配布資料をAIで作成する

「研修の配布資料、ゼロから書くのは大変…」と感じたことはありませんか？ AIチャットツール（＝人工知能と対話できるアプリ。ChatGPTやClaudeなど）を使えば、あなたのアイデアを元に、見やすい資料の原稿を数分で仕上げることができます。

たとえるなら、AIは「文章を書くのが得意な助手さん」です。あなたが「こんな資料がほしい」と方針を伝えれば、助手がわかりやすい文章にして返してくれます。最終チェックと微調整はあなたの仕事ですが、ゼロから書く手間が大きく減ります。

このレッスンでは、AIチャットツールを使って研修参加者に配る資料を15分以内に作成する方法を、5つのステップで学びます。

---

このレッスンを始める前に、次の準備ができていることを確認してください。

• AIチャットツール（ChatGPTやClaudeなど）のアカウントを持っている
• ブラウザでAIチャットツールを開ける状態にある
• 作りたい資料のテーマがぼんやりでもイメージできている

どのAIツールを使えばいい？ 迷ったら、まずは無料で使える ChatGPT がおすすめです。Claude（claude.ai）も同じ手順で使えます。どちらでもこのレッスンの内容はそのまま実践できます。

まず、作りたい資料の「目的」と「読者」を紙やメモ帳に書き出しましょう。ここが一番大事なステップです。

旅行の計画を立てるとき、「どこに行きたいか」が明確なほうが持ち物やルートが決まりやすいですよね。資料作りも同じで、「誰に・何を伝えたいか」がはっきりしていると、AIからの回答の質がぐんと上がります。

良い例：

• 「新入社員向けに、ビジネスメールの基本ルールをまとめた1枚の配布資料」
• 「中堅社員向けに、チーム会議の進め方を3ステップでまとめた資料」

悪い例：

• 「何か資料が欲しい」→ 目的があいまいで、AIが何を書けばいいか迷います
• 「長いマニュアルを作りたい」→ 1枚の配布資料という範囲を超えてしまいます

書き出せたら、次のような1文にまとめてみてください。

テンプレート: 「[読者]向けに、[テーマ]をまとめた配布資料を作りたい」

記入例: 「新入社員向けに、ビジネスメールの基本ルールをまとめた配布資料を作りたい」

目的と読者が決まったら、AIチャットツールに指示を送ります。AIへの指示文のことを「プロンプト」と呼びます。

次のひな形をコピーして、[ ] の部分をあなたの内容に書き換えてください。

以下の条件で、研修用の配布資料を作成してください。

# 基本情報
- 目的: [資料の目的を書く]
- 読者: [読者像を書く（例：新入社員、経験3年目の営業職など）]
- 分量: A4で1〜2枚程度

# 構成
1. はじめに（この資料の目的を1〜2文で）
2. 重要ポイント（3〜5個。箇条書きで）
3. まとめ（読者が今日からできる行動を1つ）

# 注意事項
- 中学生にもわかる言葉で書いてください
- 専門用語を使う場合は必ず説明を添えてください
- 丁寧でわかりやすい日本語でお願いします

良いプロンプトの例：

「新入社員向けに、ビジネスメールの基本ルールをまとめた配布資料を作ってください。重要ポイントは5個以内で、中学生にもわかる言葉で書いてください。」

悪いプロンプトの例：

「メールについて書いて」→ 目的も読者も伝えていないため、的外れな回答が返りやすいです

ワンポイント: プロンプトは「長く書くほうが良い」わけではありません。目的・読者・構成・注意事項の4つが揃っていれば十分です。

AIが返してきた文章を読み、次の4つの観点でチェックしましょう。

問題が見つかったら、AIに追加で修正を依頼します。ここでのコツは「何をどう直してほしいか」を具体的に伝えることです。

良い修正指示の例：

• 「3番目のポイントを、具体的なメール文例を入れてもう少し詳しくして」
• 「全体の表現を、もう少しやわらかい口調に変えて」
• 「専門用語『アジェンダ』に括弧書きで説明を追加して」
• 「全体を半分の長さに短くして」

悪い修正指示の例：

• 「もっと良くして」→ 何を直したいか伝わらず、大きな変化が出にくいです
• 「最初からやり直して」→ 良かった部分まで消えてしまいます

コツ: 1回の修正指示では1〜2個の変更に絞りましょう。たくさんの修正を一度に頼むと、AIがどれかを見落とすことがあります。

最終的な文章が決まったら、次の手順で保存します。

1. AIの出力をすべて選択してコピーする（Windowsなら Ctrl+A → Ctrl+C、Macなら Cmd+A → Cmd+C）
2. メモ帳、Word、Googleドキュメントなど、あなたが普段使っている文書作成ツールに貼り付ける
3. わかりやすい名前をつけて保存する（例：配布資料_ビジネスメール基本.md）

.md とは？ Markdown（マークダウン）形式のファイルであることを示す拡張子（＝ファイルの種類を表す記号）です。見出しや箇条書きをシンプルな記号で表現できます。Wordで保存したい場合は .docx のままでもOKです。

資料が完成したら、次のセルフチェックリストで最終確認しましょう。4つすべてにチェックが入れば完成です。

• 資料の冒頭に「目的」と「読者」が明記されている
• 重要ポイントが3〜5個に絞られている（多すぎず、少なすぎず）
• 専門用語には必ず括弧書きの説明がついている
• 印刷プレビューでA4で1〜2枚に収まっている

おめでとうございます！ これであなたは、AIを使って配布資料を作れるようになりました。次回からは目的と読者を決めるところから始めれば、15分以内に資料が完成します。