月次レポートをAIで自動生成するパイプラインを組む

月次レポートの作成、毎月同じ作業を繰り返していませんか？

料理にたとえてみましょう。毎回「野菜を切って → 煮込んで → 盛り付けて」と同じ手順を踏んでいるとしたら、下ごしらえをまとめて済ませておくと次から楽ですよね。月次レポートも同じです。「データを集めて → 整理して → レポートにまとめる」という流れを一度テンプレート化しておけば、翌月以降は大幅に時短できます。

このレッスンでは、AIチャットツール（＝ChatGPTやClaudeのような、文章のやり取りで作業を進めるツール）を使って、月次レポートの自動生成パイプライン（＝材料を入れると完成品が出てくる一連の仕組み）を15分で組みます。

完成すると、あなたの手元に「毎月データを貼るだけでレポートが出来上がるテンプレート」が残ります。

このレッスンを進めるために、次の3つが準備できていることを確認してください。

• AIチャットツールのアカウントがある（ChatGPT、Claude、Geminiなど、どれでもOK）
• 月次データが手元にある（売上データや作業ログなど。スプレッドシートやCSVファイル＝カンマ区切りの表データ で大丈夫です）
• レポートに入れたい項目がざっくり頭にある（「毎回この項目を書いている」というもの）

💡 「どんな項目を書けばいいかわからない」という場合は、まずAIに聞いてみましょう。次のプロンプト（＝AIへの指示文）をそのままコピーして貼り付けるだけでOKです。

私は営業部門で働いています。月次レポートに含めるべき一般的な項目を5つ教えてください。

これから作るパイプラインは、たった3ステップです。

手元の月次データを、AIチャットの入力欄にそのまま貼り付けます。スプレッドシートを使っている場合は、該当する範囲を選択 → コピー → AIの入力欄に貼り付けるだけです。

良い例 ✅

以下は3月度の営業部データです。このデータから月次レポートを作成してください。

月,売上,経費,利益
1月,300000,200000,100000
2月,350000,210000,140000
3月,400000,220000,180000

→ 「何のデータか」「何を作りたいか」がセットで書かれていて、AIが迷わず動けます。

悪い例 ❌

これでレポート作って
1月 300000 200000 100000
2月 350000 210000 140000

→ 列の名前がなく、何の数字かAIにはわかりません。推測で書くため精度が下がります。

データ量が多いときのコツ

スプレッドシートの行数が100行を超えるような場合、AIが途中で省略してしまうことがあります。その場合は次のどちらかで対応しましょう。

• 方法A: スプレッドシートの集計機能（合計・平均など）で要約した行だけを貼り付ける
• 方法B: データを月ごとなどに分けて、2〜3回に分けてAIに送る

データを渡したら、続けてレポートのひな形（＝出力形式）を指示します。ここがこのレッスンで一番大事なステップです。

次のプロンプトをコピーして、データの後に続けて送信してください。

以下の形式で月次レポートを作成してください。

• 売上・経費・利益の合計をそれぞれ1文でまとめてください
• 特筆すべき変化があれば1つだけ挙げてください

• 前月比の増減を「○○が△△%増加」のように具体的な数字で書いてください
• 表形式でまとめてください

• データから読み取れる改善点を1つだけ提案してください
• 具体的なアクションを1行で添えてください

口調は社内向けの丁寧な報告文にしてください。

コツは**出力形式を見出し単位で具体的に指定すること**です。

**良い例** ✅：見出し＋「何をどう書くか」をセットで指定する（上のプロンプトのように）
**悪い例** ❌：「レポートらしく書いて」だけ → 毎回フォーマットがバラバラになります

![AIとのやり取りイメージ](/lesson-assets/atom.office-automator.monthly-report-pipeline/screen_capture.png)

### AIツールごとのワンポイント

| ツール | コツ |
|---|---|
| ChatGPT | 「Custom Instructions」にレポート形式を登録しておくと、毎回指定しなくて済みます |
| Claude | 「Projects」機能でプロンプトを保存すると、データ貼り付けだけで生成できます |
| Gemini | Googleスプレッドシートと連携すると、コピペ不要で直接データを読めます |

AIが返してきたレポートを確認します。次の3つのチェックポイントを順に見ていきましょう。

チェック1：数字が合っているか

AIは文章を作るのは得意ですが、計算を間違えることがあります。特に「前月比○%増」のようなパーセンテージは要注意です。

確認方法：レポート内の数字を1箇所だけ電卓で検算してください。

例：「3月の利益は前月比28.6%増」→ (180000 - 140000) ÷ 140000 = 28.57%… ✅ 合っている

チェック2：見出し構成が指示通りか

指定した「今月のハイライト」「数値の推移」「来月に向けた課題」の3つの見出しが揃っているか確認します。

チェック3：口調が適切か

社内向けの報告文として、固すぎず・カジュアルすぎない文体になっているかを確認します。気になる箇所があれば「○○の部分をもう少し丁寧な表現に変えてください」とAIに追加指示を出しましょう。

問題なければ、テキストをコピーして保存先（Googleドキュメント、Notion、社内Wikiなど）に貼り付けます。

ここまでで使ったプロンプトを「月次レポート用テンプレート」として保存しておきましょう。来月はデータ部分だけ差し替えて送信するだけでレポートが完成します。

おすすめの保存先：

• メモアプリ（Apple Notes、Google Keepなど）に「レポートテンプレート」ページを作る
• 社内ドキュメントのテンプレートフォルダーに置く
• AIツールの保存機能を使う（ChatGPTの「Custom Instructions」やClaudeの「Projects」）

保存するときは、プロンプトの中でデータを貼る場所に 【ここに今月のデータを貼る】 と目印を入れておくと、来月迷いません。

以下は【ここに○月度と部門名を入れる】のデータです。このデータから月次レポートを作成してください。

【ここに今月のデータを貼る】

以下の形式で月次レポートを作成してください。
（以下、ステップ②のプロンプトをそのまま貼り付ける）

これがあなたのパイプラインの完成です。材料（データ）を入れると完成品（レポート）が出てくる仕組みができました。

次の3つをすべて満たしていれば、このレッスンは完了です。

• AIを使って、手元のデータから月次レポートを1つ生成できた
• 生成されたレポートの数字を1箇所以上検算して正しいことを確認した
• 来月再利用できるプロンプトテンプレートを保存した

完了の証拠：生成したレポートのスクリーンショットを1枚撮っておきましょう。AIの回答画面でも、保存先のドキュメントでも構いません。

• 月次レポートのパイプラインは「データ渡し → レポート生成 → 確認・保存 → テンプレート保存」の4ステップ
• プロンプトに出力形式を見出し単位で具体的に指定すると、毎月安定した結果が得られる
• AIの計算は信用しすぎない。数字は1箇所は必ず自分で検算する
• テンプレートを保存しておけば、来月はデータ差し替えだけで完了