経費精算をAIで自動化する

あなたがこれから学ぶのは、経費精算（＝仕事で使ったお金を会社に返してもらう手続き）の「申請→承認→集計」の流れを、AIツールを使って自動化する方法です。

想像してみてください。毎月の経費精算を、紙の書類を手書きでまとめていたとします。レシートの山を前にして、電卓を叩いて合計を出し、上司に紙を回して判子をもらい、経理に渡す――この繰り返しにうんざりしたことはありませんか？

このレッスンでは、その面倒な流れを「自動販売機」のように変えます。ボタンを押すとジュースが出てくるように、データを入力すれば集計が自動で出る仕組みを、AIと一緒に15分で作ります。

始める前に、次の2つを用意してください。どちらもブラウザ（＝インターネットを見るソフト）だけで使えます。特別なインストールは不要です。

1. Google アカウント（無料で作れます）— Google スプレッドシート（＝インターネット上で使える表計算ソフト）を使います
2. AI チャットツール（以下のどれか1つ）
   • ChatGPT（https://chat.openai.com）— 無料版でOK。会員登録するだけで使えます
   • Claude（https://claude.ai）— 無料版でOK。こちらも会員登録だけで使えます

どちらのAIを選んでも、このレッスンの手順は同じように進められます。

まず、あなたの職場でいま経費精算がどう回っているか、3つの視点で整理しましょう。紙とペンでも、スマホのメモアプリでも大丈夫です。

1. 申請 — 誰が、どうやって申請しているか
2. 承認 — 誰が、どうやって確認しているか
3. 集計 — 誰が、どうやってまとめているか

書き方の良い例・悪い例

良い例:

• 申請：自分が領収書をスマホで撮影して、メールに添付して上司に送る
• 承認：上司がメールを見て「OK」と返信する
• 集計：経理担当が毎月末にExcelに手入力してまとめている

悪い例:

• 「経費の処理をなんとかしたい」（→ ふわっとしすぎて、どこを変えたいか分からない）
• 「全部自動化したい」（→ 範囲が広すぎて、AIも的確な提案ができない）

このように具体的に書くことで、あとでAIに相談したときにピンポイントのアドバイスがもらえます。

ここがこのレッスンのメインです。AIチャットツールを開いて、次の文章をコピーして貼り付けてください。[ ] の中だけ、先ほど書き出した内容に書き換えます。

私は経費精算の業務を自動化したいです。
現在のフローは以下のとおりです：
- 申請：[先ほど書き出した申請の内容]
- 承認：[先ほど書き出した承認の内容]
- 集計：[先ほど書き出した集計の内容]

条件：
- プログラミングは使わない
- Googleスプレッドシートだけで完結する方法
- 15分以内でできる最初の一歩

この条件で自動化の第一歩を提案してください。

ポイント: AIに相談するときは「条件」をはっきり書くのがコツです。料理のレシピを検索するとき「簡単 10分 フライパンだけ」と絞るのと同じで、条件が明確なほどAIの回答もピンポイントになります。

AIの回答をチェックする

AIが提案してくれたプランを読んで、次のポイントを確認しましょう。

• ✅ 良い回答の例: 「スプレッドシートに申請フォームを作り、承認者に共有リンクを送る仕組みを提案します」— 具体的で自分でもできそう
• ❌ 悪い回答の例: 「Google Apps Scriptでワークフローを組みましょう」— プログラミングが必要で条件に合っていない

もし提案が難しすぎると感じたら、AIにこう追加で伝えましょう。

プログラミングやコードは一切使わず、スプレッドシートの標準機能だけでできる方法に絞ってください。

AIの提案をもとに、Googleスプレッドシートを新しく作って列（縦の項目）を設定します。最低限、次の5列を作りましょう。

AIへの相談例: もし列の作り方が分からなければ、AIにこう聞いてみてください。

Googleスプレッドシートで、1行目に「日付」「金額」「科目」「備考」「承認状況」というヘッダーを作る手順を教えてください。初めてスプレッドシートを使う人向けにお願いします。

承認状況をプルダウンにする（任意）

承認状況の列を毎回手入力するのは面倒なので、プルダウン（＝選択肢から選ぶ仕組み）にすると便利です。AIにこう聞きましょう。

GoogleスプレッドシートのE列に「未申請」「申請中」「承認済み」「差し戻し」のプルダウンを設定する方法を、手順つきで教えてください。

次に、集計を自動で出す仕組みを作ります。数式（＝表計算ソフトに「ここを自動計算して」と命令する文）をAIに作ってもらいましょう。

Googleスプレッドシートで以下の構成です：
- A列：日付
- B列：金額
- C列：科目
- D列：備考
- E列：承認状況（「承認済み」「未申請」「申請中」「差し戻し」のいずれか）

以下の3つの集計数式を教えてください：
1. 承認済みの経費の合計金額
2. 科目ごとの合計金額（承認済みのみ）
3. 今月分だけの合計金額

それぞれ、どのセルに貼ればいいかも教えてください。

AIが返してくれた数式を、指示されたセルにそのまま貼り付けるだけです。数式の意味が分からなくても、まずは貼り付けて動くか試してみましょう。

ポイント: 数式を貼り付けたあと「Enter」キーを押すのを忘れずに。押さないと数式が確定しません。

スプレッドシートができたら、テスト用のデータを3行ほど入力して、正しく動くか確認します。

確認チェックリスト

• 承認済みの合計が「4500」（1500 + 3000）になっている
• 未申請の「800」は合計に含まれていない
• 科目ごとの集計で、交通費が「1500」、会議費が「3000」になっている

すべて確認できたら成功です！

このレッスンの成果物は、あなたが作った経費精算スプレッドシートのスクリーンショット（＝画面の写真）です。

以下が含まれていることを確認してから撮影・保存しましょう。

1. 5列のヘッダー（日付・金額・科目・備考・承認状況）がある
2. テストデータが3行以上入力されている
3. 集計数式が正しく動作している（承認済みの合計が表示されている）

スクリーンショットの撮り方が分からない場合: AIに「Windowsでスクリーンショットを撮る方法」または「Macでスクリーンショットを撮る方法」と聞いてみてください。

お疲れさまでした！このレッスンでは、経費精算の最小の自動化をAIと一緒に作りました。あなたは今、「AIに相談しながらスプレッドシートで業務を自動化する」という力を手に入れています。

次に挑戦できることの例：

• 承認フローの通知を自動化する（メールで承認依頼を送る仕組み）
• 領収書の写真から金額を自動で読み取る
• 月末レポートを自動で作成する