申請フォームからデータベースへの自動登録を組む

たとえば、社内の備品購入申請を紙で受け取って、Excelに手で転記していませんか？ このレッスンでは、Googleフォームで受け取った回答を、AIの力を借りてスプレッドシート（＝かんたんなデータベース）へ自動で登録する仕組みを15分で作ります。

料理にたとえると、「注文票（フォーム）に書かれた内容が、厨房のホワイトボード（データベース）に自動で貼り出される」ようなイメージです。

まずは完成形のイメージをつかみましょう。

大きく3つのステップで進めます。

1. Googleフォームを作る — 申請の入り口
2. スプレッドシートを連携する — データの受け皿
3. AIに自動登録スクリプトを書いてもらう — 転記の自動化

以下が揃っていれば準備OKです。

• Googleアカウント（無料のGmailアカウントでOK）
• インターネットに繋がったパソコン
• AIチャットツール（ChatGPT、Claude、Cursorなど、どれか1つ）

1. Googleドライブ（drive.google.com）を開きます
2. 左上の「＋新規」→「Googleフォーム」をクリックします
3. フォームのタイトルを「備品購入申請フォーム」にします
4. 以下の3つの質問を追加します:
   • 申請者名（記述式）
   • 品目（記述式）
   • 金額（記述式）

良い例: 質問は3〜5個に絞る。必要最低限にすると入力する人もラクです

悪い例: 「部署」「承認者」「理由」「優先度」…と10個以上並べる。最初は少なくてOK

1. フォーム編集画面の上部にある「回答」タブをクリックします
2. 「スプレッドシートにリンク」（緑のアイコン）をクリックします
3. 「新しいスプレッドシートを作成」を選んで「作成」を押します

これで、フォームに回答が送信されるたびに、スプレッドシートに1行ずつ自動で追加されるようになりました。

ここからが本番です。フォームの回答データを、見やすく整理したり、条件に応じて色分けしたりする処理をAIに作ってもらいます。

AIへのプロンプト例

以下をそのままコピーして、ChatGPTやClaudeに貼り付けてください。

Google Apps Scriptで以下の処理を書いてください。

【やりたいこと】
Googleフォームの回答がスプレッドシートに追加されたとき、
自動で以下を実行する:

1. 「金額」列の値が10,000円以上なら、その行を赤色にハイライトする
2. 「登録済」シートへ、申請者名・品目・金額・タイムスタンプをコピーする
3. 処理が完了したら元の行のステータス列に「処理済」と書き込む

【前提】
- スプレッドシートの列構成: A=タイムスタンプ, B=申請者名, C=品目, D=金額
- 「登録済」シートは同じスプレッドシート内に新しく作成してOK
- Google Apps Scriptの初心者なので、コメント付きでお願いします

AIの回答をスプレッドシートに設定する

1. スプレッドシートを開き、メニューの「拡張機能」→「Apps Script」をクリックします
2. 最初から書いてあるコードを全部消します
3. AIが生成したコードを丸ごとコピーして貼り付けます
4. 上部の「保存」ボタン（フロッピーディスクのアイコン）をクリックします

トリガー（自動実行の設定）を追加する

コードを保存しただけでは自動で動きません。「いつ実行するか」を設定します。

1. Apps Script画面の左メニューで「トリガー」（時計アイコン）をクリックします
2. 右下の「＋トリガーを追加」をクリックします
3. 以下のように設定します:
   • 実行する関数: onFormSubmit（AIが生成したメイン関数名）
   • イベントのソース: 「スプレッドシートから」
   • イベントの種類: 「フォーム送信時」
4. 「保存」をクリックします
5. Googleアカウントの許可を求められたら「許可」を押します

つまずきポイント: 「このアプリはGoogleで確認されていません」と表示されることがあります。 「詳細」→「（安全ではないページ）に移動」をクリックすれば先に進めます。 これは自分で作ったスクリプトなので問題ありません。

1. Googleフォームのプレビュー画面を開きます（目のアイコン）
2. テストデータを入力して送信します:
   • 申請者名: テスト太郎
   • 品目: モニター
   • 金額: 15000
3. スプレッドシートに戻り、以下を確認します:
   • 回答シートに行が追加されている
   • 金額15,000円なので行が赤くハイライトされている
   • 「登録済」シートにもデータがコピーされている
   • ステータス列に「処理済」と表示されている

良い例: 金額を「5000」と「15000」の2パターンで試す → ハイライトの有無を両方確認できる

悪い例: 1回だけ試して終わり → 条件分岐が正しく動いているか分からない

エラーが出た場合は、慌てずにAIに聞きましょう。

エラーメッセージをそのままAIに貼る

以下のエラーが出ました。原因と修正方法を教えてください。

【エラーメッセージ】
（ここにApps Scriptのエラーをそのまま貼り付ける）

【やりたかったこと】
フォーム送信時に自動で行をハイライトする処理

よくあるトラブルと対処

以下をすべて確認できたら、このレッスンは完了です。

• Googleフォームを作成し、3つの質問を設定した
• フォームとスプレッドシートを連携した
• AIにスクリプトを書いてもらい、Apps Scriptに貼り付けた
• トリガーを設定し、フォーム送信時に自動実行されるようにした
• テストデータを2パターン以上送信し、以下を確認した:
  • 金額による色分けが正しく動く
  • 「登録済」シートにデータがコピーされる
  • 「処理済」ステータスが書き込まれる

あなたは「フォーム → スプレッドシート → 自動処理」という、業務自動化の基本パターンを1つ完成させました。 この仕組みは、備品申請だけでなく、問い合わせ対応・イベント参加受付・日報集計など、さまざまな場面に応用できます。

次は、もう少し複雑な条件分岐や、メール通知との連携に挑戦してみましょう。