承認ワークフローをノーコードで自動化する

このレッスンを終えると、「申請 → 承認 → 完了通知」の流れをプログラミングなしで自動化できるようになります。所要時間はおよそ 15 分です。

レストランを想像してください。お客さんが注文し、ウェイターが厨房に伝え、料理ができたらお客さんに届きます。これを「承認ワークフロー（＝申請から承認までの一連の流れを決めた仕組み）」に当てはめると——

• お客さん ＝ 申請する人（あなたや同僚）
• 厨房 ＝ 承認する人（上司や責任者）
• ウェイター ＝ 申請を運ぶ仕組み

これまでウェイターの役割を「手作業のメール」でやっていたのを、自動化するのがこのレッスンの目標です。

始める前に次のものを準備してください。

• Google アカウント（無料で作れます）
• インターネットにつながるパソコン
• 承認者のメールアドレス（テスト用に自分のアドレスでも OK）

追加のインストールは一切不要です。

まず、どんな項目のフォームを作るか AI に相談します。ChatGPT や Claude など、普段使っている AI チャットを開いて次のように入力してみてください。

プロンプト例（そのままコピーして使えます）

経費精算の承認フローを Google Forms で作りたいです。 条件：

• 項目は「申請者名」「日付」「金額」「用途」の 4 つ
• 申請が届いたら承認者にメール通知したい
• 承認者は 1 名 設計のポイントと、各項目に適した入力形式を教えてください。

AI が「名前は記述式がよい」「日付はカレンダー形式にすると入力ミスが減る」といった具体的なアドバイスを返してくれます。

良い例・悪い例

• ✅ 良い例：「経費精算の申請で、項目は名前・日付・金額・用途の 4 つ。承認者は田中さんです」——具体的な情報があるほど AI は的確に答えられます
• ❌ 悪い例：「なんか申請を作りたい」——あいまいすぎて AI も的確な回答を出せません

💡 AI 活用のコツ：AI の回答で分からない言葉があったら、「○○を初心者にも分かるように説明してください」と続けて聞くと、かみ砕いた説明が返ってきます。

Google Forms（＝Google が提供する無料のフォーム作成ツール）を使います。

1. ブラウザで forms.google.com を開く
2. 「空白」のフォームを選ぶ
3. タイトルを入力する（例：「経費精算 申請フォーム」）
4. 質問項目を追加する

各項目に合う入力形式（＝回答者がどう入力するかの種類）を選びます。

良い例・悪い例

• ✅ 良い例：金額欄は「記述式」にして数字だけ入力できるようにする
• ❌ 悪い例：すべて「段落」にする——名前欄に長文が入力されてしまいます

💡 AI 活用のコツ：項目をもっと増やしたいときは、AI に「出張申請にも使えるように項目を追加してください」と頼むと、追加項目の候補と理由を提案してくれます。

フォームに入力された内容を、自動で表に保存します。

1. フォーム編集画面の上部「回答」タブをクリックする
2. 緑色のスプレッドシートアイコン（表計算ソフトのマーク）をクリックする
3. 「新しいスプレッドシートを作成」を選んで「作成」をクリックする

これで、誰かがフォームに入力するたびに自動的に表に 1 行ずつ記録されます。手でコピペする必要はもうありません。

申請が来たことを承認者に自動で知らせる設定をします。

1. フォーム編集画面で「回答」タブを開く
2. 右上の「⋯」（3 点メニュー）をクリックする
3. 「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックを入れる

これで、申請が来るたびにフォーム管理者（あなた）にメールが届きます。そのメールを承認者に転送すれば、最低限の承認フローが回ります。

💡 もっと自動化したいとき：Zapier（ザピアー＝異なるウェブサービスをつなぐ自動化ツール）や Make（メイク）を使うと、「フォーム送信 → 承認者に直接メール」を全自動にできます。設定方法が分からないときは AI に「Google Forms の回答を Zapier で承認者にメール送信する手順を教えてください」と聞いてみましょう。

作ったフォームが正しく動くか、実際にテストしましょう。

1. フォームの右上「プレビュー」（目のアイコン）をクリックする
2. テスト用のダミーデータを入力して送信する
   • 例：申請者名「テスト太郎」、日付「今日の日付」、金額「3000」、用途「テスト送信」
3. 送信後、以下の 3 点を確認する

確認チェックリスト：

• スプレッドシートを開いて、入力した内容が 1 行追加されているか
• 自分のメールに通知が届いているか（届かない場合は迷惑メールフォルダも確認）
• フォームの各項目が意図した形式（日付にカレンダーが出るなど）で動いているか

すべてチェックが付いたら成功です。

このレッスンの成果物は次の 2 つ です。提出前に揃っていることを確認してください。

1. フォームの URL：作成した Google Forms の共有リンク
2. スクリーンショット：テスト送信後のスプレッドシート画面（回答が記録されている状態）

おつかれさまでした！ あなたは今、次のことができるようになりました。

• AI に相談してフォーム設計の方針を決める
• 申請フォームを Google Forms で作る
• 回答を自動でスプレッドシートに保存する
• 申請時にメール通知を届ける
• テストして正しく動くことを確かめる

この仕組みを使えば、これまでメールでやり取りしていた申請・承認の手間をぐっと減らせます。次のステップとして、Zapier などで通知先を自動化したり、承認ステータスの列をスプレッドシートに追加したりすると、さらに便利になりますよ。