クライアント対応の定型文をAIで準備する

仕事の依頼が来たとき、すぐに丁寧な返事を返せますか？ 「返信を書くのに毎回30分もかかってしまう」「失礼にならないか不安で何度も書き直す」——こんな悩みは珍しくありません。

このレッスンでは、AIチャットツール（＝ChatGPTやClaudeなど、文章を自動で作ってくれるサービス）を使って、クライアントに送る定型文を15分で準備する方法を学びます。

料理でたとえると、「万能の下味ダレ」をあらかじめ作っておくイメージです。メイン食材（＝相手の名前や案件内容）を変えるだけで、毎回おいしい一品がサッと出せるようになります。

このレッスンを終えると、次の3点がそろったテキストファイルが手元にできあがります。

1. AIへの指示文（プロンプト） の見本
2. AIが出力した文章のコピー
3. 自分の言葉に直した最終版の定型文

このレッスンを進める前に、次の2つを用意してください。

• AIチャットツールのアカウント: ChatGPT（chat.openai.com）でも Claude（claude.ai）でもOK。無料プランで十分です
• 過去にクライアントへ送った返信（あれば）: AIの出力精度が上がります。なくてもゼロから作れるので安心してください

フリーランスの仕事では、同じようなやり取りが繰り返し発生します。代表的な場面は次の5つです。

このレッスンでは ①「お受けします」返信 を一緒に作ります。同じやり方で②〜⑤も応用できます。

AIに「いい文章を書いて」とだけ伝えても、自分の仕事に合った文章にはなりません。ポイントは 4つの要素 を具体的に伝えることです。

良い例

あなたはフリーランスのWebデザイナーです。
クライアントから「ランディングページの制作を依頼したい」というメールを受け取りました。
以下の条件で返信文を書いてください。

- 口調: 丁寧で親しみやすい
- 文字数: 300字以内
- 含める内容: お礼、引き受ける旨、次のステップ（ヒアリング日程の提案）

悪い例

クライアントへの返信を書いて。

悪い例が失敗する理由は、AIが「誰の」「どんな状況の」返信かを想像で補うしかないからです。結果、自分の仕事とズレた文章が返ってきます。

実際にやってみましょう。手順は4ステップだけです。

1. AIチャットツール（ChatGPTまたはClaude）をブラウザで開く
2. 入力欄に、上の「良い例」のプロンプトをそのまま貼り付ける
3. 送信ボタンを押して、数秒待つ
4. 返ってきた文章を全文コピーする（あとで編集するため）

ヒント: もし結果がイマイチだったら、「もう少しカジュアルに」「納期の目安も入れて」のように 追加の一言を送る だけで改善されます。最初から完璧を目指さなくて大丈夫です。

AIが作った文章は「たたき台」です。必ず自分の言葉に書き換えてから使いましょう。

チェックリスト

• 相手の名前（「○○様」）を入れたか
• 自分のサービス内容と合っているか
• 納期や次のアクション（ヒアリング日程など）を一言添えたか
• 自分の普段の言葉づかいに近づけたか

悪い例

• AIの出力をそのままコピペして送る → 機械的な印象を与えてしまう
• 専門用語（レスポンシブ、UXなど）を説明なしに残す → 相手が非エンジニアだと伝わらない

整えた定型文は、すぐに取り出せる場所に保存しましょう。おすすめは 1つのファイルに場面ごとの見出しをつけてまとめる 方法です。

例（Googleドキュメントやメモ帳で作れます）:

# クライアント対応テンプレート集

（ここに最終版を貼る）

（ここに最終版を貼る）

…

ファイル名に「テンプレート」と入れておくと、あとから検索しやすくなります。

次の3つがファイルに含まれていれば、このレッスンは完了です。

1. プロンプト（AIへの指示文）の見本 → 入っている？
2. AIが出力した文章のコピー → 入っている？
3. 自分が修正した最終版の定型文 → 入っている？

証拠として、AIチャット画面のスクリーンショットを1枚撮ってください。プロンプトとAIの回答が両方写っていればOKです。

「お受けします」の定型文ができたら、同じ手順で②〜⑤のパターンも作ってみましょう。5つのパターンが揃えば、クライアント対応の大部分をスムーズにこなせるようになります。

さらにステップアップしたい方は、「通る提案文をAIで作成する」レッスンに進んでみてください。