繰り返しパターンを見つけて分類する

毎日の仕事を振り返ってみましょう。メール返信、データ入力、報告書の作成……「これ、昨日もやったな」と感じる瞬間がありませんか？

料理にたとえると分かりやすいです。毎朝の味噌汁を作る手順は、考えなくても体が覚えていますよね。仕事にも、こうした「無意識の繰り返し」がたくさん隠れています。この Atom では、その繰り返しパターンを自力で見つけ、整理できるようになります。最後には AI ツールの力を借りて「自動化できそうなもの」まで仕分けします。

特別なツールのインストールは不要です。必要なのは次の 3 つだけです。

• あなたが普段使っているパソコン
• メモ帳やスプレッドシート（＝表の形で情報を整理できる Web 上のノートのようなもの。Google スプレッドシートや Excel など）
• AI チャットツール（ChatGPT、Claude、Gemini など、どれか 1 つ）

AI チャットツールのアカウントをまだ持っていない場合は、無料プランで十分です。ChatGPT なら https://chat.openai.com、Claude なら https://claude.ai からアカウントを作れます。

まず、この 1 週間でやった仕事を思いつくままに書き出しましょう。箇条書きで構いません。目安は 10〜15 個です。

良い例：

• 月曜：顧客リストを Excel からコピーして、担当別に振り分けた
• 火曜：会議の議事録を作り、メールで 7 人に送った
• 水曜：経費精算の PDF を 3 件ダウンロードして、金額をシートに入力した
• 木曜：週報を先週のテンプレートからコピーして書き換えた

悪い例：

• 「仕事をした」（何をしたか分からない）
• 「パソコン作業」（具体性がない）

ポイントは 「何を使って」「何をしたか」 まで書くこと。「Excel で」「メールで」「PDF を」のように道具を明記すると、あとでパターンが見つけやすくなります。

コツ: 思い出しにくいときは、メールの送信履歴やブラウザの閲覧履歴を見返すと、やったことが思い出しやすくなります。

書き出したリストを見返して、2 回以上やった作業に色ペンやマーカーで印を付けましょう。

探す目安は次の 3 つです。

1. 同じアプリを何度も開いた（例：表計算ソフトを 1 日に 5 回開く）
2. 同じ形のデータを扱った（例：名前とメールアドレスのリスト）
3. 同じ手順で処理した（例：コピー → 貼り付け → メール送信）

1 つも見つからなくても心配いりません。次のステップで AI に手伝ってもらえます。

印をつけた作業を、似ているものどうしでまとめます。

旅行の荷造りに似ています。衣類・洗面具・書類とグループに分けて袋に入れると、あとで取り出しやすいですよね。作業のグループ分けも同じ考え方です。

グループには短い名前を付けましょう。

良い例：

悪い例：

• 全部「その他」に入れてしまう（分けていないのと同じ）
• 1 つの作業につき 1 グループ（まとまらず、全体像が見えない）

グループ分けができたら、AI ツールにあなたの作業リストを見せて相談しましょう。以下のプロンプト（＝AI への指示文）をコピーして使ってください。

プロンプト例 1：パターン発見を手伝ってもらう

私はオフィスワーカーです。以下は今週の作業リストです。
この中から「自動化できそうな繰り返しパターン」を3つ見つけて、
それぞれ「なぜ自動化できそうか」の理由も教えてください。

- 顧客リストをExcelからコピーして担当別に振り分ける
- 会議議事録をメールで7人に送る
- 経費精算のPDFをダウンロードして金額を入力する
- 週報を先週のテンプレートからコピーして書き換える

上のメッセージの作業リスト部分を、あなた自身の実際の作業に書き換えてから AI に送信してください。

プロンプト例 2：グループ分けを検証してもらう

以下の作業グループ分けを見て、改善点があれば教えてください。
分け方がおかしいものや、別のグループに入れた方がいいものはありますか？

【データ整理】表計算コピペ、リスト作成、担当振り分け
【連絡・共有】メール送信、議事録共有
【書類作成】週報、経費入力

AI は「こういう作業は自動化しやすい」という視点で、あなたが気づかなかったパターンを見つけてくれることがあります。

AI の提案が返ってきたら、あなた自身の感覚でチェックしましょう。次の 3 つの質問に答えてみてください。

• 「確かに毎回同じようにやってるな」と納得できるか？
• 提案されたパターンが、あなたの実際の作業と合っているか？
• 「これなら AI に任せられそう」と思えるものが少なくとも 1 つあるか？

どれか 1 つでも「違うな」と感じたら、AI に追加の背景を伝えましょう。たとえば：

さっきの提案の2番目について、実際にはこの作業は毎回少しずつ
フォーマットが違います。それでも自動化できますか？

このように 「なぜ違うと思ったか」を具体的に伝える と、AI の回答の精度がぐっと上がります。

最後に、見つけたパターンの一覧をメモやスプレッドシートに書き残しましょう。これが次のステップ「自動化する」の大事な土台になります。

書き残す項目は次の 4 つです。

スクリーンショット（＝画面の写真）を 1 枚撮って、パターン一覧が見えている状態を記録しましょう。Windows なら Win + Shift + S、Mac なら Cmd + Shift + 4 で画面の一部を撮影できます。

以下をすべて満たしたら、この Atom は完了です。

• 1 週間の作業を 10 個以上書き出した
• 繰り返しパターンを 3 つ以上見つけた
• パターンを 2〜4 個のグループに分類した
• AI ツールに相談して、提案を 1 つ以上もらった
• パターン一覧をスプレッドシートかメモに保存した
• スクリーンショットを 1 枚撮った