Microsoft Copilotで既存Office作業を効率化する

ふだんの仕事で、Wordの文書作成やExcelの集計に時間をかけていませんか？「もっと早く終わらせたいけど、やり方がわからない」——そんなあなたに向けたレッスンです。

このレッスンでは、Microsoft Copilot（＝Officeアプリに組み込まれたAIアシスタント）を使って、いつもの作業を半分以下の時間で片づける方法を体験します。料理にたとえると、Copilotは「下ごしらえを全部やってくれるキッチンアシスタント」のような存在です。あなたは仕上げと味見だけすればOKです。

始める前に、次の2つが揃っていることを確認してください。

• Microsoft 365のアカウントを持っていて、Word・Excel・PowerPointのいずれかを使える
• Copilot機能が有効になっている（画面の右上やリボンに「Copilot」ボタンが見えればOK）

もしCopilotボタンが見当たらない場合は、会社のIT担当に「Microsoft 365 Copilotのライセンスが有効か」を確認してください。

Copilotは、Office の各アプリで次のようなことを手伝ってくれます。

ここでは、もっとも使用頻度の高い「Wordで文書を作る」場面を実際にやってみましょう。

ステップ1: Wordを開いてCopilotを呼び出す

1. Wordで新しい文書を開きます
2. リボン（画面上部のメニュー帯）にある 「Copilot」ボタン をクリックします
3. 画面の右側にCopilotのチャット欄が表示されます

ステップ2: AIに指示を出す（プロンプトを書く）

Copilotのチャット欄に、次のように入力してみてください。

良い例（具体的で結果がイメージできる）:

来週月曜の営業会議の議事録テンプレートを作ってください。参加者欄、議題一覧、決定事項、次のアクションの4セクション構成でお願いします。

悪い例（あいまいで結果がブレる）:

議事録を作って

ポイントは、**「誰が読むか」「何のセクションが必要か」「どんな形式か」**を伝えることです。レストランで注文するとき、「何かおいしいもの」とだけ言うより、「辛くないパスタで、サラダ付きのランチセット」と伝えたほうが期待通りのものが出てきますよね。AIへの指示も同じです。

ステップ3: 出力を確認して手直しする

Copilotが作った文書が表示されたら、次の点をチェックしましょう。

• セクション構成は指示通りか？
• 日本語として不自然な表現がないか？
• 自分の会社のフォーマットに合っているか？

気になる箇所があれば、Copilotに追加で指示を出せます。

「決定事項」セクションに担当者と期限の列を追加してください

このように、一度で完璧を目指すのではなく、**「大枠をAIに作らせて、細部を自分で仕上げる」**のがコツです。

議事録が作れたら、次はExcelでもCopilotを試してみましょう。

1. 分析したいデータが入ったExcelファイルを開きます
2. Copilotボタンをクリックします
3. 次のように指示を出します:

このデータの月別売上合計を計算して、折れ線グラフを作ってください

Copilotは適切な関数（SUM、PIVOTなど）を自動で選び、グラフまで作ってくれます。関数を覚える必要はありません。

良い例:

A列の日付とC列の金額を使って、月ごとの合計を棒グラフにしてください

悪い例:

グラフを作って

次の2つができていれば、このレッスンは完了です。

1. WordでCopilotを使って文書（議事録など）を1つ作成し、スクリーンショットを撮った
2. 「AIに指示を出す → 結果を確認する → 追加指示で修正する」の流れを自分の言葉で説明できる

スクリーンショットは、Copilotに指示を出している画面と、生成された文書の両方があるとベストです。

このレッスンで学んだ「AIに指示を出して結果を確認する」流れは、他のAIツールでもまったく同じです。次は、ChatGPTやClaudeなど別のAIツールでも同じ作業をやってみると、ツールごとの得意分野の違いが実感できます。