メール受信→分類→返信→記録の全自動フローを構築する

毎日届くメールをひとつひとつ開いて、内容を確認して、分類して、返事を書いて、記録を残す——この作業を毎回手作業で行うのは、まるで郵便局で手紙を1通ずつ手作業で仕分けしているようなものです。

このレッスンでは、AI と自動化ツールを組み合わせて、「メールが届いたら自動で仕分け・返信案の作成・記録まで行う仕組み」を15分で作ります。完成すると、あなた専用の「メール自動仕分けロボット」が手に入ります。

最終的に、以下の4ステップが全自動で動く仕組み（シナリオ）が完成します。

1. 受信を検知する — 新しいメールが届いたことを Make が自動で検知する
2. AI で分類する — AI がメールを「問い合わせ」「会議」「請求」「その他」に自動分類する
3. AI で返信案を作る — 分類に合わせて丁寧な返信文を自動生成する
4. 記録を残す — 内容と返信案を Google スプレッドシートに自動保存する

始める前に、以下の3つが整っているか確認しましょう。

Make（メイク）とは？ 複数のウェブサービスを「もしAが起きたらBをする」のように繋げて自動化できるツールです。プログラミングは不要で、ブロックを繋げるだけで動きます。

API キーとは？ AI を使うための「合言葉」です。これがないと AI に指示を送れません。

Make では、自動化のひとまとまりを「シナリオ」と呼びます。料理のレシピのようなもので、「材料を入れたら完成品が出てくる手順書」だと思ってください。

1. Make にログインする
2. 画面左のメニューから Scenarios をクリックする
3. 画面右上の ＋ Create a new scenario をクリックする
4. 画面中央に大きな「＋」マークが表示されたら準備完了

ここから、ブロックを積み木のように順番に繋げていきます。

最初のブロックは「メールが届いたらスタート」という合図（トリガー）です。

1. 中央の「＋」をクリックする
2. 検索窓に Gmail（または Outlook）と入力して選ぶ
3. Watch Emails を選ぶ（＝「新しいメールを監視する」という意味です）
4. Make の指示に従って Google アカウントと連携する
5. フォルダーは INBOX を選ぶ
6. OK を押して保存する

つまずきやすいポイント: 連携時に Google から「このアプリを許可しますか？」と聞かれます。「許可」を押さないと連携できません。

次に、AI にメールの内容を読ませて、カテゴリに分けてもらいます。

1. Gmail ブロックの右側に表示される「＋」をクリックする
2. 検索窓に OpenAI (ChatGPT, DALL-E) と入力して選ぶ
3. Create a Chat Completion を選ぶ（＝「AI にメッセージを送って回答をもらう」機能です）
4. 接続設定で、先ほど用意した OpenAI の API キーを入力する
5. Model（＝AI の種類）は gpt-4o-mini を選ぶ（高速で料金も安いモデルです）
6. Messages セクションで Add item をクリックし、Role を User に設定する
7. Message Content に次の文を貼り付ける：

次のメールを分類してください。出力は「カテゴリ: ○○」の形式で、カテゴリは「問い合わせ」「会議」「請求」「その他」のいずれかです。
件名: {{1.subject}}
本文: {{1.text}}

{{1.subject}} って何？ Make の「変数」です。前のステップ（Gmail）の結果を自動で埋め込む仕組みです。直接タイプするのではなく、入力欄をクリックすると表示される候補から「1. Gmail — Subject」を選んでください。

AI への指示文を ChatGPT で作ってもらうコツ

もし「どんな指示文を書けばいいかわからない」と感じたら、ChatGPT にこう聞いてみてください：

Make（自動化ツール）で、受信メールを「問い合わせ」「会議」「請求」「その他」に
自動分類したいです。OpenAI に渡すプロンプトを考えてください。
出力は「カテゴリ: ○○」の1行だけにしてください。

