英文メール・翻訳業務をAIで処理する

海外のお客様から英文メールが届いたとき、「どう返事を書けばいいんだろう」と手が止まった経験はありませんか？

そんなときは、AIチャットツール（＝パソコンやスマホで対話できるAI。ChatGPTやClaudeなど）を「バイリンガルのアシスタント」として使ってみましょう。外国語が話せる同僚に「このメール、どう返せばいい？」と気軽に聞いて、代筆までしてもらう——そんな感覚です。

このレッスンでは、AIチャットツールを使って 英文メールの読解・返信・翻訳を15分で終える方法 を体験します。終わったあと、「次に英文メールが来ても自分で対応できる」と感じられる状態を目指します。

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次のいずれかのAIチャットツールをブラウザで開いておきます。どちらも無料で始められます。

• ChatGPT（https://chat.openai.com ）
• Claude（https://claude.ai ）

アカウント登録がまだの場合は、メールアドレスを使って登録してください。スマートフォンでもパソコンでも使えます。

ポイント: どちらのツールでもこのレッスンの手順は同じです。すでにアカウントがあるほうを使えばOKです。

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届いた英文メールの本文をコピーして、AIチャットツールに次のように貼り付けます。

以下の英文メールを日本語に翻訳して、要点を3行でまとめてください。

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[ここにメール本文を貼り付ける]

良い例と悪い例

良い例：

以下の英文メールを日本語に翻訳して、要点を3行でまとめてください。
緊急度が高いかどうかも教えてください。

→ 「要点を3行で」「緊急度も」と具体的に伝えているので、結果がスッキリまとまります。

悪い例：

これを翻訳して

→ 原文と同じ長さの直訳が返ってきて、結局どこが大事か分からなくなります。

AIが返してきた日本語要約を読んで、メールの目的（依頼なのか、質問なのか、報告なのか）が把握できたら次へ進みます。

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メールの意図が分かったら、AIに返信文を書いてもらいましょう。次のようなプロンプト（＝AIへの指示文）を入力します。

以下の条件で、英語のビジネスメールの返信文を作成してください。

・宛先：John Smith
・目的：提案された会議日程の3月15日10時で承諾する。議題に新規プロジェクトの進捗を追加したい
・トーン：丁寧なビジネスメール
・長さ：5〜8文程度

「目的」の欄には、伝えたい内容を 日本語で そのまま書けば大丈夫です。AIが自然な英語にしてくれます。

良い例と悪い例

良い例：

目的：提案された会議日程の3月15日10時で承諾する。議題に新規プロジェクトの進捗を追加したい

→ 伝えたいことが具体的なので、的確な返信が生成されます。

悪い例：

適当に返信を書いて

→ 相手の文脈とずれた返信になりやすいです。

もっと使いこなすコツ: 「フォーマルすぎない丁寧さ」「感謝の気持ちを冒頭に入れて」のように、トーンの細かい調整もAIに指示できます。料理の味付けをリクエストするのと同じ感覚です。

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AIが作成した英文をそのまま送る前に、必ず一度読み返します。AIは優秀なアシスタントですが、「鵜呑みにせず確認する」習慣が大切です。

確認の3つのチェックポイント

1. 相手の名前のスペル は合っているか
2. 日付や時間 に誤りはないか（特にタイムゾーンの違い）
3. 丁寧さの度合い が相手との関係に合っているか（初対面ならより丁寧に、など）

もし「もう少し丁寧にしたい」「もっと短くして」と思ったら、そのままAIに伝えるだけで調整してくれます。

もう少し丁寧な表現に直してください。また、結びに「何かご不明な点があればお気軽にお知らせください」という意味の一文を追加してください。

何度やり取りしても追加料金はかかりません。納得いくまで修正を重ねましょう。

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メール以外にも、日本語の社内資料や報告書を英語にする場面があります。その場合も同じAIで対応できます。

以下の日本語テキストを、自然な英語のビジネス文書に翻訳してください。
専門用語は正確に訳し、不明な場合は原語をカッコ書きで残してください。

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[ここに日本語テキストを貼り付ける]

良い例と悪い例

良い例：数段落ずつ分けて翻訳を依頼し、「専門用語に注意して」と伝える。 → 精度の高い翻訳が返ってきます。

悪い例：10ページ分のテキストを一度に全部貼る。 → 途中から精度が落ちたり、一部が省略されたりすることがあります。

目安: 1回の依頼で貼り付けるテキストは A4で1〜2ページ分 が安心です。

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このレッスンの成果物として、次の4つの内容をまとめたメモを作ります。テキストファイルでもWordでも構いません。

1. 元の英文メール（または日本語資料）のコピー
2. AIに与えたプロンプト（指示文）
3. AIの出力結果（翻訳・返信文）
4. 確認・修正後の最終版

メモが完成したら、画面のスクリーンショットを撮って保存してください。これが「自分でできた」証拠になります。

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セキュリティに配慮する

重要: 社外秘の情報や個人情報（顧客の氏名・住所・電話番号など）はAIに入力しないようにしましょう。どうしても必要な場合は、顧客名をイニシャルに置き換えるなど工夫してください。会社のAI利用ポリシーがある場合は、それに従いましょう。

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以下の3つすべてに「はい」と言えたら、このレッスンは完了です。

• 英文メールをAIに読ませて、日本語で要点を把握できた
• AIに条件を指定して、英語の返信文を作成できた
• 成果物（プロンプト＋AI出力＋最終版のメモ）を保存できた