新入社員オンボーディングの準備作業を自動化する

新入社員が入社するたびに、歓迎メール、アカウントの準備、必要書類の案内……やることがたくさんありますよね。これを毎回手作業でやり直すのは、まるで毎回引っ越しの荷造りをゼロから始めるようなものです。

このレッスンでは、AIツール（＝人工知能を使った便利なツール。ChatGPTやClaudeなど）を活用して、オンボーディング（＝新入社員が職場に慣れるための準備期間）の準備作業を「次回からラクに回せる仕組み」にします。最終的に、あなた自身の手で オンボーディングワークフロー文書 を1本仕上げるのがゴールです。

このレッスンを始める前に、次のものを用意してください。

• AIチャットツールのアカウント: ChatGPT（chat.openai.com）または Claude（claude.ai）のどちらか1つでOKです。無料版で十分です
• 社内のオンボーディング要件: 「うちの会社ではこれをやる」というリストやメモがあれば手元に用意してください。なければ、このレッスンで一緒に作るので大丈夫です
• メモ帳アプリ: AIの回答をコピー＆ペーストして保存する場所。Googleドキュメント、Notion、Wordなど何でも構いません

所要時間の目安: 約15分

まずは、新入社員の入社時に「誰が・何を・いつまでに」やるべきかをリストアップします。

料理でいうと「レシピの材料表」を作るイメージです。材料がそろっていれば、あとは調理するだけですよね。

AIチャットを開いて、次のプロンプト（＝AIへの指示文）をコピー＆ペーストしてください。

あなたは人事・総務のベテラン担当者です。
新入社員のオンボーディングで必要な準備作業を、次の3カテゴリーに分けてリストアップしてください。

1. IT環境（メール・アカウント・PC）
2. 書類手続き（契約書・届出）
3. 歓迎・案内（歓迎メール・オリエンテーション）

各タスクには「担当者の例」と「完了期限の目安」も添えてください。

良い例と悪い例

• ✅ 良い例: 「IT環境：メールアドレス作成（情報システム部、1週間前まで）」のように、作業・担当者・期限がセットになっている
• ❌ 悪い例: 「準備する」「連絡する」のように、何を・誰がやるか分からない曖昧なタスクだけのリスト

AIの回答が出たら、自社の事情に合わせて不要な項目を削り、足りない項目を追加してください。AIの出力はあくまで「たたき台」です。あなたの会社の状況に合わせるひと手間が、実務で使えるかどうかの分かれ目になります。

作業リストができたら、次は各タスクで使う文書のひな形（テンプレート）をAIに作らせます。

歓迎メールのひな形を作る

次のプロンプトをAIに入力します。

新入社員宛ての歓迎メールのひな形を作ってください。
以下の情報を含めてください:
- 初日の出社日時と場所
- 持ち物リスト
- 担当者の連絡先
- 初日のスケジュール概要

差し替え箇所は [担当者名] [入社日] のように角括弧で囲んでください。
社風はフレンドリーで丁寧なトーンでお願いします。

ポイント: [担当者名] や [入社日] のようなプレースホルダー（＝後で本番の情報に差し替える目印）を残しておくと、次回以降もそのまま使い回せます。

チェックリストを作る

次に、入社日までの準備進捗を管理するチェックリストを生成します。

新入社員の入社準備チェックリストを作ってください。
「完了/未完了」のチェック欄付きで、以下のタイムラインで整理してください:
- 入社1週間前
- 入社3日前
- 入社当日
- 入社1週間後（フォローアップ）

Markdown形式（箇条書きの先頭に「- [ ]」を付ける形式）でお願いします。

バラバラに作った文書を、一つの流れにまとめましょう。

旅行のしおりを作るように、「いつ」「何を」「誰が」やるかを時系列で整理します。メモ帳アプリに新しいページを作り、次の構成をコピーしてから、AIが生成した内容を貼り付けていきましょう。

# 新入社員オンボーディング ワークフロー

• ITアカウント作成（担当: 情報システム部）
• 歓迎メール送信（担当: 人事部）
• 必要書類の送付（担当: 総務部）

• 席・備品の準備（担当: 総務部）
• 研修スケジュールの確認（担当: 人事部）

• 受入担当者によるオリエンテーション
• 各種システムのログイン確認
• 各種手続きの案内

• 困っていることがないかヒアリング
• 追加で必要な権限の確認

歓迎メール

（ステップ2で作った内容をここに貼り付け）

チェックリスト

（ステップ2で作ったチェックリストをここに貼り付け）

### 良い例と悪い例

- ✅ **良い例**: タイムライン（1週間前・3日前・当日・1週間後）ごとに整理され、各タスクに担当者が書かれている。テンプレート集も同じ文書内にまとまっている
- ❌ **悪い例**: すべてのタスクが順番なく並んでいて、いつやるか・誰がやるか分からない。テンプレートが別ファイルに散らばっている

まとめた文書をAIに「チェック役」として見てもらいましょう。人に見せる前に、AIに抜け漏れを指摘してもらうと安心です。

作成した文書全体をコピーして、AIに次のプロンプトと一緒に貼り付けてください。

以下は新入社員オンボーディングのワークフロー文書です。
次の観点で改善点を指摘してください:
1. 抜けている重要なタスクはないか
2. 担当者や期限が不明確な箇所はないか
3. 新入社員の目線で分かりにくい表現はないか
4. 実務で使うときに困りそうな点はないか

（ここに文書を貼り付け）

AIの指摘を受けて、必要に応じて文書を修正してください。

完成したワークフロー文書が実務で使えるか、次の4つの観点で最終チェックします。すべてに「はい」と答えられればOKです。

すべて確認できたら、完成した文書のスクリーンショット（＝画面の写真）を撮って成果物の記録を残してください。

AIが一般的すぎる回答を出す

原因: AIにあなたの会社の情報を伝えていないためです。

対処法: 以下の情報をプロンプトに追加してみてください。

補足情報:
- 社員数: 約30名のIT企業です
- 使用ツール: Google Workspace、Slack、Notion
- リモートワーク: 週2日あり

このように具体的な状況を伝えるだけで、AIの回答は格段に実務に近づきます。

プレースホルダーの消し忘れ

原因: [担当者名] などの目印をそのまま送信してしまうミスです。

対処法: 文書を使う前に、ブラウザの検索機能（Ctrl+F または Cmd+F）で [ を検索してください。プレースホルダーがすべて本番の情報に置き換わっているか確認できます。

一度に全部やろうとして混乱する

対処法: まず歓迎メールのテンプレート1つだけを完成させましょう。それがうまくいったら、次のテンプレートに進むのが確実です。料理でも、いきなりフルコースを作るより、まず一品を仕上げるほうが失敗しませんよね。