AI が最適な指示文を提案してくれるので、それを Make に貼り付けるだけです。

良い分類結果と悪い分類結果の違い

良い例: カテゴリ: 問い合わせ — シンプルで、次のステップで使いやすい

悪い例: このメールは製品に関する質問を含んでおり、問い合わせに分類されます。理由は… — 長すぎて次のステップで扱いにくくなります

悪い例が出てしまう場合は、指示文の最後に「理由は不要です。カテゴリ名だけ出力してください」と追加しましょう。

分類結果を使って、返信文を自動生成します。

1. 1つ目の OpenAI ブロックの右側の「＋」をクリックする
2. 再び OpenAI (ChatGPT, DALL-E) を選ぶ
3. Create a Chat Completion を選ぶ
4. 同じ接続（API キー）を使う
5. Model は gpt-4o-mini を選ぶ
6. Messages で Add item → Role を User に設定する
7. Message Content に次の文を貼り付ける：

以下のメールに対する丁寧な返信文を日本語で作成してください。
署名は「○○株式会社 担当：あなたの名前」としてください。
件名: {{1.subject}}
本文: {{1.text}}
分類: {{2.choices[].message.content}}

{{2.choices[].message.content}} は、ひとつ前の OpenAI ブロック（分類）の回答結果です。候補から「2. OpenAI — Content」を選んでください。

返信文の品質を上げるコツ

返信文が不自然に感じる場合は、指示文に「役割」を追加すると大きく改善します。

改善前の指示: 丁寧な返信文を作成してください

改善後の指示: あなたは○○株式会社のカスタマーサポート担当です。お客様に安心感を与える、丁寧かつ簡潔な返信文を作成してください。

最後に、すべての情報をスプレッドシートに保存します。

スプレッドシートを準備する

1. Google スプレッドシートで新しいシートを作る
2. 1行目（見出し行）に次の4つを入力する：

Make でスプレッドシートと繋げる

1. 返信用 OpenAI ブロックの右側の「＋」をクリックする
2. Google Sheets を選ぶ
3. Add a Row（＝新しい行を追加する）を選ぶ
4. Google アカウントと連携する
5. 用意したスプレッドシートとシート名を選ぶ
6. 各列に対応する変数を設定する：
   • 受信日時 → {{1.date}}（候補から「1. Gmail — Date」を選ぶ）
   • 件名 → {{1.subject}}（候補から「1. Gmail — Subject」を選ぶ）
   • 分類 → {{2.choices[].message.content}}（候補から「2. OpenAI — Content」を選ぶ）
   • 返信案 → {{3.choices[].message.content}}（候補から「3. OpenAI — Content」を選ぶ）

すべてのブロックを繋いだら、テストしてみましょう。

テストの手順

1. シナリオ画面の左下にある Save（保存）を押す
2. その横の Run once ボタンをクリックする（1回だけ実行するボタンです）
3. 自分宛にテストメールを送る
   • 件名: テスト問い合わせ
   • 本文: 御社の製品Aについて、料金プランを教えてください。
4. Make の画面で、各ブロックの上に緑色のチェックマーク ✓ が表示されるのを待つ
5. スプレッドシートを開いて、新しい行が追加されているか確認する

確認チェックリスト

• すべてのブロックに緑のチェックが付いたか？
• 分類が「問い合わせ」になっているか？
• 返信案が丁寧な日本語で書かれているか？
• スプレッドシートに日時・件名・分類・返信案の4つが記録されているか？

すべてチェックが付いたら、あなたの「メール自動仕分けロボット」は完成です！

ここまでで基本の自動フローが完成しました。さらに便利にするアイデアをいくつか紹介します。

• カテゴリごとに処理を変える: Make の「Router」ブロックを使うと、問い合わせメールだけ Slack に通知する、などの分岐ができます
• 定期実行にする: 「Run once」ではなく「Scheduling」をオンにすると、15分おきなど定期的にメールを監視できます
• 返信を自動送信する: 現在は「返信案」を記録するだけですが、Gmail の「Send an Email」ブロックを追加すると自動送信もできます（誤送信に注意！）