簡潔なレポート形式に整えてください。

・作業名：売上データの3シートコピペ ・手動コスト：300分/月 ・準備コスト：60分 ・回収期間：0.2ヶ月 ・判断：自動化する

「背景」「現状コスト」「自動化の見積もり」「結論」の4セクションで、各3行以内にまとめてください。

完成したメモを見ながら、次の5つをチェックしてください:

• 手動コストの「回数」と「所要時間」に根拠があるか（実測値か、実体験に基づく値か）
• 準備コストを楽観的に見積もりすぎていないか（迷ったら1.5倍にする）
• 回収期間が直感と合っているか（明らかにおかしい数字なら計算ミスの可能性）
• 4項目（作業名・手動コスト・準備コスト・回収期間と判断）がすべて埋まっているか
• 第三者が読んでも「なぜやる／やらないのか」が伝わるか

「どの作業を選べばいいか分からない」

最初は一番シンプルな繰り返し作業を選んでください。「毎日やっていて、やり方がいつも同じ」ものが最適です。判断が必要な作業や、毎回やり方が違うものは後回しにしましょう。上で紹介したAIプロンプトを使って洗い出すのもおすすめです。

「準備コストが全然分からない」

初めての場合は、上の表の目安の上限側を使いましょう。たとえば「単純な転記」なら1時間で見積もります。慣れてくれば自然と精度が上がります。AIに聞いて複数案をもらい、一番簡単な方法の見積もりを使うのも手です。

「作業時間を測るのを忘れた」

1回だけストップウォッチ（スマホのタイマーでOK）で計測するか、1週間の感覚で「だいたい何分」を書き出すのでも十分です。正確さより「桁が合っていること」が大事です。5分の作業を50分と書かなければ、ざっくりで問題ありません。

「自動化した後のメンテナンスコストは？」

長く使うなら、月1回程度のメンテナンス（＝動作確認や微調整）時間もコストに含めるとより正確です。回収期間の式を少しだけ修正します:

回収期間（月） ＝ 準備コスト ÷ （月あたり手動コスト − 月あたりメンテコスト）

メンテコストが手動コストの半分を超えるなら、自動化の効果は薄い可能性があります。