会議の傾向を可視化して無駄な会議を減らす

毎週の会議、本当に全部必要ですか？

買い物のレシートを月末にまとめて「今月は外食が多すぎた……」と気づいた経験はありませんか。会議も同じです。カレンダーのデータを整理すれば「どこに時間を使いすぎているか」が一目でわかります。このレッスンでは、あなたのカレンダーから会議データを取り出し、AIチャットツール（＝ChatGPT や Claude など、チャット形式で質問できる AI サービス）に分析してもらう方法を 15分 で体験します。

最終的な成果物は、会議分析レポート（テキスト＋表）のスクリーンショット です。「うちのチーム、ここに時間を取られすぎている」と具体的に指摘できる状態をゴールにします。

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このレッスンを進める前に、次の 3 つを用意してください。

はじめて AI チャットツールを使う方へ: 先に「AI チャットツールの基本」レッスンを終えておくとスムーズです。

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まずはカレンダーから会議のデータを エクスポート（＝ファイルとして書き出すこと）します。「家計簿をつけるために、まずレシートを集める」のと同じステップです。

Google カレンダーの場合

1. パソコンで Google カレンダーを開く（スマホではこの操作ができません）
2. 画面右上の 設定（⚙ 歯車マーク）をクリック
3. 左メニューから 「インポートとエクスポート」 を選ぶ
4. 「エクスポート」 ボタンを押す → ZIP ファイル（＝複数のファイルをひとまとめにした圧縮ファイル）がダウンロードされる
5. ダウンロードした ZIP をダブルクリックして展開し、中にある .ics ファイル（＝カレンダーデータの標準形式）を見つける

Outlook（Web 版）の場合

1. ブラウザで Outlook を開く
2. 画面右上の 設定（⚙ 歯車マーク）→ 「カレンダー」 → 「共有カレンダー」 を開く
3. 「カレンダーの発行」 から .ics リンクをコピーしてブラウザに貼り付けるとファイルがダウンロードされる

うまくいかないとき: 「Googleカレンダー エクスポート 方法」のように検索すると最新の手順が見つかります。画面のデザインが変わっていることがあるため、迷ったら検索が一番確実です。

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書き出した .ics ファイルを AI チャットツールに読み込ませて、分析をお願いしましょう。

ステップ 1: ファイルをアップロードする

1. AI チャットツール（ChatGPT や Claude）を開く
2. チャット入力欄の横にある クリップアイコン（📎） またはプラスボタン（＋）を押す
3. 先ほどの .ics ファイルを選択する

ドラッグ＆ドロップ（＝ファイルをマウスで掴んでチャット画面に放り込む操作）でも OK です。

ステップ 2: 分析プロンプトを送る

プロンプト（＝AI への指示文）として、次の文章をそのままコピーして貼り付け、送信してください。

添付したカレンダーデータ（.icsファイル）を分析して、以下の5点を教えてください。

1. 1週間あたりの会議の合計時間（直近4週間の平均）
2. 最も時間を取っている会議の上位5つ（会議名・1回の所要時間・週あたりの回数）
3. 参加者数が最も多い会議の上位3つ
4. 「無駄かもしれない」と思われる会議の特徴（判断理由つきで）
5. 会議時間を週2時間減らすための具体的な提案を3つ

結果は表形式で見やすくまとめてください。日本語で回答してください。

ステップ 3: 結果がイマイチなら追加で質問する

AI の最初の回答が物足りなかったら、追加の質問（フォローアッププロンプト）を送りましょう。以下はそのまま使えるテンプレートです。

もっと具体的な改善案がほしいとき:

上位3つの会議それぞれについて、「やめる」「短くする」「テキスト共有に変える」のどれが良いか、理由付きで提案してください。

グラフがほしいとき（ChatGPT / Claude のコード実行機能を使う場合）:

曜日別の会議時間を棒グラフで可視化してください。

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AI が返してくれた分析結果を、以下の視点でチェックしましょう。

良い分析結果の例

「毎週月曜 10:00 の全体ミーティング（60分）は、参加者12名中、発言者が平均3名です。議事録のテキスト共有（＝チャットやドキュメントで各自のタイミングで読む方法）に切り替えると、週1時間・月4時間の節約になります」

→ 具体的な会議名、数字、代替案がセットになっていて判断しやすい

悪い分析結果の例

「会議が多すぎます。減らしましょう」

→ どの会議を、どう減らすのかわからない。このような回答が返ってきたら、上のフォローアッププロンプトを使ってもう一歩踏み込みましょう。

3 つの確認ポイント

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分析結果をレポートとして保存して、このレッスンのゴールに到達したか確認しましょう。

保存する手順

1. AI の回答全体を コピー する（回答欄の右上にコピーボタンがあるツールもあります）
2. Google ドキュメントやメモ帳に 貼り付ける
3. ファイル名を 「会議分析レポート_2026-04-13」 のように日付入りで保存する
4. 分析結果の 表が見えている状態でスクリーンショット（＝画面の写真）を撮る

完了チェックリスト

次の 3 つすべてに ✅ が付けば、このレッスンは完了です。

• 会議の合計時間 が表で確認できる
• 上位 5 つの会議 が名前・時間つきで一覧になっている
• 改善提案が 3 つ以上 あり、それぞれ「どの会議を」「どう変えるか」が書かれている

おめでとうございます！ これで、あなたは AI を使って会議データを分析し、具体的な改善ポイントを見つけるスキルを身につけました。次は実際にチームに提案して、1 つでも会議を短縮・廃止してみましょう。